IT Projectmanager DMS RMA

Voor onze directe eindklant de Vrije Universiteit waar wij preffered supplier zijn, zoeken wij een IT Projectmanager DMS RMA

Start

z.s.m.

Eind

31 december met optie tot verlenging

Inzet

24 uur uur per week

Tarief

Marktconform

Kandidaten dienen rekening te houden met een intake gesprek bij de klant op vrijdagochtend 8 september.

Functie

Als IT projectleider schakel je met de business projectleider en ben je binnen het projectteam HET aanspreekpunt en de eindverantwoordelijke binnen het project voor alle IT gerelateerde aspecten.

Het project heeft als doel de realisatie van VU-breed inzetbare IT-voorzieningen voor document- en recordmanagement, zoals vastgelegd in de domeinarchitectuur document- en recordmanagement. Realisatie wordt hier breed opgevat en omvat zowel de technische implementatie als de ingebruikname van de voorzieningen door de proceseigenaren. Als het project voltooid is (gepland uiterlijk december 2020), is de VU in staat op een transparante, gebruiksvriendelijke, kostenefficiënte en toekomstbestendige manier digitale documenten en records te metadateren, vast te leggen, te vinden en te raadplegen.

Het project raakt aan een groot deel van de (besturende, primaire én ondersteunende) processen en IT-systemen van de VU. Omdat deze doelstelling te groot is om in één keer te realiseren worden de doelen gerealiseerd in twee stappen met specifieke doelstellingen:

• Stap 1: Het voorbereiden en (mede) opstellen van alle benodigde projectdocumenten ten behoeve van het compleet maken van het Project Initiatie Document, de aanbestedingsdocumenten etc.

• Stap 2: Het realiseren van de basisfunctionaliteiten: een generieke documentstore met archieffunctie voor het beheer van records, gekoppeld aan postverwerking.

• Stap 3: Het aansluiten van de bedrijfsprocessen. Dit valt uiteen in drie stappen die aan elkaar relateren.

• Stap 3a

– Het aansluiten van de meest urgente processen:
– Verwerking van digitale en fysieke poststromen;
– De ondersteuning van vergaderingen cq. besluitvorming;
– Veilige opslag, versiebeheer en gezamenlijke bewerkingsfaciliteit van interne gegevensbestanden en documenten.

• Stap 3b: Het uitbouwen van de content in de generieke documentstore en archieffunctie door het cyclisch aansluiten van registraties van records en documenten. Hiervoor is het niet alleen nodig om bestaande documenten en records over te hevelen (en netwerkschijven uit te faseren), maar ook om aansluiting te zoeken met bestaande processen en systemen waarin documenten en records ontstaan.

• Stap 3c: Het uitbouwen van functionaliteit voor eindgebruikers met betrekking tot het aansluiten van de processen. Het gaat hier om functionaliteiten die verder gaan dan de basis functionaliteiten en die specifieke processen optimaal moeten ondersteunen.

Functie eisen

• Heeft kennis van en ervaring met DMS/RMA projecten en –omgevingen;

• Is in staat om de wensen van de VU te vertalen naar oplossingsrichtingen producten;

• Heeft ervaring met het leiden van IT projecten;

• Heeft ervaring met veranderingsmanagement;

• Is in staat om in een complexe omgeving te opereren;

• Beheerst Prince2 projectmanagement methodiek;

• Kan snel schakelen tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Je legt verantwoording af vanuit IT voor het project aan de stuurgroep via de IT Senior Supplier. Je bent zowel een conceptueel denker als een hands on manager en in staat om het gehele traject van de planontwikkeling en (mogelijk) implementatie voor je rekening te nemen. Je voelt je thuis in een dynamische omgeving en kan goed omgaan met diverse belanghebbenden. Je bent gewent aan om te gaan met de verschillende belanghebbenden in de organisatie en kan omgaan met weerstanden.

Softskills

• Planmatig en gestructureerd;

• Zelfstandigheid;

• Senioriteit;

• Doeltreffend / resultaat gericht;

• Organisatiesensitiviteit;

• Kunnen creëren van draagvlak;

• Communicatief goed onderlegd;

• Escaleren indien nodig;

• Balans tussen klantgerichtheid en inhoudelijke professionaliteit.

Aanbod

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten het volledige CV waaruit kennis/ervaring in bovenstaande blijkt, inclusief een motivatie waarom hij/zij zichzelf geschikt acht voor deze functie. Uw aanbieding dient VOLLEDIG te zijn en voorzien te zijn van:

Naam
Woonplaats
Geboortedatum
Beschikbaarheidsdatum
Hoeveel uur per week
Eigen medewerker of freelance
Vakantie
Uurtarief ex BTW, inclusief reis- en verblijfkosten