Projectmanager Digitalisering DIV

Aanvraag 20121797 Tijdelijke inhuur

Voor Provincie Limburg zijn wij op zoek naar een Projectmanager Digitalisering DIV.

Inleiding / context

De Provincie Limburg wil de kwaliteit en efficiency van de dossiervormig en haar documentaire informatievoorziening verbeteren. Hiertoe is een toekomstperspectief en een hierop afgestemd plan van aanpak opgesteld en opgestart. Het project is er op gericht om de dossiers en archieven volledig en digitaal te hebben. Om dit te realiseren is niet alleen een nieuwe moderne ondersteunende informatievoorziening ingericht, maar is vooral geïnvesteerd in verantwoordelijkheden, houding en gedrag van medewerkers. Tevens zijn kaders rondom dossier- en archiefvorming aangescherpt en vastgesteld. Uitgangspunt is dat de documentaire informatievoorziening geïntegreerd wordt in de processen.
Het overall plan van aanpak, dat in 2014 is opgesteld en op meerdere jaren betrekking heeft bevat een plateauplanning, bestaande uit 3 plateaus:

Plateau 1: werkdossiers op orde

• De organisatie werkt met dossierproceseigenaren

• Voor elk proces is er een dossier- en archiefplan

• De lopende werkdossiers zijn op orde

Plateau 2: Vernieuwd digitaal dossierproces

• Er is een nieuw systeem voor documentaire informatievoorziening

• Starten met post- en GS-besluitvormingsproces en aansluiting op PS

• Digitale werkdossiers zijn leidend, nieuwe archieven alleen nog digitaal

• Alle processen werken met werkdossiers in nieuw systeem

Plateau 3: Flexibele en efficiënte werkprocessen

Stand van zaken

Inmiddels is het project beland in plateau 2 en is vanuit het project

• een procesarchitectuur opgesteld,

• voor elk proces een dossierplan opgesteld,

• zijn rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd, en

• is een nieuwe werkwijze ingericht.

Het management en een deel van de organisatie is in het kader van het veranderproces al meegenomen in deze nieuwe werkwijze.

Als onderdeel van plateau 2 heeft eind 2016/begin 2017 een aanbesteding plaatsgevonden van de aanschaf en inrichting van een nieuw systeem. Inmiddels is in dit verband opdracht verleend voor de inrichting en uitrol van een op sharepoint gebaseerde oplossing. De eerste inrichting heeft inmiddels plaatsgevonden. In september van dit jaar heeft binnen een (afgebakend) programma een implementatie plaatsgevonden van deze eerste inrichting. Doel van deze eerste implementatie is onder andere om de nieuwe werkwijze te toetsen en te optimaliseren en tevens om het systeem verder in te richten en te verbeteren. Een en ander gebeurt in nauwe afstemming met de medewerkers uit het programma alsmede ook met de leverancier.
In januari/februari van 2018 zal de werkwijze worden geëvalueerd en zal in geval van een positieve uitkomst een voorstel worden gedaan aan directie en bestuur voor de organisatiebrede implementatie van systeem en werkwijze. Een implementatieplan / plan van aanpak is momenteel in voorbereiding.

De rol van projectmanager

Ten behoeve van het project is een stuurgroep, onder voorzitterschap van de directeur die o.a. verantwoordelijk is voor bedrijfsvoering en ICT, ingesteld. De stuurgroep bestaat verder uit bij de eerste uitrol betrokken managers / projectleiders uit de organisatie. De directe uitvoering van het project is onder aansturing van de projectmanager belegd bij het kernteam. De projectmanager rapporteert aan de stuurgroep, directie en bestuur over de uitvoering van het project. De directe aansturing van de projectmanager vindt plaats door de clustermanager Organisatie en Informatie, tevens lid van de stuurgroep en eigenaar van de te implementeren oplossing.
Gezien de specifieke kennis op het gebied van o.a. projectmanagement, verandermanagement en digitalisering, wil de Provincie Limburg deze expertise inhuren. In dit verband is de Provincie op zoek naar een projectmanager voor 3 dagen per week in de periode van 1 februari 2018 tot en met 31 juli 2018. Primaire opdracht van de projectmanager is de organisatiebrede implementatie van de werkwijze en het systeem. Dit op basis van de tot nog toe opgedane ervaringen en inzichten in het project en de uitgevoerde eerste implementatie.

De Provincie is op zoek naar een projectmanager voor 3 dagen per week in de periode van 1 februari 2018 tot en met 31 juli 2018. Primaire opdracht van de projectmanager is de organisatiebrede implementatie van de werkwijze en het systeem. Dit op basis van de tot nog toe opgedane ervaringen en inzichten in het project en de uitgevoerde eerste implementatie.
Na de initiële looptijd van een half jaar bestaat de mogelijkheid om de opdracht nog 2 keer te verlengen met 6 maanden. De verlenging is onder andere afhankelijk van de kwaliteit van de kandidaat alsmede van het feit of het project/implementatie in een meer uitvoerende fase is gekomen zodat het projectmanagement vanuit de interne organisatie kan worden ingevuld.

Jouw Profiel

• Academisch denk- en werkniveau;

• Uitgebreide aantoonbare ervaring in het doorvoeren van grootschalige organisatie verandertrajecten in grotere (overheids)organisaties (>= 500 medewerkers), in relatie tot digitalisering van de documentaire informatie voorziening. In dit verband:

x straal je op effectieve wijze gezag en overwicht uit en weet je op basis daarvan anderen voor standpunten of ideeën te winnen;
x realiseer je betrokkenheid en draagvlak voor plannen, ideeën en besluiten;
x word je binnen de organisatie gerespecteerd voor je bijdrage en expertise;
heb je binnen de organisatie invloed op basis van je persoonlijkheid en/of professionaliteit;
x weet je bij weerstand in de organisatie op een adequate manier te reageren en daar de juiste medewerkers bij te betrekken;
x weet je hoe je samen met medewerkers samenwerking en samenhang organiseert, waarbij je hun meeneemt in de voor het project noodzakelijke cultuurverandering;
x ben je een bruggenbouwer tussen gebruikers, de medewerkers van het cluster Organisatie & Informatie en de leverancier;
x durf je grensverleggend te interveniëren in gedrag, procedures of processen omdat iets wezenlijk belangrijk is, óók als dat in de bestaande orde onmogelijk lijkt en bewandel je hierbij in de organisatie de juiste wegen;

• Uitgebreide ervaring met het leiden van grote projecten (in relatie tot digitalisering van de documentaire informatievoorziening op basis van sharepoint of sharepoint systemen (of gelijkaardig), het integraal realiseren van projectresultaten, de aansturing van deelprojectleiders en de rapportage over (de voortgang van) het project aan de stuurgroep, directie en bestuur. Als projectleider:

x beweeg je je gemakkelijk op alle niveaus in de organisatie en schakel je zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau;
x heb je een goede antenne voor wat speelt in de organisatie en kunt daarop goed anticiperen, dit rekening houdende met (politieke) relevanties;
x kun je op een vernieuwende wijze verbinding maken tussen belangen van de verschillende stakeholders in de organisatie;
x ben je samenwerkings- en procesgericht, pro-actief, resultaatgericht en dymanisch;
x heb je ruime ervaring met het plannen en organiseren, en het maken van strategische projectplanningen;

• Uitgebreide en relevante ervaring op het gebied van

x de inrichting van de documentaire informatievoorziening; zowel vanuit het perspectief van de organisatorische inbedding, als vanuit de integratie in de processen van de organisatie, als vanuit kaderstelling;
x de implementatie en inrichting van sharepoint systemen (of gelijkaardig), dit met name in grotere (overheids)organisaties (> 500 medewerkers);

• Ervaring met het uitvoeren van projecten onder toepassing van (informatie)architectuurprincipes, bij voorkeur binnen het domein van de documentaire informatievoorziening;

• U heeft een breed netwerk binnen het domein van de documentaire informatievoorziening, waarvan u desgewenst binnen het project gebruik kunt maken;

Functie eisen (knock-out criteria)

• Je beschikt aantoonbaar (middels digitaal bijvoegen van een kopie van het diploma) over een afgeronde WO bedrijfskundige opleiding dan wel een andere afgeronde WO opleiding in combinatie met aantoonbare ruime bedrijfskundige ervaring .

• In de periode 2010 – 2017 heb je minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van grootschalige verandertrajecten in relatie tot digitalisering en procesmatig werken. Dit in grotere (overheids)organisaties (>= 500 medewerkers).

• Je hebt minimaal in één project ervaring opgedaan met de implementatie van digitaliseringssystemen op basis van sharepoint of hiermee vergelijkbare systemen.

Functie wensen (gunningscriteria)

• In de periode 2010 - 2017 heb je 1 of meerdere verandertrajecten in relatie tot digitalisering geleid, waarbij je verantwoordelijk was voor het resultaat, voor de aansturing van het project en de projectmedewerkers en de verantwoording cq. rapportage aan de stuurgroep, directie en het bestuur

• Je herkent je in de volgende typeringen en weet dat aan de hand van concrete voorbeelden, te onderbouwen

x Realiseert betrokkenheid en draagvlak
x Organiseert samenwerking en samenhang
x Weet adequaat te reageren op weerstand
x Beweegt makkelijk op alle niveaus in de organisatie
x Heeft een goede antenne wat speelt in de organisatie
x Durft grensverleggend te interveniëren in gedrag, procedures of processen omdat dit wezenlijk belangrijk is

• In de afgelopen 3 jaar heb je minimaal één groot project met betrekking tot de invoering van een digitale werkwijze en de daarbij horende veranderaspecten geleid.

• Jouw visie op de implementatie van de digitalisering van documentaire informatievoorzieningen en de daarbij horende werkwijze sluit aan op het kader dat de opdrachtgever daarvoor heeft geschept.

Competenties

• Klantgerichtheid, omgevingsbewustzijn, bestuurlijke sensitiviteit

• Analytisch denkvermogen, resultaatgerichtheid

• Project- en procesmanagement vaardigheden

• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

• Samenwerker

• Flexibele en zelfstandige houding ten aanzien van inzit

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag

Locatie

Maastricht

Startdatum

Uiterlijk 01-02-2018

Duur

6 maanden

Optie op verlenging

2 maal 6 maanden

Inzet

24 uur per week, 3 dagen

Tarief

marktconform

Sluitingsdatum

10-01-2018

Sluitingstijd

09:00

Intakegesprek

22-01-2018

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?

• CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;

• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);

• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.

• Onvolledige aanbiedingen worden niet door ons in behandeling genomen.