Procesontwerper Informatisering en Automatisering

(Sluitingsdatum: 26-02-2021 om 09:00 uur) Je gaat deel uitmaken van het projectteam van een (al lopend) organisatie breed project, dat tot doel heeft de samenwerking te verbeteren door de implementatie van eenduidig beschreven processen. 

Bedrijfsomschrijving
Je krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven een terugkoppeling. Heb je geen terugkoppeling ontvangen? Laat het ons direct weten, dan is er écht iets misgegaan en zullen we er alles aan doen om dit te herstellen.

Functieomschrijving

Startdatum: 01-04-2021

Einddatum: 31-03-2022

Optie op verlenging: Ja

Aantal uur per week: 32-36

Sluitingsdatum: 26-02-2021 om 09:00 uur

Provincie Utrecht is op zoek naar een Procesontwerper.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega’s zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.

Het team Informatisering & Automatisering (I&A) van waaruit jij gaat opereren verzorgt zowel concern breed als organisatie specifiek de informatievoorziening en ICT-dienstverlening. Samen streven we ernaar om de medewerkers van de provincie Utrecht te voorzien van betrouwbare ICT diensten en oplossingen.

De provincie Utrecht kent een decentraal beleid, waarbij de domein zelf hun eigen specifieke informatievoorzieningen beheren en door ontwikkelen. I&A verzorgt alleen de generieke informatievoorzieningen en de specifieke informatievoorzieningen van het domein Bedrijfsvoering. Essentiele aspecten hierbij zijn:

• Business informatiemanagement

• Procesanalyse en -ontwerp

• Business – en informatie analyse

• Architectuur

• Informatiebeveiliging & privacy

• Informatiebeheer en archivering

• Portfolio-, programma en projectmanagement

• Functioneel- en applicatiebeheer

• ICT infrastructuur en werkplekbeheer

• Data- en gegevensmanagement

• Innovatiemanagement

Context

Informatie is op verschillende manieren essentieel voor ons werk. Denk aan het formuleren van beleid, het beheren van de projectadministratie of het verlenen van subsidies. We gebruiken informatie niet alleen om keuzes te maken, maar ook om elkaar te informeren over de voortgang, verantwoording af te leggen aan bestuur en politiek of om burgers op de hoogte te brengen over voorgenomen activiteiten. Voor het verzamelen, gebruiken, bewerken en archiveren van die informatie maken we gebruik van processen. Vaak doorlopen we via vaste stappen of procedures onze werkzaamheden, of het nu gaat om de business of de ondersteunende bedrijfsvoering. Veel van die processen worden ondersteund met ICT-middelen.

Er zijn diverse aanleidingen om onze processen beter te stroomlijnen. Dit vanwege nieuwe wet- en regelgeving, maatschappelijke opgaven en de behoefte om werkprocessen nog slimmer en efficiënter in te richten en daarmee het werkplezier te vergroten. De kernbegrippen bij al deze veranderingen zijn procesverbetering, re-design en digitalisering. Duidelijk is dat deze veranderingen impact hebben op de organisatie en haar medewerkers.

Wat ga je doen?

Je gaat deel uitmaken van het projectteam van een (al lopend) organisatie breed project, dat tot doel heeft de samenwerking te verbeteren door de implementatie van eenduidig beschreven processen. Als een van de procesontwerpers neem jij het initiatief om het verbeteren van werkprocessen aan te jagen en (energiek) te begeleiden.

Je bent bekend met de gangbare technieken en methoden op het gebied van proces re-design, hebt ervaring met het toepassen van Lean technieken voor het ontwerpen en verbeteren van processen. Ook heb je oog voor de rol van digitalisering hierbij. Je enthousiasmeert en begeleidt (project) teams bij het (her)ontwerpen van werkprocessen en het doorvoeren van de veranderingen in overleg met de proceseigenaar. Tijdens het ontwerpen van een proces houd je in je achterhoofd dat het proces bijdraagt aan de klanttevredenheid, medewerker tevredenheid en het organisatieresultaat. Disciplines waar je zoal mee samen gaat werken zijn: proceseigenaren, proces uitvoerders en I&A specialisten zoals informatiemanagers en -adviseurs.

Jouw werk bestaat voornamelijk uit de volgende werkzaamheden

• Inventariseren en analyseren (bestaande) werkprocessen en -procedures;

• Onderzoeken van toegevoegde waarde van wijzigingen in processen en procedures;

• Verbeteren van (bestaande) processen en procedures door het toepassen van Lean principes;

• Opstellen en vastleggen van (nieuwe) processen, rollen en taken met flows/schema’s;

• Enthousiasmeren van en overdragen van kennis en werkzaamheden naar de interne organisatie;

• Organiseren van (online) bijeenkomsten met proces uitvoerders waardoor medewerkers ervaren wat de meerwaarde is van procesgericht werken en van het toepassen van Lean technieken.

Extra informatie

• Minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week;

• De startdatum voor deze opdracht bij de provincie Utrecht is indicatief: 1 april 2021;

• Ja, 2 x voor de periode van maximaal 3 maanden.

Functie-eisen

• Afgeronde HBO- of WO-opleiding op het gebied van organisatie-, bedrijfs- of bestuurskunde of vergelijkbaar;

• In het bezit van (minimaal) een Lean Yellow Belt certificaat, bij voorkeur heb je een Lean Orange Belt of Lean Green Belt certificaat;

• Minimaal 4 jaar (bij voorkeur >6-7 jaar) werkervaring in een soortgelijke rol of opdracht bij een overheidsorganisatie in de afgelopen 8 jaar;

• Ervaring in het verbeteren van werkprocessen en procedures van beleid tot uitvoering;

• In staat kennis over procesverbetering over te brengen en interne medewerkers ‘op te leiden’ om procesverbeteringen uit te voeren;

• Aantoonbare kennis van Lean en andere proces verbetermethoden;

• Kennis van gegevens- en datamodellering;

• Kennis van en ervaring met het toepassen van analyse methoden (denk aan business analyse).