Projectleider digitale DMS-implementatie

Functieomschrijving
Wij zoeken projectleider met ervaring met SharePoint voor de implementatie van een nieuw digitaal documentmanagementsysteem.

Wie?

Onze opdrachtgever is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. 

Het programma Content Management (CM) realiseert, in opdracht van het bestuur, een platform om het digitaal documentbeheer en de digitale samenwerking te optimaliseren. Kern van het platform vormt het voor Rijkswaterstaat ingericht Document Management Systeem (DMS) dat operationeel gemaakt is met behulp van SharePoint 2013 en het verbinden van SharePoint 2013 aan een record management applicatie. 

De projectleider digitale DMS Implementatie / ASK-proces zorgt ervoor dat de documenthuishouding van alle gebruikersgroepen binnen de organisatie (zowel afdelingen als projecten) geanalyseerd wordt. Het ASK-proces bestaat uit de stappen Analyse, Sortering en het Kopiëren van documenten van bronsystemen naar het digitale DMS. Deze analyse betreft de documenthuishouding op netwerkschijven, in eDOCS en de tot nu toe gebruikte SharePoint omgevingen. De uitkomst van de analyse geeft aan welke documenten moeten worden gemigreerd en welke op bronsystemen achter kunnen blijven. Voor de te migreren documenten werkt de projectleider nauw samen met de projectleider Migratie. 

Voor het analyseren wordt een analysekader gebruikt dat is gebaseerd op best practices. De uitkomsten van de analyse wordt met document eigenaren besproken. De gebruikers zijn als eigenaar van hun documenthuishouding degenen die beslissen of de analyse (op basis van hun eigen input) akkoord is en of de vervolgactie op de analyse (migreren) daadwerkelijk mag worden uitgevoerd. 

Wat?

Wat u gaat doen en wat we van u vragen, leest u hieronder. 

Taken 

• U zorgt voor het aansturen, coördineren en adviseren van de in- en externe leverancier(s).

• U bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van de opschoning van de documenthuishouding van de klantorganisatie onder andere met migratietools.

• U overlegt met vertegenwoordigers van de klantorganisatie over de analyses van hun documenthuishouding.

• U vertegenwoordigt het programma in aanpalende RWS-projecten.

• U zorgt voor het opzetten en uitvoeren van klantevaluaties.

• U zorgt voor het doorvoeren van continue verbeteringen op basis van resultaten uit evaluaties.

• U zorgt voor het opstellen en uitvoeren projectplanning.

• U bent multi-inzetbaar als projectleider op andere projecten binnen het programma.

• U werkt nauw samen met veel verschillende partijen en onderhoudt goede relaties met hen.

• U ondersteunt en begeleidt (project)medewerkers zeer adequaat en bent hun inhoudelijke vraagbaak.

• U houdt toezicht op het werk van derden.

• U komt binnen het project met vernieuwde en of verbeterde methoden, werkwijzen, werkprocessen, producten en oplossingen.

• U borgt de kwaliteit en zorgt dat relevante informatie en kennis is overgedragen.

Eisen 

• U hebt minimaal een afgeronde opleiding op wo-niveau.

• U bent gecertificeerd in IPMA-C en/of Prince2 en/of vergelijkbare projectmanagementmethode.

• U beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in de laatste 5 jaar, met analyse en migratie van documenten.

• U hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring, opgedaan in de afgelopen 6 jaar, van Sharepoint 2013.

• U hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in het werken in een complexe en politieke overheidsorganisatie.

• U hebt ervaring met het samenstellen en geven van workshops (voor ophalen informatie en training). 

Deze eisen zijn harde selectiecriteria. Als u hier niet aan voldoet, heeft reageren geen zin.

Wensen 

• U hebt ervaring in het samenstellen van presentaties die vanaf operationeel tot bestuurlijk niveau te gebruiken zijn en het verzorgen van presentaties.

• U hebt ervaring met het managen van klantwensen

• U hebt affiniteit met het werk van Rijkswaterstaat, kennis van Rijkswaterstaat en de processen is een pré.

• U hebt kennis van HPE ControlPoint en HPE-RM.

• U hebt kennis van databronnen als SQL, Oracle en MS filesystemen.

• U hebt kennis van de Rijks i-Strategie.

• U beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en hebt ruime aantoonbare ervaring in het werken in een complexe en politieke overheidsorganisatie.

Waar?

Utrecht 

Wanneer?

De functie is per direct parttime beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste eind december 2018, met een optie tot verlenging. U kunt deze opdracht in loondienst of als zelfstandig ondernemer uitvoeren.

Waarom?

Ter uitbreiding.

Trefwoorden

DSM, HPE, informatie, digitalisering, documentmanagement, document, RWS, SharePoint 

Hoe?

Reageer vóór vrijdag 6 oktober aanstaande.