Projectmanagement Vastgoedbeheersysteem

Bedrijfsomschrijving

Matchd bemiddelt professionals voor tijdelijke en vaste vacatures. Wij werken samen met Freelancers maar ook met kandidaten die open staan voor een tijdelijk loondienstverband op basis van gewerkte uren via onze payroll organisatie.

U krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de hierboven vermelde sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven u een terugkoppeling. Mocht u binnen 3 werkdagen niets horen bel ons dan even, dan is er mogelijk iets fout gegaan. Als wij uw CV selecteren vragen wij altijd om meer informatie, vaak ook om referenties. Zorg ervoor dat u altijd 1 of 2 referenties gereed hebt.

Reacties ontvangen wij graag voorzien van een CV in word-formaat en een korte motivatie. Als u geselecteerd wordt vragen wij u altijd om een aanvullende, zeer specifieke, motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Startdatum

16-9-2017

Einddatum

16-9-2018

Optie op verlenging

Ja

Aantal uur per week

36

Sluitingsdatum

29-8-2017 om 10:00 uur

Het project om te komen tot een eventueel nieuw vastgoedbeheersysteem behelst een aantal fases

1. De voorbereiding; het opstellen van een inkoopstrategie, het opstellen van het Programma van Eisen, het opstellen van een Plan van Aanpak voor het opschonen van de data, etc

2. De aanbesteding; het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, het uitvoeren van een aanbestedingsprocedure, het opstellen van een overeenkomst, etc

3. Het opschonen van de data; deze fase kan parallel lopen aan de aanbesteding

4. Het implementeren van een (eventueel) nieuw systeem

Van de Projectleider worden de volgende taken verwacht

• Fase A (voorbereiding)
  o    Projectmanagement
  o    In samenspraak met Vastgoed en Inkoop, opleveren van een gedragen inkoopstrategie (bij voorkeur op basis van een concurrentiegerichte dialoog);
  o    In samenwerking met Vastgoed, formuleren van de scope;
  o    In samenwerking met vastgoed, opleveren van een gedragen Programma van Eisen dat invulling geeft aan de informatiebehoefte, toekomstbestendig is en past binnen de geldende kaders van het gemeentebeleid;
  o    Het opstellen van een Plan van Aanpak voor het opschonen van de data.

• Fase B (aanbesteding – uitgaande van een concurrentiegerichte dialoog). Afdeling inkoop heeft eindbeslissing bij onderstaande taken.
  o    Het uitwerken en aanleveren van de gunningsmethodiek en gunningscriteria;
  o    Het uitwerken en aanleveren van het beoordelingskader;
  o    Het uitwerken en aanleveren van de standaard overeenkomst;
  o    Het beantwoorden van inhoudelijke vragen tijdens de aanbestedingsprocedure;
  o    Gesprekken voeren van eventuele dialoogrondes;
  o    Het ondersteunen van het beoordelingsproces;
  o    Het aanwezig zijn en gesprekken voeren bij eventuele verificatiegesprekken met leveranciers;
  o    Het ondersteunen bij het definitief maken van de overeenkomst(en) met leverancier(s).

• Fase C
  o    Het zorgdragen voor een tijdige en correcte implementatie van het (eventueel nieuwe) vastgoedbeheersysteem

N.B. In Fase B zal de afdeling Inkoop van de gemeente leidend zijn in het aanbestedingsproces. Dat wil zeggen dat Inkoop verantwoordelijk is voor het publiceren en begeleiden van de aanbesteding. Ook zullen de standaard templates van de gemeente gebruikt worden bij de aanbesteding. De Projectleider zal dus in goede samenwerking met Inkoop de aanbesteding moeten begeleiden.

Functie-eisen

• minimaal WO werk- en denkniveau

• afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau op het gebied van economie en/of bedrijfsvoering en/of IT

• ervaring Europese aanbestedingstrajecten op IT gebied,  minimaal 2 trajecten

• ervaring met de werking van en het werken met vastgoedapplicaties en koppelingen met andere systemen,  minimaal 3 jaar

• kennis en ervaring van de primaire en secundaire vastgoed processen: aankoop, verkoop, verhuur, inhuur, servicekosten, onderhoud en zakelijke lasten, minimum aantal jaar 2

• ervaring met vastgoedbeheersystemen in complexe omgeving. De complexiteit zit in de verschillende systemen die binnen de organisatie naast elkaar draaien, de politiek bestuurlijke omgeving en de fase waarin de organisatie zich bevindt, minimum aantal jaar 2

• kennis en ervaring met ORACLE Finance en Inkoop, minimum aantal jaar 2

• projectmatig werken in lijn met Prince II methodiek.