Management Assistent

Als Managementassistent ben je werkzaam vanuit het team Managementondersteuning van de sector Bedrijfsvoering. In deze functie verricht je (overwegend) zelfstandig de secretariële en administratief ondersteunende werkzaamheden voor drie teammanagers.

Je adviseert en ondersteunt de teammanagers bij de planning en uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, waaronder het bewaken van de voortgang van besluiten, afspraken, acties e.d. Je signaleert onregelmatigheden en vertragingen hierbij en stelt prioriteiten en zorgt dat de managers goed geïnformeerd blijven over relevante zaken en ontwikkelingen. In dit kader voer je overleg met collega's binnen de organisatie en derden.
Je bent sitebeheerder Sharepoint. Als sitebeheerder beheer je één of meerdere sites. Je begrijpt hoe SharePoint werkt en hoe de site is opgebouwd en ingericht, regelt rechten in en kan (eenvoudige) gebruikersvragen beantwoorden van de teamleden die op deze site(s) werken. Ook kan je meedenken over eventuele verbeteringen op de teamsite en dit soort verbeteringen initiëren.

Taken en verantwoordelijkheden van de functie

• Agendabeheer

• Informatievoorziening (schriftelijk en mondeling)

• Afhandeling mail

• Organiseren bijeenkomsten, boeken vergaderruimten etc.

• Ondersteuning inwerken nieuwe medewerkers

• Notuleren vergaderingen, ondersteuning bij opstellen nieuwsbrief

Functie-eisen

• Minimaal MBO denk- en werkniveau met afgerond diploma

• Kennis (gedegen opleiding) & ervaring (min 3 jaar)

• Ervaring met het werken in Sharepoint

• Zelfstandig kunnen werken

• Goede sociale vaardigheden

• Goede uitdrukkingsvaardigheden, zowel op schrift als mondeling

• Integer en ordelijk

Competenties

• flexibel

• snel schakelen

• communicatief sterk

• pro actief

Neem voor meer informatie contact op met Frank Claassen.