Projectleider datamigratie DMS en DCS

Als projectleider datamigratie kom je te werken bij het cluster Bestuurs- en Concern-ondersteuning van de gemeente. De functie is onderdeel van de afdeling Ontwikkeling & Projecten van de directie IIFO (Informatie, Innovatie, Facilitair en Onderzoek).

Context van de opdracht
In de gemeente loopt het digitaliseringsprogramma GERS (Gedigitaliseerde en Rotterdamse Samenwerking). GERS heeft als doel om in 5 jaar de dossiers binnen 90% van de niet zaakgewijze processen (beleid, projecten, beheer en vergaderen) te digitaliseren en deze centraal te toegankelijk te maken. Medio 2018 wordt de basisinrichting van het concernbrede DMS DIVA (Digitale Informatievoorziening Alfresco) opgeleverd. Na de realisatie van de basisinrichting zal het DMS in de periode 2018 – 2022 stapsgewijs in gebruik worden genomen. Naar verwachting zullen in 2022 circa 6.000 medewerkers zijn aangesloten.

Binnen Rotterdam worden documenten en dossiers in verschillende systemen opgeslagen (eDocs, Corsa, Alfresco (oude versie), netwerkschijven). Wanneer afdelingen op het nieuwe DMS worden aangesloten, moeten de bestaande documenten en dossiers worden opgeschoond en gemigreerd. Hiervoor wil Rotterdam een migratieteam oprichten, ondersteund door een externe migratiepartner en door deze partner te leveren migratietools. De selectie van een migratiepartner zal via een Europese aanbestedingsprocedure verlopen, het aanbestedingstraject maakt onderdeel uit van de opdracht.

Daarnaast is Rotterdam op zoek naar een nieuw document creatiesysteem (DCS), dat gekoppeld moet worden aan DIVA en aan andere applicaties van gemeente Rotterdam. Hiervoor heeft reeds een marktverkenning plaatsgevonden. Op basis van deze marktverkenning moet een Europese aanbestedingsprocedure worden opgestart voor de selectie en aanschaf van een nieuw document creatiesysteem voor het concern.

De functie
Het programma is op zoek naar een projectleider die beide projecten kan aansturen.

Het migratieproject is primair gericht op het samenstellen van een project- en migratieteam, het voorbereiden en uitvoeren van de Europese aanbestedingsprocedure, waarbij na selectie via een proof-of-concept waarin wordt aangetoond dat opschoning en migratie succesvol kan worden uitgevoerd en de implementatiepartner in staat is Rotterdam daar op een goede manier (met de juiste migratietools) bij te ondersteunen. Op basis van de resultaten van de proof-of-concept wordt besloten of en hoe verder te gaan.

De Europese aanbesteding zal in Q1 2019 moeten worden afgerond. Binnen het project moet het volgende worden gerealiseerd:
­ opstellen projectplan (project initiatie document)
­ oprichting project- en migratieteam
­ opstellen plannen voor migratie en opschoning
­ monitoren en verantwoorden voortgang
­ opstellen programma van eisen voor selectie van een migratiepartner en tooling
­ uitvoeren van een Europese aanbestedingsprocedure en contractering van een migratiepartner
­ uitvoeren van een proof-of-concept
­ evaluatie en oplevering van het project.

Het project Nieuw DCS is primair gericht op het voorbereiden en uitvoeren van de Europese aanbestedingsprocedure voor de selectie en aanschaf van een nieuw document creatiesysteem. Na de selectie en aanschaf volgt de bouw, inrichting en implementatie van het nieuwe DCS binnen het concern.

De projectleider legt verantwoording af aan de programmamanager en de stuurgroep.

Kerntaken
1 is verantwoordelijk voor het opstellen van het Project Initiatie Document in overeenstemming met de opdracht van de opdrachtgever;

1. is verantwoordelijk voor de vastgestelde business case;

2. is verantwoordelijk voor alle eindresultaten zoals beschreven in het Project Initiatie Document;

3. adviseert opdrachtgever;

4. draagt zorg voor de bemensing van het programma/projectteam, rekening houdend met de benodigde kennis en competenties;

5. treedt als voorzitter van de programma/project besprekingen;

6. bewaakt en stuurt op samenhang (werking tussen verschillende deelprojecten);

7. stuurt niet alleen binnen het projectteam, maar ook daarbuiten door actieve beïnvloeding van de actoren in de omgeving van het project;

8. intervenieert bij escalaties en brengt partijen weer op één lijn;

9. onderhoudt contacten met opdrachtgevers en leveranciers;

10. houdt een adequaat netwerk bij.

Kwalificaties – eisen

• De kandidaat heeft een wo opleiding afgerond;

• De kandidaat heeft een training Prince 2 practisioner en IPMA level D
  afgerond

• De kandidaat beschikt over 5 jaar ervaring als projectleider datamigratie

• De kandidaat beschikt over recente ervaring gedurende een periode van 5
  jaar met projectmanagement op
  het gebied van informatiemanagement en /of digitaliseringsvraagstukken

Kwalificaties – wensen

• De kandidaat heeft een training scrum management en IPMA C afgerond

• De kandidaat heeft ervaring met het leiden van projecten op het snijvlak van
  business en ICT

• De kandidaat heeft kennis van document managementsystemen

• De kandidaat heeft kennis van digitaal werken

• De kandidaat heeft kennis van informatiemanagement