Medewerker servicepunt inkoop

Voor de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) zijn we op zoek naar een Medewerker servicepunt inkoop (MSI). Als MSI ben je een onderdeel van team Inkoop en eerste aanspreekpunt voor alle teams van op het gebied van inkoop(aan)vragen en factuurafhandeling.

Team Inkoop draagt zorg voor de uitvoering van vrijwel alle inkopen binnen de RvdK. Een belangrijk onderdeel hiervan is de financieel administratieve vastlegging van de inkopen en de afhandeling van de facturatie. Dit laatste betreft zowel de registratie van goederenontvangsten in Oracle als de afhandeling van financiële facturen (facturen zonder inkoopordernummer). Als MSI ligt je focus in eerste instantie met name op dit onderdeel. Daarbij zal door de jaarafsluiting en –opening in de maanden december en januari, een piek ontstaan in de genoemde werkzaamheden. Meer incidenteel zal je je gaan bezighouden met het plaatsen van bestellingen en enkelvoudig onderhandse inkopen. De MSI legt verantwoording af over de taakuitvoering op inhoud aan de Senior Inkoopadviseur. De uitvoering van de bestel- en facturatiewerkzaamheden wordt binnen gegeven kaders en richtlijnen uitgevoerd.

Inkoopondersteuning
Ten aanzien van I-procurement (Oracle EBS) ben je verantwoordelijk voor het voeren
van de inkoopadministratie, het vastleggen van financiële verplichtingen, het selecteren van de juiste gegevens en het leveren van overzichten.

Factuurafhandeling
De factuurafhandeling (Oracle EBS) betreft het opvragen en registreren van prestatieverklaringen (zijn producten of diensten geleverd conform afspraak), het verrijken van financiële facturen met achterliggende documentatie. Het is hierbij van belang dat je goed opvolging kan geven aan het opvragen van de benodigde gegevens bij de medewerkers van de RvdK.

Uit te voeren werkzaamheden

De kandidaat zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren

• het aanmaken van financiële verplichtingen;

• ondersteuning bij de jaarafsluiting en de –opstart;

• factuurafhandeling in de vorm van het opvragen en registreren van prestatieverklaringen in Oracle;

• afhandeling van financiële facturen;

• oplossen van factuurblokkades;

• het oppakken dan wel juist overdragen van financieel administratieve vraagstukken;

• het corrigeren van bestelaanvragen;

• meer incidenteel het uitvoeren van enkelvoudige onderhandse offertetrajecten vnl. op het gebied van taak- en werkstraffen, ICT- en ARBO-middelen;

• meer incidenteel het plaatsen van bestellingen;

• het signaleren van knelpunten en verbeterpunten in de het proces van bestellen tot betalen en het doen van verbetervoorstellen;

• het opstellen van (maand)rapportages.

Samen met je collega’s van team Inkoop streef je naar een optimale ondersteuning van de organisatie. Jullie werken goed samen en wegen betrokken belangen zorgvuldig af. Je deelt je kennis en ervaring, stimuleert anderen om input te geven en levert een actieve bijdrage aan het gezamenlijke eindresultaat.
Het is belangrijk dat je flexibel bent in je tijdsindeling, een 9 tot 5 mentaliteit is niet passend bij de functie. De team overleggen vinden op maandagen plaats, het is daarom van belang dat je dan beschikbaar bent. Onderzoekend ingesteld zijn, scherp zijn op voortgangscontrole en goed kunnen schakelen zijn onmisbare eigenschappen.

Zelforganisatie
De organisatie bestaat uit zelforganiserende en resultaatverantwoordelijke teams. Je
maakt deel uit van een dergelijk team, gezamenlijk ben en voel je je verantwoordelijk voor de uitvoering van het werk. Onderdeel zijn van een zelf organiserend team, houdt ook in dat je bereid bent om taken op je te nemen die niet direct in verband staan met je functie maar met het functioneren van en als een team.

Functie-eisen

• Opleiding: minimaal HBO niveau

• Aantoonbare ervaring met het verwerken van bestelaanvragen (I-procurement) en inkooporders in Oracle eBS (minimaal 2 jaar)

• Aantoonbare ervaring met factuurafhandeling (Oracle EBS)

• Het is van belang om op maandagen beschikbaar te zijn

Arbeidsvoorwaarden

Uren per week

32-36 uur

Start

zo snel mogelijk, uiterlijk half december

Duur van de opdracht

6 maanden met optie tot verlenging van 6 maanden

Locatie

Den Haag

Bedrijfsinformatie

De RvdK komt op voor kinderen die zich in een bedreigende situatie bevinden. De RvdK biedt geen directe hulpverlening, maar doet onderzoek en geeft advies. Toch ben je als medewerker altijd betrokken bij de kinderen zelf. Dat vraagt om deskundigheid en inlevingsvermogen. Het gaat om tenslotte om hun toekomst. Dat maakt werken voor de RvdK zo bijzonder. Bij de RvdK werken ongeveer 2200 mensen verspreid over verschillende locaties in het land. De organisatie wordt geleid door de directie en ondersteund door de Landelijke Staforganisatie (hierna: LSO). De LSO is gevestigd in Den Haag. De functie valt onder het team Inkoop wat onderdeel uitmaakt van de LSO, het team werkt net als alle andere teams binnen de RvdK op basis van zelforganisatie. Het team draagt zelf verantwoordelijkheid voor zijn resultaten en heeft geen leidinggevende.