DIV-medewerker

Je draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid en regelgeving op het gebied van DIV binnen het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG). Van jou wordt verwacht dat je tactisch het DIV beleid zelf kan vormgeven en vertegenwoordigen, daarnaast ben je ook pragmatisch ingesteld en actief in de operatie. Je werkt nauw samen met de secretaris van het Bestuur vanwege de vastlegging en ontsluiting van besluiten. In deze pioniersrol kan jij ondersteuning vragen bij de IT-dienstverlenende stakeholders en andere vakgenoten binnen de keten. De functie valt hiërarchisch en functioneel onder de directeur van het IMG binnen de afdeling Bedrijfsvoering.

Resultaatgebieden

• Het uitwerken van wet- en regelgeving op gebied van documentatie, archief en digitale informatie/archiefbescheiden voor de situatie bij IMG;

• Het vaststellen van kaders en randvoorwaarden voor vastlegging van informatie;

• Het bepalen van wijze van vastlegging, bewaar- en vernietigingstermijnen, etc.;

• Het opstellen van criteria voor de wijze van archivering van data op de verschillende gegevensdragers (papier, digitaal);

• Het ontwikkelen van een visie op en werkwijze met nieuwe methoden voor vastlegging van data;

• Het leiden van de implementatie en begeleiden van de introductie van een nieuw archiveringssysteem (DMS);

• Het geven van voorlichting over- en het ondersteunen bij de inrichting van digitale archivering bijvoorbeeld over zaken als metadata, toepassing van normenkaders, bewaartermijnen en openbaarheidseisen. Zowel mondeling als digitaal (bijvoorbeeld via intranet);

• Het creëren van bewustwording binnen de organisatie over hoe om te gaan met digitale informatie/archiefbescheiden en het gebruik ervan;

• Het zelfstandig verwerken, ontsluiten en ordenen van informatie;

• Ontsluiten van werkwijze en besluiten van commissie op digitale wijze voor de interne organisatie, hierbij wordt verwacht dat er gebruikgemaakt gemaakt gaat worden van tools zoals Pleio of andere media;

• Het begeleiden van de administratieve/DIV-zaken bij de aanstaande parlementaire enquête;

• Het functioneel coördineren van operationele DIV-activiteiten bij tijdelijke pieken (bijvoorbeeld bij de aanstaande parlementaire enquête)

Functie eisen

• Ervaring in een soort gelijke functie (2 jaar)

• HBO: Informatiedienstverlening en Management of Documentair Informatiemanagement

• Basisadviesvaardigheden, o.a.: adviesrollen, fases adviesproces, intakegesprek, diagnose en onderzoek, goed kunnen rapporteren (mondeling en schriftelijk)

• We zijn op zoek naar iemand die een zelfstandig kan werken en daarbij ook het grotere geheel van de organisatie overziet en voor de benodigde afstemming zorgt bij het maken van keuzes.

Competenties

Klantgericht | Analytisch | Samenwerken | Omgevingsbewust | Accuraat | Resultaatgericht | Pragmatisch | Integer | Plannen en organiseren | Stressbestendig

Overige informatie

Locatie

Groningen

Start

09-11-2020, 36 uur per week

Einddatum

08-04-2021 met optie tot verlenging

Recruiter

Lorenzo Boyé

Alleen sollicitaties met motivatie op de hierboven genoemde functie eisen (hoeveel jaar ervaring en verwijzend naar de opdrachtgever) worden in behandeling genomen.

Attentie

Indien we verder gaan in de procedure wordt u gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentie checks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectie proces.