Secretaresse Dienstverlening & Bedrijfsvoering

Wij zijn voor onze klant (overheidsinstelling) met SPOED op zoek naar een Secretaresse Dienstverlening & Bedrijfsvoering voor 4 maanden met optie tot verlenging.

Functie-eisen:

• MBO+ werk- en denkniveau,

• Aantoonbare ruime ervaring in een vergelijkbare functie;

• Ruime ervaring met het beheer van de agenda's;

• Ruime ervaring met management-ondersteuning;

• Aantoonbare ervaring met eventuele verslaglegging;

• Ruime aantoonbare kennis en ervaring met Microsoft-Office.

Functieomschrijving:

• Aanmaken accounts in online leeromgeving voor blended learning;

• 1e lijns helpdesk voor gebruikers met inlogproblemen wbt blended learning;

• 2-wekelijkse rapportage uitdraaien voor leermodules/deelnemers, vanuit aNewspring;

• Bijhouden notificaties Forum Dienstverlening;

• Beheren van een complexe agenda van de unitmanager;

• Proactief beheer dienstverlenings-inbox en Samen Organiseren-inbox (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk);

• Sharepoint projectpagina’s bijhouden;

• Organiseren, voorbereiden en bewaken van overzichten van Taskforce bezoeken aan gemeenten en Stakeholders;

• Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;

• Het regelen van reizen en accommodaties;

• Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;

• Archiveren van (digitale) documenten;

• Regelen van (externe)vergaderruimtes;

• Aanmelden en ontvangen van bezoekers;

• Ondersteunen van collega’s op het secretariaat.

Startdatum: uiterlijk 01-05-2019 of zo spoedig mogelijk vanwege inwerkperiode.

Graag ontvangen wij uw motivatie en CV. Hierna wordt er contact met u opgenomen mits er een match is.