Projectmanager aanbesteding en implementatie FMIS

Voor een opdrachtgever in Utrecht zijn wij op zoek naar een Projectmanager aanbesteding en implementatie FMIS.

Omschrijving opdracht
Afdeling Facilitair & Inkoop zoekt een Projectmanager voor de voorbereiding, de aanbesteding (met inkoopondersteuning vanuit de opdrachtgever) en de implementatie van een FMIS. De afdeling Facilitair & Inkoop heeft grote behoefte aan een goed informatie systeem dat de facilitaire processen ondersteunt, een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). Dit moet gereed zijn uiterlijk eind 2018. De opdrachtgever hanteert architectuur uitgangspunten voor het inrichten van informatiesystemen waarbij geldt, dat een soortgelijke functionaliteit door één systeem ondersteund wordt. Binnen de opdrachtgever zijn meerdere afdelingen die dienstverlenend zijn aan de organisatie, zoals bijvoorbeeld Informatiemanagement & ICT (I&I) en Uitrusting, Materieel & Logistiek (UML). In het project moet een goede analyse en onderzoek plaatsvinden hoe deze processen zich verhouden en hoe een nieuw informatiesysteem daarop moet aansluiten.

De werkzaamheden
Focus: In samenwerking met team Facilitair, team Inkoop, afdeling I&I en met de overige stakeholders binnen de organisatie maken van een projectplan en het uitvoeren ervan, inclusief de aanbesteding en de implementatie.
– Eerste werkzaamheden:
o Onderzoek en analyse
o Het inrichten van het project
o Het definiëren van een functioneel en technisch PvE voor een nieuw aan te schaffen FMIS voor de opdrachtgever.
De werkzaamheden van de projectmanager zijn onder meer het opstellen van projectplan, het sturen op voortgang, het leiden en afronden van het project, het starten, enthousiasmeren van het projectteam, het beheersen van het project en het continue informeren van de staande organisatie. De opdrachtgever heeft een standaard projectmanagementaanpak, gebaseerd op Prince2, inclusief sjablonen die als standaard gelden. Projectresultaten voor het project zijn in ieder geval een projectplan (project initiatie document), een migratieplan, analyse van oplossingsmogelijkheden, inrichting, test en instructie van de nieuwe werkwijze en het nieuwe systeem, voortgangsrapportages, faseplannen en een eindrapport.

De uitdaging
– Drijvende, leidende, verbindende en coördinerende kracht zijn van het project, inclusief de projectmatige Europese aanbesteding voor en implementatie van een FMIS, bedoeld om de service managementprocessen van de diverse stakeholders binnen de opdrachtgever (vooralsnog Facilitaire Zaken, Inkoop, Informatiemanagement & ICT en de Brandweerorganisatie) te ondersteunen.
– Het opbouwen van een functioneel programma van eisen voor het FMIS, dat zo veel als mogelijk aansluit bij huidige en toekomstige werkwijzen, ontwikkelingen, processen, eisen en wensen van de diverse stakeholders.
– Het inrichten en uitrollen van het project volgens de standaard projectmanagementaanpak van de opdrachtgever.
– Het vinden en hanteren van een pragmatische, effectieve en efficiënte afstemming en uitwisseling met alle in het project te betrekken stakeholders.
– Het effectief plannen en bewaken van de bij dit project behorende budgetten en tijdlijnen, alsmede de overige beheersaspecten.
– Alles wat verder nodig is om dit project met het gewenste resultaat te voltooien: een werkend systeem met tevreden klanten, beheerders en gebruikers binnen de gegeven periode

Gevraagde ervaring
– HBO werk- en denkniveau.
– Uitgebreide, aantoonbare ervaring met middels Europese aanbesteding ingezette specificatie, aanschaf en implementatie van een FMIS systeem.
– Uitgebreide, aantoonbare ervaring met het hanteren van diverse projectmethodes, waaronder Prince2.
– Uitgebreide kennis en recente ervaring binnen een of meer van de volgende vakgebieden: informatiemanagement, servicemanagement, workflowmanagement en facilitair- en vastgoedmanagement.
– Kennis van de standaard frameworks BiSL en van werken onder (ICT)architectuur.
– Leiderschapskwaliteiten.
– Een ‘hands-on” mentaliteit.
– In staat om de verschillende betrokkenen en belangen aan elkaar te verbinden en op één lijn te brengen.
– Uitstekende communicatieve vaardigheden, waaronder schrijf- en rapportagevaardigheid, alsmede organisatie- en bestuurlijke sensitiviteit.

Startdatum
1-12-2017
Einddatum
31-12-2018 met optie op verlenging
Bijzonderheden
Afhankelijk van start en duur van de implementatieperiode is optioneel en loopt tot uiterlijk 31 juli 2019. Het betreft een opdracht voor gemiddeld 3 dagen per week.
Gesprekken staan gepland op 23 november in de middag.

Met vriendelijke groet,

Thesio B.V.