Senior Projectsecretaris

Beste Lezer,

Voor onze eindklant ICTU zoeken wij een Senior Projectsecretaris (24 u/pw).
Klant helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

Voor het PMO team zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris.
Het betreft niet een inhoudelijke invulling (zoals o.a. stakeholdersmanagement, stuurgroepen, inhoudelijk advies ed.) maar op het vlak van Bedrijfsvoering. De projectsecretaris ondersteunt en adviseert een project met name op het gebied van contracten/overeenkomsten, Inkoop en projectfinanciën. De secretaris zal meerdere projecten tegelijk ondersteunen.

Scope

• de projectsecretaris wordt functioneel aangestuurd door de projectleider

• de projectsecretaris is verantwoordelijk voor de PIOFACH taken binnen het project en project gerelateerde ondersteuning van de projectleider conform de ICTU brede kaders en richtlijnen. Hierin treedt de secretaris proactief op.

Verantwoordelijkheden

• de secretaris legt verantwoording af aan de projectleiders

• de secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken en uitvoeren van de planning & control cyclus conform de door ICTU gestelde kaders

• de secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken en (tijdig) genereren van specifieke informatievoorziening, dashboard, rapportages (financieel) aan de relatiemanagers/projectleiders (en desgevraagd opdrachtgever en directie) conform de door ICTU gestelde kaders

• de secretaris is verantwoordelijk voor het documenteren en archiveren van voor het project relevante documenten (in overleg met de projectleider)

• de secretaris is verantwoordelijk voor het bewaken van tijdige en kwalitatief hoogwaardige oplevering van bij het de directie Bedrijfsvoering ingekochte (project)specifieke diensten en heeft hierin een coördinerende en controlerende rol. Knelpunten in de levering van diensten worden gesignaleerd naar de betreffende afdeling.

• de secretaris fungeert als opdrachtgever naar de via de directie Bedrijfsvoering betrokken afdeling/medewerkers (inkoop, Juridische Zaken, ICT, HR, Financiën, Servicedesk)

• de secretaris is verantwoordelijk voor het (tijdig) signaleren van verbeterpunten, knelpunten, issues, wensen e.d. op gebied van PIOFACH en bredere (werk)procedures richting de directie Bedrijfsvoering.

Functie Informatie

We zoeken iemand die zijn/haar sporen heeft verdiend in de rol van projectsecretaris, op het vlak van bedrijfsvoering, en die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende multi-projectomgeving. Een secretaris die naast denkkracht ook van (operationeel) aanpakken weet. Belangrijk aspect is ruime ervaring in projectfinanciën/verplichtingenbeheer en contractbeheer.
Als secretaris zal je, zoals eerder aangegeven, meerdere projecten in je portefeuille hebben. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden, snel kunnen schakelen, flexibel en stressbestendig zijn, kunnen prioriteren, zijn dus belangrijke eigenschappen. Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen. Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen zal veel afstemming plaatsvinden in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten.

Competenties

• Klantgerichtheid

• Analyserend vermogen

• Cijfermatig inzicht

• Samenwerken

• Omgevingsbewust

• Plannen en organiseren

• Stressbestendig

• (uitermate) Flexibel

• Proactief

• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk

Kennis en ervaring

• HBO werk- en denkniveau

• PMO-Certificering (bijv. Prince2 / P3O / MSP)

• Ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur binnen een projectorganisatie

• Ervaring als (project)secretaris, bij voorkeur in een multi-projectomgeving, bij de overheid is een pre

• Ervaring specifiek op gebied van Project financiën: (complex) budgetbeheer / verplichtingenbeheer / monitoring budgetuitputting

• Ervaring specifiek op gebied van contractbeheer en contractueel vastleggen van wijzigingen

• Ervaring met inkooptrajecten (materieel en resources)

• Ervaring met MS Office, excel, PowerBI, Exact, Synergy en Sharepoint

Kennis en ervaring

Eisen

• Ten minste 3 jaar recente aantoonbare werkervaring in de rol van project/programma secretaris (of vergelijkbare rol) op het vlak van(uitvoering van) bedrijfsvoering(processen)

• Per direct beschikbaar

Wensen

• Relevante HBO opleiding 10%

• Opleiding op financieel/ bestuurskundig/ bedrijfskundig/ organisatiekundig gebied = 10 punten

• Opleiding op ander relevant gebied = 8 punten

• Opleiding op niet relevant gebied = 4 punten

• Recente aantoonbare ervaring met support van meerdere projecten tegelijk 15%

• > 5 jaar ervaring = 10 punten

• > 3 - 5 jaar ervaring = 8 punten

• 3 jaar ervaring = 6 punten

• Recente aantoonbare werkervaring op het vlak van contractbeheer en inkoop (in een uitvoerende rol) 25%

• > 5 jaar ervaring = 10 punten

• > 3 - 5 jaar ervaring = 8 punten

• 3 jaar ervaring = 6 punten

• Recente aantoonbare ervaring met beheer van complexe programma/project administratie / financieel (in een uitvoerende rol) 25%

• > 5 jaar ervaring = 10 punten

• > 3 - 5 jaar ervaring = 8 punten

• 3 jaar ervaring = 6 punten

• Recente, aantoonbare werkervaring binnen de (Rijks)overheid 5 %

• > 5 jaar ervaring = 10 punten

• > 3 - 5 jaar ervaring = 8 punten

• > 2 - 3 jaar ervaring = 6 punten

• > 1 - 2 jaar ervaring = 4 punten

• < 1 jaar ervaring = 2 punten

• Geen ervaring = 0 punten