Administratieve ICT Ondersteuning part-time

Startdatum

zsm

Einddatum

1-12-2023, met optie op verlenging

Inzet

16 uur per week

Max. tarief

In Overleg

Deadline

31-5-2023

English speaking possible?

no

Werkzaamheden

De afdeling ICT (Informatie & Communicatie Technologie) adviseert en ondersteunt management en medewerkers bij het ontwikkelen, onderhouden en gebruiken van de beschikbare ICT-middelen en -systemen. De afdeling stelt hiervoor de kaders en richtlijnen op en toetst op de naleving ervan. Met als doel om werkprocessen en archivering zo efficiënt en eenduidig mogelijk in te richten.

De afdeling verzorgt zowel de landelijke ICT-faciliteiten en de documentaire informatievoorziening. De afdeling is onderdeel van Financiën & Bedrijfsvoering, is gehuisvest in Amersfoort en bestaat uit:
 Team Back Office en Servicemanagement
Verantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van de technische infrastructuur, het technisch applicatiebeheer, de inkoop van de ICT-middelen en is het meldpunt voor vragen, storingen en wensen over applicaties en apparatuur.
 Team DIV - Documentaire Informatievoorziening
Verantwoordelijk voor de landelijke (digitale) archieven/archivering en postverzorging.
 Team Functioneel Applicatiebeheer
Verzorgt het beheer en de ondersteuning rond de (bedrijfs-)applicaties bij vragen, wensen en ontwikkelingen. Tevens zorgt dit teams voor business- en informatieanalyses en is het verantwoordelijk voor de informatie architectuur.

Je gaat deel uitmaken van het team Backoffice en Servicemanagement. Dit team bestaat uit 14 medewerkers en typeert zich als informeel, deskundig en gericht op continuïteit en dienstverlening.
We zoeken een administratieve ICT collega voor tijdelijke vervanging van onze zieke collega.
De Administratieve ICT Ondersteuner ondersteunt en faciliteert de teamleider, architect en servicedesk met de administratieve ICT taken om voor hen focus te kunnen behouden op de dwarsverbanden. Daarnaast voert de medewerker administratief coördinerende taken uit voor een aantal grote ICT projecten.

Jouw werkpakket wordt afgestemd op de actuele behoefte. Wij zoeken een iemand voor diverse taken Deze taken kunnen o.a. zijn:

• Het verzamelen van de uren van de externe collegae en registreren van de gerealiseerde uren in het financieel systeem en in een apart overzicht.

• Het in de markt zetten van nieuwe aanvragen voor inhuur, het onderhouden contact met de toeleveranciers, het opstellen van Administratieve ondersteuning voor al onze lopende projecten, zoals het plannen van opleidingen, workshops en bijeenkomsten, het verzamelen en registreren van testissues en overzicht maken van de status van testen en het coördinerende van de testactiviteiten.

Taken

Ontvangen en najagen urenverantwoordingen
Prestatieverklaring bijhouden
Input verzamelen, opstellen en tot stand doen komen van rapportages, besluitvormingsstukken, projectplan, projectvoortgang, evaluaties en lessons learned.
Ondersteuning bij coördinatie van projectbeheersingsaspecten en communicatie.

Document control: projectdossiers aanmaken, beheren.

Bijhouden urenregistratie
Bewaakt voortgang.
Meldt afwijkingen op tijd.
Afstemming met de afdeling ICT en de gebruikers.

Eisen

Neemt initiatief
Is zelfstandig en zeer proactief, absoluut geen afwachtende houding.
Stressbestendig.
Empathisch
Klantgerichtheid.
Flexibel.
Expert kennis Excel.

Naast de competenties als communiceren, samenwerken, ondernemend en resultaatgericht beschikt je over organisatiebewustzijn, ben je proactief, heb je overtuigingskracht, ben je flexibel, kan je goed plannen/organiseren en schriftelijk rapporteren.

Reageren kan nog tot bovenstaande deadline door middel van een CV in word format en een korte motivatie met vermelding van beschikbaarheid en tarief. Contactpersoon voor deze aanvraag is Thirza Loois.