Business implementatiemanager POo

Startdatum

1-7-2019

Einddatum

30-11-2017

Indicatie intakegesprek

zsm

Indicatie besluitvorming

zsm

Sluitingsdatum

20-6-2018

Sluitingstijd

17:00

Werkgebied

De maatschappij vraagt transparantie van de (rijks)overheid. Naast de bestaande wetgeving wordt via het initiatief wetsvoorstel Wet open overheid (Woo) extra gestuurd op actieve openbaarmaking. Dit heeft er mede toe geleid dat de IenW-bestuursraad heeft besloten tot de start van het Programma Open overheid (POo). Het programma heeft tot doel de informatiehuishouding te verbeteren en IenW te helpen transparanter te worden. Daarbij wordt er aan gewerkt om openbaarheid van informatie in het DNA van de ambtenaren (bewustzijn) en in het werkklimaat/-proces van het departement te verankeren zodat iedereen weet wat er van ze wordt verwacht en daar ook naar kan handelen. Het achterliggende doel van een transparante overheid mag niet uit het oog worden verloren. We maken namelijk informatie openbaar zodat de samenleving informatie makkelijker kan vinden en daardoor meer vertrouwen krijgt in de overheid.

Het Programma Open overheid omvat diverse projecten om dit doel te realiseren. Denk daarbij onder andere aan het openbaar maken van externe onderzoeksrapporten, het implementeren van software die het proces van informatieverzoeken ondersteund, implementeren van een Zoek-en-vind-tool waardoor er over meerdere bronnen heen kan worden gezocht en een project gericht op het archiveren van websites.

We zijn op zoek naar een business implementatiemanager (BIM) die twee rollen op zich kan nemen

• Je bent implementatiemanager voor het betreffende IenW-bedrijfsonderdeel waarvoor je aanspreekpunt bent. Je werkt nauw samen met dit bedrijfsonderdeel via o.a. de aangewezen dienstcoördinator.

• Daarnaast ben je portefeuillehouder van een of meerdere pilots/projecten: een technisch projectleider is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en realisatie van de techniek, maar jij bent verantwoordelijk voor de organisatorische implementatie van zijn/haar projectresultaten. Je monitort de uitvoering hiervan bij de verschillende organisatieonderdelen (afstemmen en toetst bij de collega businessimplementatiemanagers: sturen op harmonisatie waar mogelijk) en je werkt hierbij nauw samen met de (technisch) projectleider.

Belangrijk is dat de businessimplementatiemanager in staat is om contacten binnen het organisatieonderdeel aan te gaan, zich bewust is van organisatiedynamiek en specifieke organisatievraagstukken, leert van ervaring en acceptatie kan verwerven voor vernieuwingsvoorstellen. Je inventariseert behoeften binnen het organisatieonderdeel en vertaalt dit naar passende projecten of pilots die je voorstelt aan het programmamanagement om op te nemen in het programma projectenportfolio. De programme board herijkt jaarlijks het portfolio en autoriseert de projecten op basis van prioriteit en beschikbare middelen.

Taken/werkzaamheden

Binnen de verschillende IenW-onderdelen bestaan geen uniforme documentprocessen en is sprake van een pluriform applicatielandschap met verschillende onderliggende infrastructuren en leveranciers. Bijkomende uitdaging is dat de verschillende document-managementsystemen momenteel beperkt worden gebruikt en informatie ook op meerdere plekken wordt opgeslagen (e-mail, netwerkschijf, zaaksysteem, samenwerkingsruimtes, etc.). Daarnaast zit archiveren en openbaar maken niet in het DNA van de ambtenaar. Groot deel van het traject is dus verleiden en luisteren met als doel om het gedrag en handelen van de medewerkers te veranderen.
We zoeken daarom een resultaatgerichte implementatiemanager met een sterk groen managementdrives profiel.

IenW dient documenten actief openbaar te maken, het eerste stadium richt zich op de korte termijn. Dit is gericht op het identificeren, prepareren, vaststellen en publiceren van documenten binnen een vaste termijn. Vervolgens zullen in het tweede stadium projecten worden uitgerold die gericht zijn op het verbeteren van processen, veelal met technische applicaties.

De functie van business implementatiemanager bestaat hierbij uit 2 rollen

1 Business implementatiemanager (BIM)

Ieder organisatieonderdeel binnen IenW krijgt een vaste businessimplementatiemanager. Hij/zij is het aanspreekpunt voor de organisatie enerzijds, en het aanspreekpunt voor het programmamanagement anderzijds. De BIM begeleidt de organisatorische implementaties van projecten, waaronder ook actieve openbaarmaking van documenten. Hierbij werkt hij/zij nauw samen met de dienstcoördinator die vanuit het organisatieonderdeel wordt aangesteld. Zij bepalen gezamenlijk en in overleg met de organisatie de organisatorische implementatie van de projecten. Daarnaast verzorgt de BIM de organisatorische implementatie van alle geautomatiseerde hulpmiddelen vanuit het programma bij dat organisatieonderdeel, hierbij werkt hij/zij nauw samen met de (technische) projectleiders. De projecten hebben als doel om een verandering in gedrag en handelen van de medewerkers teweeg te brengen. De businessimplementatiemanagers worden bij de uitvoering van hun rol bijgestaan door implementatiemedewerkers.

De aspecten die aan bod komen bij de uitvoering van de projecten en verantwoordelijkheden bij deze rol zijn: procesanalyse, procesverbeteringen, draagvlak creëren, voorlichting, training, livegang, ondersteuning via floorwalkers, borging van het nieuwe werkproces en beheerafspraken en evaluatie na afronding. Inhoudelijk is er bij deze projecten aandacht voor: procesanalyse, privacy, lakken, openbaar maken en archiveren.

2 Portefeuillehouder projecten

Daarnaast zullen de businessimplementatiemanagers ook deelnemen aan de projecten via een portefeuilleverdeling. Op die manier borgen we dat de te ontwikkelen producten ook daadwerkelijk gaan werken bij de IenW-onderdelen (verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder). Zodra de producten gereed zijn, zullen de businessimplementatiemanagers (ook de portefeuillehouder van het betreffende product) deze producten daadwerkelijk implementeren bij ‘hun’ IenW-onderdeel. Na afloop wordt er breed geëvalueerd en worden “lessons learned” opgesteld voor het verdere traject en toekomstige projecten.

Werkervaring

• Aantoonbare kennis en ervaring met digitaal werken/digitaal informatiemanagement vanuit businessperspectief

• Ruime ervaring met implementatietrajecten en verandermanagement

• Werkervaring binnen de rijksoverheid of IenW is een pré

• Ervaring met het analyseren van processen

• Minimaal 3 jaar ervaring met projectleiding met aantoonbaar succesvol resultaat (Prince2/MSP/IPMA)

Softskills

• Analytisch

• Organisatie- politieke en bestuurlijke sensitiviteit

• Klantgericht

• Motiveren

• Resultaatgericht

Hardskills

• Aantoonbare kennis en ervaring met digitaal werken/digitaal informatiemanagement vanuit businessperspectief

• Ruime ervaring met implementatietrajecten en verandermanagement

• Ervaring binnen rijksoverheid

• Ervaring met het analyseren van processen

Gaarne de eisen in uw motivatie toelichten. Niet met “ja” of “nee” of “zie CV”, maar middels een korte concrete toelichting.

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn

• CV in Word-formaat afgestemd op de functie eisen

• Motivatie afgestemd op de functie eisen

• Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen)

• Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW)

N.B.

• Aanbiedingen op basis van exclusiviteit

• Na ontvangst van de aanbieding ontvangt u z.s.m. een reactie, via de mail, telefoon of Freelance.nl