Projectsecretaris Revitalisering

Voor onze eindklant zoeken we een Projectsecretaris Revitalisering.

De Projectsecretaris is ter ondersteuning van de Programmamanager van 4 Revitaliseringen te weten:

• Bernhardkazerne te Amersfoort

• Johannes Postkazerne te Havelte

• Johan Willem Friso kazerne te Assen

• en de vliegbasis Woensdrecht te Hoogerheide.

De Programmamanager valt onder de sectie Revitalisering binnen de afdeling Defensie Vastgoed Management van het DOSCO (DOSCO/DVM). Vanuit de sectie wordt de Programmamanager ondersteund door twee projectmanagers, een communicatie adviseur en een projectsecretaris (vacant). De Programmamanager is eindverantwoordelijk voor de integrale Revitaliseringen en voert de dagelijkse projectleiding hierover. Functionaris is primair verantwoording verschuldigd aan de Programmamanager van de 4 Revitaliseringen.

De uitvoering van de REV BHK wordt (grotendeels) belegd bij het Rijksvastgoedbedrijf onder opdrachtgeverschap van de Programmamanager.

Werkzaamheden:
De projectsecretaris:
1. Levert een actieve bijdrage aan alle aspecten die bij de projectvoering van de 4 hierboven genoemde Revitaliseringen een rol spelen (projectborging)
2. Legt voor de 4 Revitalisering verslag van vergaderingen en houdt actiepunten bij van:
a. Afstemmingsoverleg
b. Product overleg
c. Coördinatie overleg tussen Hoofdgebruiker (CLAS of CLSK) en DOSCO/DVM
d. Coördinatieoverleg tussen Hoofdgebruiker (CLAS of CLSK), DOSCO/DVM en het Rijksvastgoedbedrijf
e. Intern overleg
f. Ad hoc veergaderingen.
En verwerkt deze in de betreffende Samenwerkingsruimte (SWR).
3. Het signaleren van issues en lessons identified/learned en het vastleggen daarvan in de betreffende registers
4. Het bijhouden en borgen van actielijsten en besluitlijsten
5. Het bijhouden en afstemmen van agenda’s van de sectie Revitalisering en afstemming hiervan op onder andere agenda’s van CLAS, CLSK, RVB en gebruikers van de Bernhardkazerne
6. Het bijhouden van de SWR
7. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de leden van de sectie Revitalisering.

Functie eisen

• HBO werk- en denkniveau*

• Minimaal zes maanden aantoonbare ervaring met grote** en of complexe*** projecten of programma’s in een vergelijkbare rol

• Aantoonbaar vaardigheid in het gebruik van kantoorautomatisering waaronder Word, Excel, Samenwerkingsruimtes (SWR).

Functie wensen

• Ervaring als (project) secretaris bij een complex project en of programma bij voorkeur binnen het vastgoeddomein

• Kennis van organisatie Defensie en DVM in het bijzonder of vergelijkbare organisaties

• Kennis van de administratieve procedures rond vastgoedprojecten

• Inzicht in projectmanagement

• Ervaring bij Defensie.

Competenties:

• Adviesvaardigheden

• Plannen en organiseren

• Goede communicatieve en adviesvaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk

• Flexibel

• Zelfstandig

• Nauwkeurig

• Initiatief.

Overige Informatie

Locatie: Utrecht
Startdatum: 1-3-2025
Einddatum: 1-9-2025
Uren per week: 32 Uur
Optie verlenging: Ja

Deadline: 11 februari