Senior Informatiespecialist

Beschrijving directie/afdeling
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid bestaat uit een bestuursdepartement naast een aantal uitvoeringsorganisaties zoals de Immigratie en Naturalisatie Dienst, Dienst Justitiële Inrichtingen, het Openbaar Ministerie, etc. Binnen het bestuursdepartement zijn de beleidsdirecties georganiseerd en de ondersteunende taken, zoals P&O, Informatisering en het Dienstencentrum. Het Dienstencentrum richt zich op facilitaire diensten, inkoop, ICT en de informatiehuishouding. Het team Advies en Ondersteuning (AO) is onderdeel van de afdeling Klantondersteuning binnen het Dienstencentrum van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Het team AO verzorgt de ondersteuning van het digitaal, zaakgericht werken in het DMS DigiJust (FileNet) en digitaal vergaderen met de vergadertoepassing iBabs. Gebruikers kunnen er terecht met concrete vragen, voor instructies maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Informatieverzoeken worden afgehandeld en er wordt zo nodig archiefonderzoek gedaan.

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel
Eind 2016 is een programma ‘Samen Digitaal - Informatie op orde’ gestart om met alle directies binnen het Bestuursdepartement van JenV aan de slag te gaan met het verbeteren van de informatiehuishouding. Dit levert een flinke hoeveelheid extra klantvragen op naar begeleiding, advisering, instructie, analyse van huidige informatieverzamelingen, analyse van werkprocessen, etc.

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden
De Senior Informatiespecialist wordt ingezet op de begeleiding en advisering van werkgroepen ‘Samen Digitaal’ (en soms als projectleider) om te komen tot concrete verbeterplannen voor de Informatiehuishouding. Daarnaast wordt meegewerkt in de diensten die het team AO levert: analyse van netwerkschijven en andere informatiebronnen, adviseren over archivering, verzorgen van instructies en workshops over digitaal, zaakgericht werken, archiefvorming, e.d. Vanuit de werkgroepen worden ook functionele wensen geformuleerd voor de doorontwikkeling van het DMS DigiJust. Waar nodig wordt de aanpak steeds doorontwikkeld. Er zijn procedures voor het uitvoeren van een zogenaamde i-Scan, voor een i-Wasstraat en voor de migratie van informatie van netwerkschijven naar het DMS.

De werkzaamheden
Deelnemen in een aantal werkgroepen vanuit het programma Samen Digitaal in de rol van deskundige en procesbewaker, gericht op het opstellen en uitvoeren van een verbeterplan Informatiehuishouding. Met het team AO vaststellen van de benodigde dienstverlening en die dienstverlening inplannen. Uitvoeren van de verbeteracties op de informatiehuishouding binnen de directies, zoals het beoordelen van informatie op netwerkschijven en in mailboxen, het adviseren over het overbrengen van informatie naar het DMS DigiJust, het adviseren over digitaal en zaakgericht werken in DigiJust, het beoordelen van zogenaamde ‘zaaksjablonen’, etcetera. Mee ontwikkelen en uitvoeren van workshops op het gebied van ordenen van informatie, archiefvorming, zoeken&vinden. Een bijdrage leveren in de ontwikkeling van ‘best practices’ en procedures voor het verbeteren van de informatiehuishouding op basis van ervaringen in de diverse werkgroepen Samen Digitaal. Functionele wensen vanuit de gebruikersorganisatie afstemmen met de Product Owner van het DMS DigiJust. Kennis nemen van de releaseplanning en langere termijn ontwikkelplannen voor DigiJust om de gebruikers hierover correct te kunnen informeren. In specifieke gevallen optreden als projectleider voor een specifiek, omvangrijk of extra complex verbetertraject bij een organisatieonderdeel.

Eisen

De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor een selectiegesprek in week 9 of 10
De kandidaat is beschikbaar voor minimaal 32 uur per week voor de periode 11 maart 2019 tot einde opdracht
De Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau
De aangeboden Kandidaat heeft minimaal 10 jaar ervaring in relevante rollen bij overheidsinstanties, waarvan minimaal drie jaar ervaring met verbetertrajecten binnen de rijksoverheid op het gebied van informatiemanagement.
De kandidaat heeft het certificaat Prince II Practitioner
De Kandidaat heeft relevante ervaring met Document Management Systemen op basis van FileNet
De kandidaat heeft certificaat m.b.t. Business Proces Management
Kandidaat heeft het certificaat Agile/Scrum Master
Kandidaat heeft het certificaat IPMA D-niveau (theorie examen)
Gewenste startdatum 11 maart 2019
Verwachte duur inhuur Ca. tot en met 31 december 2019 (hieraan kunnen geen rechten worden ontleend), met de optie tot verlenging tot einde project Samen Digitaal.
Aantal uren per week Gemiddeld 36 uur per week

Contactpersoon voor deze aanvraag is Thirza Loois.