Medewerker Projectondersteuning

Opdrachtbeschrijving
We zijn op zoek naar een projectmanagementondersteuner voor de ondersteuning van het project PVS Transitie. Dit project is o.a. verantwoordelijk voor de training en begeleiding van medewerkers die met het nieuwe studiefinancieringssysteem zullen gaan werken. Daarnaast is de projectmanagementondersteuner verantwoordelijk voor de ondersteuning van de projectmanager in zijn dagelijkse aansturing van het project. De PMO-er houdt de projectadministratie bij, zorgt voor een tijdige urenadministratie en maandrapportages. De PMO-er is de spin het web: houdt het overzicht in het project en voert voornamelijk administratieve taken uit. In deze rol is de PMO-er ook verantwoordelijk voor de ondersteuning bij de opzet en uitvoering van de trainingen, die met name in de maanden juli t/m augustus gaan plaatsvinden.

De PMO-er richt zich primair op de volgende activiteiten

• Bijhouden van projectdossier

• Projectlog’s bijhouden

• Stuurgroepvergadering voorbereiden

• Maandrapportages opstellen

• Begeleiden van een interne (junior) medewerker

• inplannen van trainingen

• facilitaire en logistieke ondersteuning verlenen bij de verzorging van de trainingen

• aanspreekpunt zijn voor de trainers en projectleden voor, tijdens en na de trainingsdagen

Achtergrond opdracht
PVS staat voor het Programma Vernieuwing Studiefinanciering. PVS is het programma dat de nieuwe systemen, processen en organisatie van de WSF2000 voorbereidt en ontwikkelt.

PVS richt zich hierbij op

• Verbetering van de dienstverlening door een nieuw klantbedieningsconcept;

• Een zodanige opzet van het systeemlandschap dat veranderingen in wet- en regelgeving snel en relatief gemakkelijk kunnen worden doorgevoerd;

• Het verbeteren van de informatievoorziening aan OCW, klant en de eigen organisatie;

• Het verhogen van de efficiency van de uitvoering, inclusief het leveren van een substantiële bijdrage aan de aan DUO opgelegde taakstellingen.

• Het inrichten van een kwaliteitsgerichte regieorganisatie.

• Continuïteit van de bedrijfsvoering nu en straks mogelijk maken.

Organisatorische context en cultuur
De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) is de uitvoeringsorganisatie voor het onderwijs en werkt in opdracht van het ministerie van OCW. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. Zo maakt DUO goed onderwijs mogelijk.
Over de afdeling Project- en Programmamanagement De doelstelling van de afdeling Project- en Programmamanagement is een professionele en betrouwbare partner te zijn voor het managen van projecten/programma’s binnen DUO. Projectmanagement wil binnen het staande besturingsmodel en de kaders van DUO sturing geven aan alle verandertrajecten.

Algemeen
HBO diploma
Ervaring als PMO-er binnen projecten
Ervaring met werken binnen programma's

Specifiek
Ervaring met planningen opstellen en bijhouden
Projectlog's opzetten en bijhouden
Urenrapportages bijhouden

Vereiste competenties
organisatietalent en planningsvraardigheden
communicatieve vaardigheden, o.a. schriftelijke vaardigheden
Beschikbaar in de maanden juni, juli, augustus

Aanvullende kennis
Bekend met programmamanagement

Overige functiewensen
Werkervaring met Coachende vaardigheden voor het begeleiden van een interne medewerker