Projectleider implementatie e-facturering

Startdatum opdracht

24-9-2018

Einddatum opdracht

15-3-2019

Optie tot verlengen

ja

CV's aanleveren voor : 12-9-2018 09:00

Binnen het Rijk geldt de plicht tot het kunnen ontvangen van e-facturen. VWS zal per 18 april 2019 moeten voldoen aan de norm van 100% e facturering en heeft hiertoe verschillende middelen ingezet waaronder een broker. De broker is inmiddels gecontracteerd en nu moet de aansluiting tussen de broker en de verschillende financiële administraties ontwikkeld, getest en geïmplementeerd worden.

Bij dit systeem zijn de volgende partijen betrokken

• De Haagsche Inkoop samenwerking (HIS): het IUC dat voor VWS alle inkopen vanaf 25k uitvoert en vrijwel alle minicompetities;

• Functioneel Beheer van de HIS voor DigiIinkoop (1e lijn voor VWS);

• Financieel dienstencentrum (FDC): draagt zorg voor de factuurafhandeling in 3F/SAP voor het Kerndepartement + en IGJ;

• De financiële administraties van de “buitendiensten van VWS” zoals aCBG, CIBG, SCP en IGJ die met Exact werken.

Om de implementatie goed te laten verlopen, wenst VWS een projectleider in te zetten die de implementatie binnen het volledige concern VWS (excl. ZBO’s en RIVM) tot stand brengt, waarbij de buitendiensten ieder een deelprojectleider benoemen .

Hiervoor zijn de volgende projectaspecten zijn gedefinieerd

Doelstelling : Implementeer een brokerfunctie zodat 100% e-facturering geborgd is per 15 maart 2019.

Projectresultaat : 100% e facturen worden ontvangen op 15 maart 2019

Deelproducten

• Implementatieplan

• Geslaagde en geaccepteerde implementatie : koppelingen tussen de verschillende systemen zijn getest en werken foutloos.

• Opschalingsplan

• Testplan incl. uitgevoerde testen

• Uitgevoerde testen

• Alle reeds bekende leveranciers van VWS waarmee VWS verwacht vanaf 2019 ook zaken te doen zijn gekoppeld aan de broker en kunnen e facturen versturen.

• Regulier proces voor “nieuwe leveranciers”

• Uitzonderingsbeleid

• Borging van proces, rollen, taken en verantwoordelijkheden

• Documentatie van project en documentatie ter ondersteuning van het werken met een broker (handleidingen, instructies etc.)

Functie-eisen

• WO opleiding (bedrijfskunde) of gelijkwaardig

• Aantoonbare ervaring als implementatiemanager van e-procurement systemen; ervaring met financiële koppelingen tussen DigiInkoop/ digipoort en financiële systemen zoals Sap en Exact;

• Minimaal 3 jaar ervaring met implementaties van inkoop- en/of financiële pakketten;

• Minimaal 2 vergelijkbare projecten uitgevoerd in de laatste 2 jaar: Vergelijkbaar is een project met koppelingen tussen verschillende financiële administraties van klanten DigiInkoop / Digipoort;

• De kandidaat dient aan te geven welke competenties de kandidaat zelf belangrijk vindt voor het welslagen van het project en toont hierbij aan dat de kandidaat daaraan voldoet bijvoorbeeld door ervaring met een ander soortgelijk project zoals beschreven in de offerteaanvraag.

Kandidaat dient per 24 september beschikbaar te zijn (knock out eis).

Competenties

• Een antenne voor politieke, bestuurlijke en organisatorische relevante factoren en daarop inspelen en naar handelen.

• Analytisch

• Resultaatgerichtheid (moet gaan voor een goed resultaat)

• Samenwerken (moet samenwerking zoeken en daar handig in manoeuvreren)

• Flexibiliteit (moet snel kunnen schakelen wanneer situatie daar aanleiding toe geeft)

• Communicatief vaardig (moet met alle niveaus kunnen praten)

• Hands on mentaliteit omdat de doorlooptijd van hetproject kort is. Opdrachtgever voorziet dat een eerste kick off met het projectteam uiterlijk eind september moet plaatsvinden.

Contactpersoon voor deze aanvraag is Thirza Loois.