Senior proces architect / Pilotregisseur versterking uitvoeringskracht en arbeidsmarktkrapte

Senior proces architect / Pilotregisseur versterking uitvoeringskracht en arbeidsmarktkrapte

(tijdelijke opdracht)

• Den Haag, 16 uur per week.

• Opdrachtnummer: 24.043

Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (ZZP-er, via bureau of detachering vanuit een andere organisatie). De maximale duur van dit contract op grond van deze aanbesteding is 36 maanden. De omvang is gemiddeld 16 uur per week, de beoogde startdatum is 1 april 2024.

Specificatie

Over VNG Realisatie

De VNG representeert de ruim 300 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij vanuit de uitgangspunten van VNG beleid de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door in nauwe afstemming met VNG beleid actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, door samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

VNG Realisatie draagt in opdracht van VNG beleid bij aan vier gemeentelijke speerpunten

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

• verbeteren van de dienstverlening;

• een efficiënte en wendbare organisatie;

• anticiperen op de toekomst.

Over Pilots Uitvoeringskracht en arbeidsmarktkrapte

Het werken in de gemeentelijke uitvoering wordt door extra taken steeds ingewikkelder. Gemeenten maken zich zorgen over hun dienstverlening. Tegelijkertijd kunnen zij als geen ander oplossingen bedenken die hun uitvoeringskracht vergroten.
Dankzij een subsidie van Werk aan Uitvoering (WaU) kan de VNG een impuls geven aan de uitvoeringskracht van gemeenten en het vergroten van de statuur en aantrekkelijkheid van het werken bij de lokale overheid. VNG ondersteunt 15 pilots die bijdragen aan behoud, instroom of innovatie van bedrijfsprocessen die de uitvoering van gemeenten versterken. Met de financiering en procesbegeleiding dragen wij bij aan de versterking van de gemeentelijke uitvoeringskracht in een tijd van arbeidsmarktkrapte.
Verloop en uitkomst van de 15 pilots worden op landelijk niveau gedeeld, met opschaling als doel. Zo helpen gemeenten (met ondersteuning van de VNG) andere gemeenten op de kwalitatieve capaciteit bij de gemeenten weer zo snel mogelijk op niveau te krijgen en te houden.
Zie de webpagina voor alle publiek beschikbare informatie over het programma: vng.nl/pilots-uitvoeringskracht-en-arbeidsmarktkrapte.
Omschrijving van de opdracht
In de combinatie van procesarchitect en pilotregisseur ontwerp, beheer en begeleid je (a) het proces van beoordeling en selectie van de kandidaat-pilots, en (b) de diverse processen die gepaard gaan met de beoogde realisatie van de 15 pilots.
Ad a. Dit betreft de voorbereidende fase van het programma en omvat het onderhouden en toepassen van toelatingsvoorwaarden en beoordelingscriteria m.b.t. pilot-voorstellen; het instrueren en begeleiden van zgn. beoordelaars; het verzamelen en analyseren van alle kwantitatieve en kwalitatieve 'scores' en het voeden en faciliteren van de besluitvorming omtrent de 15 toe te kennen pilots.
Ad b. Dit betreft de realisatiefase van het programma en omvat enerzijds ontwerp en implementatie van werkprocessen inzake adequate pilot-begeleiding, voortgangsmonitoring, verslaglegging, initiatie en facilitatie van lerende netwerken (CoP's) en de aansluiting met onderzoek; anderzijds het advies, begeleiding en ondersteuning van de collega’s belast met genoemde werkzaamheden.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Procesontwerp: je beziet het totale programma als een samenstel en samenspel van processen. Je ontwerpt en vertaalt die naar praktische procedures en instrumenten, zodanig dat alle 'spelers' optimaal hun rol kunnen vervullen. Je vormt daarin de sparring-partner en adviseur van het programma-management.

• Assessment/beoordeling: als waarderend onderzoeker draag je zorg voor een constructieve beoordeling van (allereerst) ingediende pilot-voorstellen en (daarna) van de diverse voortgangsinformatie omtrent de lopende pilots.

• Coördinatie en regie: met gerichte informatie, feedback en 'feedforward' ondersteun je de respectieve actoren (beoordelaars, projectbegeleiders, netwerk-facilitatoren, onderzoekers, belanghebbende instanties) in hun werk en samenwerking rond de pilots.

• Integrale monitoring en verslaglegging: je verzamelt en verwerkt relevante voortgangsinformatie op overkoepelend niveau, en draagt hiermee bij aan verdere informatievoorziening, rapportage en verantwoording zoals die zich aandient.

Resultaat van de opdracht

Beoogde (in)directe resultaten van het werk van de procesarchitect en pilotregisseur

• Zorgvuldig geselecteerde pilots, met aandacht voor de 'afvallers'

• Doordachte, bruikbare, goed gedocumenteerde werkprocessen en hulpmiddelen

• Optimaal constructieve sfeer en omstandigheden waarin de pilots zich ontwikkelen

• Continu helder (over)zicht op het verloop van alle pilots

• Effectieve manieren van (samen)werken door alle betrokkenen

• Adequate broninformatie voor bewaking en verslaglegging op koepelniveau

• Pilotopbrengsten met de potentie van opschaling en brede toepasbaarheid

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf.
Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• Afgeronde opleiding WO en WO werk- en denkniveau. Het werk- en denkniveau uit zich in aantoonbare kennis van (architectuur en bevordering van) innovatieve (organisatie)ontwikkelingsprocessen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als architect/regisseur van complexe veranderprocessen binnen en/of tussen gemeentelijke overheidsorganisaties

• Aantoonbare kennis en praktische ervaring inzake waarderend auditen (Appreciative Inquiry) en participatief actie-onderzoek (Generative Research).

Wensen

Nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd op de eisen, worden de wensen beoordeeld.

1. Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring als ontwerper van complexe veranderings- en/of ontwikkelingsprocessen binnen gemeenten (en/of andere overheidsorganisaties) (Aantoonbaar via cv)

2. Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het toepassen van (waarderende, participatieve) onderzoeks- en beoordelingsmethoden (Aantoonbaar via cv en testimonials.)

3. Kandidaat heeft aantoonbaar ervaring in het coördineren en regisseren van complexe multi-stakeholder processen (Blijkend uit CV en motivatiebrief)

4. Kandidaat is in staat om grote hoeveelheden informatie te integreren en te analyseren, en deze vervolgens adequaat, voornamelijk schriftelijk te duiden en te presenteren (Blijkend uit motivatiebrief en voorbeelden van publicaties)

Informatie

Het betreft een tijdelijke opdracht met een initiële periode met een omgang van gemiddeld 16 uur per week. De maximale vergoeding is 135,00 euro, exclusief BTW, inclusief reis- en verblijfkosten en dienstreizen. Gedurende de gehele looptijd van de inleenovereenkomst kan er niet geïndexeerd worden. De standplaats voor deze opdracht is Den Haag. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Gesprek

Na evaluatie (eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in CTM één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend.
In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.
Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat op het afgesproken tijdstip aanwezig is. Als de kandidaat, zonder voorafgaande afmelding, op de door ons gecommuniceerde datum en tijdstip afwezig is, kan dit leiden tot uitsluiting van de procedure.
Als u binnen zeven werkdagen na de sluitingstermijn geen uitnodiging heeft ontvangen voor een gesprek (via CTM Solution), kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt.

Reageren?

Een onderdeel van de procedure is een formele inschrijving op het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) van VNG Realisatie door middel van het platform van CTMsolution.nl
Deze inschrijving is noodzakelijk in verband met Europese wet & regelgeving waar VNG Realisatie aan moet voldoen. Deze inschrijving is eenmalig.
De gepubliceerde offerteaanvraag op CTM Solution met aanbestedingsnummer 359791 is leidend boven elders gepubliceerde documenten. De eisen en wensen zijn bij eventuele discrepanties leidend boven het gestelde in de profieltekst.
De offerteaanvraag staat in het vakgebied Project en Programmamanagement

www.ctmsolution.nl/project/vng-vngrealisatie/
Voorgenomen planning

1. Verzending offerteaanvraag: 7 maart 2024

2. Uiterste datum stellen vragen via CTMsolution.nl 14 maart 2024, 12:00 uur

3. Uiterste datum tot registratie 19 maart 2024

Deze registratie wordt behandeld door CTMsolution.nl ([email protected], 2 dagen voor sluitingsdatum)

1. Uiterste datum tot kwalificatie 20 maart 2024

Deze aanvraag wordt behandeld door VNGRealisatie ([email protected], dag voor sluitingsdatum)

1. De deadline om te reageren op de opdracht: 21 maart 2024, 12:00 uur

2. Geplande datum eerste gesprek: 26 maart 2024 tussen 14:00 en 17:00 uur

3. Eventueel tweede gesprek: nader te bepalen

U kunt uw belangstelling uitsluitend kenbaar maken via het DAS (Dynamisch Aankoop Systeem) waarvan VNG Realisatie gebruik maakt.

De stappen om te kunnen reageren op uitvragen zijn in grote lijnen als volgt

1. Registreer bij CTMsolution

2. Selecteer een kwalificatie/vakgebied en klik op accepteer om toegang te krijgen tot de aanvraag

3. Rond de inschrijving af door de vragen te beantwoorden, het invullen van het verplichte Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Daarna kunt u uw aanmelding in sturen door op verzenden te klikken.

4. Na beoordeling van uw verzoek tot kwalificatie (enkele dagen), wordt deze opdracht (en eventuele andere openstaande uitvragen) aan u toegezonden. U kunt hierop reageren en uw aanbieding, CV en motivatie insturen.

Mocht u vragen hebben omtrent het inschrijven in CTM, kunt u mailen naar [email protected].
Indien u binnen 7 werkdagen na sluitingstermijn geen uitnodiging ontvangen heeft voor een selectiegesprek, kunt u ervan uitgaan dat u niet geselecteerd bent voor een eerste gesprek en niet voor gunning in aanmerking komt. De uitnodiging voor de selectiegesprekken wordt via CTM verstuurd en het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver dat de kandidaat ook op het genoemde tijdstip aanwezig is.