Programma Secretaris Eeuwigdurende Erfpacht

(Sluitingsdatum:03-03-2020 om 08:00 uur) Als programma secretaris ga je de programmamanager eeuwigdurende erfpacht ondersteunen. Jij bent verantwoordelijk voor het bijhouden van het mailverkeer, archiefbeheer, agendabeheer, relatiebeheer en verslaglegging van bijeenkomsten.

Bedrijfsomschrijving
U krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de hierboven vermelde sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven u een terugkoppeling. Als wij uw CV selecteren vragen wij altijd om meer informatie, vaak ook om referenties. Zorg ervoor dat u altijd 1 of 2 referenties gereed hebt.
Reacties ontvangen wij graag voorzien van een CV in word-formaat en een korte motivatie. Als u geselecteerd wordt vragen wij u altijd om een aanvullende, zeer specifieke, motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Functieomschrijving
Startdatum:16-03-2020

Einddatum:31-07-2020

Optie op verlenging: Ja

Aantal uur per week: 28

Sluitingsdatum: 03-03-2020 om 08:00 uur

De gemeente Amsterdam is op zoek naar een programma secretaris erfpacht voor de programmamanager overstap eeuwigdurende erfpacht die goed in teamverband kan werken.

Jouw werkzaamheden

Bijhouden van mailverkeer

• Archiefbeheer (contracten/verslagen/ notities/beleidsstukken).

• Agendabeheer.

• Verslaglegging van bijeenkomsten en monitoren van de genomen besluiten via een besluiten- en actielijst. Redactie bij op te leveren stukken, redactie op brieven en uitnodigingen.

• Bijhouden relatiebeheer.

• Samen met programmamanager bepalen van actiepunten, toezeggingen en afhandeling.

• Bijhouden en verzorgen financiële administratie, facturen en overzichten.

Organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

Directie Grond & Ontwikkeling

Grond & Ontwikkeling heeft als missie: "Meer waarde creëren voor de stad en metropool Amsterdam". Er wordt gewerkt aan een duurzame en vitale stad voor burgers en bedrijven. Wij  voeren regie op de gebieds- en vastgoedontwikkeling en zijn verantwoordelijk voor het erfpachtstelsel. Daarnaast brengen wij in opdracht projecten voor wonen, werken en voorzieningen in samenhang tot uitvoering. Grond & Ontwikkeling is expert op het gebied van kaveluitgifte, het uitgeven van grond in erfpacht, het bouwrijp maken van gemeentelijke kavels en het transformeren en beheer van onroerend goed en financieel-economische projectbegeleiding. Vanuit deze kerntaken spelen wij strategisch in op marktontwikkelingen. Daarbij beheren wij het vereveningsfonds en het erfpachtvermogen van de gemeente Amsterdam.

Afdeling Erfpacht & Uitgifte

De afdeling Erfpacht en Uitgifte is verantwoordelijk voor het zorgvuldig, klantgericht en transparant uitvoeren en vormgeven van het Amsterdamse erfpachtstelsel. Jaarlijks wordt er grond in erfpacht uitgegeven voor enkele honderden miljoenen euro's. Deze contracten worden door de afdeling administratief, juridisch en financieel beheerd en waar nodig worden deze contracten aangepast.  Het gaat inmiddels om meer dan 280.000 erfpachtcontracten, jaarlijkse canoninkomsten van ruim € 100 miljoen en een balanstotaal van bijna € 8 miljard. De organisatie heeft hierdoor zowel een juridische, een financiële, een politieke als een bedrijfsmatige kant. Bij de afdeling Erfpacht en Uitgifte werken ruim 250 medewerkers (vast en tijdelijk) verdeeld over zeven teams en een staf.

Functie-eisen

• Minimaal een MBO opleiding op secretarieel gebied;

• Beheersing van MS Office (Outlook, Word en Excel);

• Minimaal 3 jaar ervaring in project- en programmamatig werken, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;

• Soortgelijke werkervaring opgedaan bij een grote overheidsorganisatie in een beweeglijke/politieke context in de afgelopen 5 jaar;

• Ervaring op het gebied van verslaglegging in de functie van programma secretaris of senior secretaresse / managementassistent;

• Minimaal 2 jaar ervaring in complex agenda- en mailboxbeheer opgedaan in de afgelopen 5 jaar

• Werkervaring bij een gemeentelijke organisatie.