Zó ga je na de zomerperiode weer succesvol van start
Wat ging het ook dit jaar weer snel voorbij: de zomervakantie. De zomerperiode is misschien wel de mooiste tijd van het jaar. Eindelijk kun je, met vrienden, familie of gezin genieten van dat mooie strand, die zeeën van tijd en het boek dat al tijden op je nachtkastje ligt. Toch voelt deze periode voor freelancers nét wat anders dan voor hen die in loondienst zijn. Vakantie betekent immers niet werken. En niet werken betekent geen declarabele uren maken. En dat terwijl je kosten toch gewoon doorlopen. Het einde van de vakantieperiode leent zich daarom uitstekend om je financiële situatie nog eens kritisch te analyseren. En dat helpt je dan weer om daar waar nodig bij te sturen in het laatste kwartaal.
Omzet berekenen: zó doe je dat
Waarschijnlijk heb je aan het begin van het jaar berekend hoeveel omzet je wilt behalen. Dit baseer je, in de ideale situatie, op het bedrag dat je uiteindelijk netto besteedbaar over wilt houden. Door je vaste en variabele kosten in beeld te brengen, deze van je beoogde omzet af te halen en vervolgens rekening te houden met de te betalen inkomstenbelasting kom je al snel tot het juiste getal. Klinkt ingewikkeld? De handige rekenvoorbeelden van de Kamer van Koophandel maken het duidelijk.
Begrijp je cijfers: zoek hulp
Houd ook rekening met het reserveren van andere posten, zoals je pensioen, je vakantiegeld en de premie voor je arbeidsongeschiktheidsverzekering. Maar ook je btw.
Boek dit bij voorkeur naar een andere rekening, zodat je niet verrast wordt omdat het wérkelijke saldo van je rekening courant lager is dan je dacht als de kwartaalaangifte eenmaal op de mat valt. Datzelfde geldt voor je inkomstenbelasting: reserveer maandelijks een vast bedrag op een aparte rekening.
Twijfel je over de juiste aanpak van deze verschillende 'boekhoudpotjes'? Neem dan contact op met een boekhouder in de buurt die je vertrouwt. Vaak kun je met enkele tips je administratie zó opzetten dat je de kaders voor de komende jaren duidelijk hebt staan. En dat scheelt je tijd, verlaagt je risico én het levert je focus op je kernactiviteiten op.
Bereken het aantal werkweken
Nu je weet hoeveel omzet je nodig hebt om netto je gewenste maandinkomen over te houden, kijk je naar het aantal weken dat je kunt werken. Ga je bijvoorbeeld uit van 5 weken vakantie? Reken dan op 46 weken werken in een jaar, waarbij je dus 1 week gereserveerd hebt voor ziekte of andere calamiteiten waardoor je niet werkt.
Houd ook rekening met de zogenaamde 'verplichte' vrije dagen. Daarmee bedoelen we extra zondagen of feestdagen. Ze zijn voor de freelancer niet létterlijk verplicht om vrij te zijn, maar het is waarschijnlijk wel gewenst om bij vrienden en familie aan te sluiten.
Dat is dus de periode waarin je je berekende bedrag bij elkaar wilt verdienen. Houd, zoals uitgelegd in bovenstaande link naar de KvK, ook structureel rekening met niet-declarabele uren. Je maakt binnen je ondernemerschap immers ook uren die je niet door kunt berekenen aan opdrachtgevers.
Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van offertes die uiteindelijk niet geaccepteerd worden, het actualiseren van je website of het doen van je administratie. Dit maakt het toch al gauw dan 20 tot 30 van je gewerkte uren niet declarabel zijn.
En blijkt het lastig om aan alle verschillende verplichtingen te voldoen? Kijk dan eens kritisch naar je kosten. Elke euro die je aan de achterkant uitgeeft, moet per slot van rekening aan de voorkant verdiend worden. Denk aan overbodige abonnementen, de huur van die grote kantoorruimte etc. En je uurtarief? Biedt dat nog ruimte tot verhoging misschien? Of kun je taken slimmer inrichten waardoor je sneller werkt?
Wanneer je op die manier naar je ondernemerschap kijkt, dan weet je exact waar je op financieel gebied aan toe bent. En dat is niet alleen belangrijk om te voorkomen dat je voor onaangename verrassingen komt te staan rond de vakantieperiode. Het voorkomt ook een structureel gevoel van stress.
Bewaak je grens ken je getallen
Bepalen wanneer het genoeg is helpt je namelijk ook mee om je grenzen te bewaken. Dat zit zo: wanneer je in loondienst bent werk je zo ongeveer het aantal uren dat je afgesproken hebt in je contract. Maar als zelfstandige is de grens een stuk minder duidelijk.
Heb jij in beeld wanneer je hard genoeg gewerkt hebt in een bepaalde maand? Of wanneer je voldoende omzet hebt gerealiseerd? Wanneer je bovenstaand rekenvoorbeeld als basis neemt, dan heb je een heel heldere lijn te pakken. Want, bij een omzet van X en een kostenstructuur van Y, heb jij je doelstelling voor die maand behaald bij een bedrag van Z.
Het is erg prettig om te weten wanneer je behaald hebt wat je voor ogen had. Het gevaar om altijd 'aan te staan' en steeds maar door te werken ligt op de loer. Extra omzet behalen in een maand is niet erg, zolang je er maar bewust voor kiest. Bijvoorbeeld om een periode waarin je verwacht dat het minder wordt op te vangen.
Denk bijvoorbeeld aan een periode waarin je minder kunt werken vanwege gezinsuitbreiding of omdat je tijdelijk mantelzorger voor een ouder wordt. Maar ook als gevolg van andere omstandigheden, bijvoorbeeld een wetswijziging waardoor je opdrachtgevers onzekerder en dús terughoudender worden. Of omdat je een extra uitgave wilt doen, die niet in je berekening opgenomen is.
Ontspan en... geniet
Door op deze manier naar je inkomsten en uitgaven te kijken, wordt ondernemen een mooi spel. Je weet immers precies hoe ver je voor óf achter loopt op je doelstelling en kunt, dankzij dit inzicht, tijdig bijsturen. Wanneer de zomervakantie eenmaal voorbij is, is er immers al een groot gedeelte van het jaar verstreken.
Het is daarom onmisbaar om precies te weten hoe financieel fit je er met je onderneming voor staat.. Er is weinig vervelender dan met een zorgelijk gevoel de vakantieperiode uitkomen je wil immers goed uitgerust en vol energie terugkomen. Het is erg zonde om deze energie te moeten gebruiken voor het bijwerken van je financiële administratie.
We hopen dat je met bovenstaande tips de passie en energie van de vakantieperiode door kunt trekken in het laatste kwartaal om 2020 financieel fit af te sluiten.