Projectsecretaresse - PMO - Project ondersteuner

       Branche: Overheid.

·       Aanleiding: Ondersteuning.

·       Bedoeling: Als Projectsecretaresse - PMO - Project ondersteuner ben jij vrolijk en energiek en houd jij je bezig met een breed scala aan secretariële, administratieve en organiserende taken in een dynamische omgeving.

·       Persoonlijkheid x vaardigheid:  Je bent communicatief sterk, open en transparant. Je kunt het overzicht bewaren en prioriteren stellen. Daarnaast kun je creatief denken en handelen, neem je initiatief en stel jij je flexibel op. Tenslotte heb je een uitstekend organiserend vermogen.

Organisatie
Je gaat werken binnen het team Support, onderdeel van de afdeling Digital & Information Technology. Deze afdeling is verantwoordelijk voor alles wat met data en informatiesystemen te maken heeft binnen en soms ook buiten de organisatie. Het team Support is een vaste basis waar men op elkaar terug kan vallen bij werkdruk en verlof, collegialiteit en onderlinge samenwerking is belangrijk binnen dit team.

Projectsecretaresse - PMO - Project ondersteuner

Als Projectsecretaresse - PMO - Project ondersteuner ben jij vrolijk en energiek en houd jij je bezig met een breed scala aan secretariële, administratieve en organiserende taken in een dynamische omgeving.

Jij voert de volgende reguliere werkzaamheden zelfstandig uit: 

·       Beheren van agenda en mailbox van twee MT leden van de afdeling Digital en IT.

·       Plannen en organiseren van afspraken.

·       Organiseren van events, zoals afdelingsbijeenkomsten en trainingen.

·       Het toetsen van inkoopaanvragen of deze passen binnen vastgestelde richtlijnen, afgesloten inkoopcontracten en budget.

·       Verwerken van inkoopopdrachten en zorgen voor de juiste communicatie hiervan richting de leverancier.

·       Administreren en begeleiden van het facturatieproces.

 Functie-eisen

| Let op: Dit zijn harde eisen voor de opdrachtgever |

·       Zonder overheidservaring heeft het wel zin om te reageren, wel liefst ervaring bij soortgelijke bedrijven;

·       Minimaal 3 jaar aantoonbare financiële ervaring;

·       Minimaal afgeronde MBO opleiding;

·       Aantoonbare secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren;

·       Ervaring met SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams;

·       Goede beheersing van de Nederlandse taal.

 Deze functie is ingeschaald in schaal 7.

Wensen

·       Kennis van SAP.

Competenties

·       Communicatief sterk;

·       Open en transparant;

·       Goed overzicht kunnen bewaren;

·       Prioriteren;

·       Oplossingsgericht;

·       Initiatief;

·       Flexibel;

·       Organiserend vermogen.

 Aanleveren

| Let op: Onderstaande punten zijn vereist |

·       Op de aanvraag aangepast CV opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;

·       Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);

·       2 referenties (wordt alleen zelden geraadpleegd door de opdrachtgever in geval van een intakegesprek);

·       Indicatie uurtarief.

Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient jouw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in je cv te zijn opgenomen.

De sollicitatieprocedure

·       Je ontvangt binnen 24 uur een ontvangstbevestiging en binnen 3 dagen na sluitingstermijn/beoordeling altijd een beargumenteerde terugkoppeling.

·       Heb je tussendoor vragen dan kun je ook bij de contactpersoon van deze opdracht terecht voor meer informatie: b.v. over wie de eindklant is en de opdracht overeenkomst. Tevens kunnen we je transparant adviseren over de tariefstelling.