Kwartiermaker doorontwikkeling projectenbureau

Kwartiermaker doorontwikkeling projectenbureau

Plaats tewerkstelling Hybride/ Den Haag

Gewenste startdatum 1 september 2025

Einddatum 31 augustus 2027

Eerste contract is tot 31-12-2025

Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke

opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze DAS uitvraag uiterlijk 36 maanden.

Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze uitvraag. Bij een

eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te

stemmen met een verlenging.

Gemiddeld aantal uren per week: Gemiddeld 32 uren per week.

De maximale geschatte opdrachtwaarde bedraagt 4512 uur over een periode van 36 maanden.

Omschrijving opdracht

Binnen de directie Inclusieve Samenleving zijn er diverse programma’s en strategische opgaven die vallen binnen het sociaal domein, waaronder de Wmo, de Jeugdwet, en de Participatiewet. Ook het Platform Sociaal Domein (PSD) en het Ondersteuningsteam Zorg en Jeugd (OZJ) vallen binnen deze directie.

Om de ondersteuning binnen deze programma’s efficiënter en inhoudelijk duidelijk te organiseren is het projectenbureau opgericht. Dit bureau is bedoeld om projectleiders te ontzorgen in onder meer financiële monitoring per project, externe inhuur en subsidieprocessen.

Voor de volgende fase in de ontwikkeling van het projectenbureau zoekt onze opdrachtgever een zelfstandig adviseur met ervaring in het sociaal domein en kennis van ministeries, die als opdrachtnemer advies levert over de toekomstbestendige inrichting van deze ondersteuning. Daarbij gaat het onder andere om het ontwikkelen van adviezen, kaders en implementatievoorstellen gericht op:

•De positionering van het projectenbureau (centraal/decentraal). Hierbij heb je afstemming met onderdelen als financiën, control en bedrijfsvoering;

•Heldere werkafspraken rondom externe inhuur met o.a. recruitment en inkoop;

•De integratie van het subsidieproces binnen het bureau. Dit proces moet geborgd worden binnen het bureau en het bureau moet in staat zijn projectleiders gedurende de looptijd van de subsidie goed te kunnen adviseren.

•De borging van kennis en expertise.

De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van duidelijk op te leveren (deel)resultaten, met regelmatige afstemming met de interne opdrachtgevers. Je hebt hierbij geen hiërarchische of aansturende rol, maar je levert resultaatgerichte inhoudelijke bijdragen in de vorm van rapportages, advies en implementatievoorstellen. Hierbij ga je zelfstandig te werk en ben je zelf verantwoordelijk voor het opleveren van afgesproken resultaten binnen de termijnen die zijn afgesproken.

Verantwoordelijkheden

• Opstellen van een adviesrapport over de positionering van het projectenbureau binnen de directie Inclusieve Samenleving;

• Formuleren van kaders en aanbevelingen voor het inhuurproces, in afstemming met recruitment en inkoop;

• Ontwikkelen van een implementatievoorstel voor deze werkafspraken, gericht op overdraagbaarheid;

• Analyseren van het subsidieproces en opstellen van een adviesrapport voor borging binnen het projectenbureau;

• Identificeren van benodigde expertise voor de toekomst en formuleren van advies over benodigde inzet (vast/flex);

• Periodieke afstemming met programmamanagers binnen omgeving van de opdrachtgever over de voortgang van de opdracht;

• Opleveren van concrete producten (adviesdocumenten, werkafspraken, implementatieplan) volgens planning.

De uitvoering vindt plaats binnen de afgesproken scope, waarbij je zelf je eigen aanpak bepaalt en zelfstandig werkt. Onze opdrachtgever treedt op als opdrachtgever en toetst de opgeleverde producten.

Resultaat van de opdracht

Uiterlijk eind 2026 zijn door de opdrachtnemer de volgende concrete resultaten opgeleverd:

• Een adviesrapport over de positionering en inrichting van het projectenbureau (incl. aanbevelingen en varianten);

• Een set werkafspraken en een implementatieplan m.b.t. externe inhuur i.s.m. recruitment en inkoop;

• Een plan van aanpak voor toekomstige contractverlengingen van externe professionals;

• Een adviesrapport over de integratie van het subsidieproces in de werkwijze van het projectenbureau;

• Een overzicht van benodigde expertise en fte-inzet (vast/flex) t.b.v. duurzame ondersteuning;

• Een format voor financiële monitoring inclusief een uniforme werkwijze voor bespreking.

Na oplevering van bovenstaande resultaten zal er ter borging de nodige documentatie worden opgesteld en zal er ook voor overdracht van kennisproducten en werkprocessen gezorgd moeten worden.

Eisen

De inschrijving moet volledig voldoen aan de eisen die vermeld zijn in deze paragraaf. Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling van de inschrijving (knock-out). Het ontbreken van informatie of antwoorden, bijvoorbeeld door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, is voor eigen risico van de inschrijver, en kan leiden tot uitsluiting.

In de eerste plaats worden de aanbiedingen beoordeeld op het voldoen aan de gestelde eisen, uurtarief en de overige gestelde vragen voor deze specifieke functie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen.

De eisen zoals deze zijn geformuleerd in onderstaande tabel zijn leidend in geval van eventuele discrepanties met de overige tekst.

Kennis en expertise

Uit het cv en of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

• • Je beschikt over minimaal een afgeronde HBO opleiding.

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van programma/project-secretaris met affiniteit in project- en procesmanagement • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in het sociaal domein in de afgelopen 10

• Minimaal 5 jaar werkervaring met het werken met subsidieverstrekkende departementen (opdrachtgevers).

Competenties

De opdracht vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Verbindend in samenwerken

• Flexibel in doen en denken

• Analytisch

• Netwerkvaardig

• Omgevingssensitief

• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk

• Empathisch

• Zorgvuldig

• Initiatiefrijk

• Gestructureerd

• Pragmatisch

• Zelfstandig

• Accuraat werken

• Anticiperen

• Betrokken

• Klantgericht

Wensen

1. Aantoonbare werkervaring met het uitvoerend orgaan (opdrachtnemer) voor subsidieprocessen binnen de publieke sector in de afgelopen 10 jaar
Aantoonbaar in cv en motivatie

2. Aantoonbaar netwerk binnen de ministeries, het sociaal domein en koepelorganisaties

3. Aantoonbare werkervaring met het inrichten en/of verbeteren van (bedrijfs)voeringsprocessen Aantoonbaar in cv en motivatie

4. Aantoonbare werkervaring in politiek gevoelige omgevingen.

Contactpersoon: Mark van Assen