Directie secretaris

Opdrachtomschrijving

• Duur: z.s.m. voor een periode van 3 tot 6 maanden.

• Uren per week: 32 tot 40 uur per week

• Standplaats is Velserbroek.

Interim Bestuurs- en directiesecretaris

De kerntaak van de bestuurs- en directiesecretaris is het ondersteunen van het directieteam en in het bijzonder de algemeen directeur op zowel externe als interne strategische processen en bestuurlijk/organisatorische processen.

In deze functie

• Heb je overzicht over de gesprekken en bijeenkomsten op strategisch-bestuurlijk niveau van het directieteam en zorg je proactief voor een goede voorbereiding en logische agendering van besluitvorming.

• Bewaak je de governance van de organisatie, haar dochterondernemingen en deelnemingen en borg je de governance code.

• Houd je je bezig met de inhoudelijke voorbereiding van interne en externe bezoeken en overleggen van de directie.

• Borg je de kwaliteit van beleids-en besluitvorming door het directieteam én vertaal je dit naar de agenda van Raad van Commissarissen en aandeelhouder.

• Ben je verantwoordelijk voor verslaglegging en procesbewaking van de vergaderingen met raad van commissarissen en aandeelhouder.

Jouw werkdag

’s Ochtends fiets je naar je werk om met de algemeen directeur te overleggen. Samen kijken jullie vooruit en stemmen af waar onderwerpen en acties in- of extern belegd kunnen worden. Daarna zoek je een concentratieplek om de wekelijkse directievergadering voor te bereiden. Ondertussen zoeken collega’s contact met je om te sparren over een memo die ter besluitvorming aan het directieteam moet worden voorgelegd. Samen kijk je hoe het gevraagde besluit duidelijker geformuleerd kan worden en of voldoende scherp en afgestemd is welke collega’s na positieve besluitvorming hiermee aan de slag kunnen.

’s Middags na de lunch werk je de notulen van het overleg van de Raad van Commissarissen uit, geef je terugkoppeling aan betrokken medewerkers en zet je de acties uit. Je reflecteert met je teamgenoten op het strategieproces en sluit de werkdag af met een brainwave waar verschillende puzzelstukjes uit de diverse bestuurlijke overleggen in elkaar vallen. Morgen direct dit eureka moment delen met het directieteam, zodat we nog slagvaardiger aan onze missie kunnen werken!

Hoe ga je het verschil maken

Je overziet het speelveld waar de organisatie zich in beweegt, specifiek de driehoek organisatie-Raad van Commissarissen-Aandeelhouder. Je weet de juiste verbanden te leggen, focus aan te brengen, te prioriteren en te vertalen naar advies aan de directie. Niets ontgaat jou, je bent voor de bestuurder de persoon waar ze op kan bouwen en die haar ontzorgt. Je bereidt voor, bewaakt besluitvormingsprocessen en weet wie je hiervoor moet hebben.
Je bent positief ingesteld en weet te informeren, enthousiasmeren en te verbinden. Je maakt lastige vraagstukken bespreekbaar en bent een sparringpartner voor teamgenoten, directie en medewerkers.

Wat heb je nodig

Je hebt een afgeronde WO-opleiding, bij voorkeur bestuurlijk juridisch;
Je bent omgevingsbewust, politiek-bestuurlijk sensitief en weet wat er binnen de organisatie speelt;
Je beschikt over strategisch inzicht en een proactieve instelling;
Je bent een zelfstarter, verbinder, een integere, accurate en overtuigende teamspeler, die met respect voor ieders verantwoordelijkheid processen effectief kan organiseren en over kan adviseren;
Je bent daadkrachtig en communicatief vaardig en in staat om in woord en geschrift helder en scherp te schakelen tussen interne en externe belangen en daarover op strategisch niveau te communiceren;
Je bent een constructief kritische sparringpartner;
Je bent goed in het analyseren van complexe situaties met soms tegenstrijdige belangen.

Neem voor meer informatie contact op met Frank Claassen.