10 handvatten voor een effectieve zzp-offerte
Heb je de pee in als je nul op rekest krijgt na het uitbrengen van een uitgebreide offerte? En vind je het lastig om vast te stellen of het aan jouw aanpak of aan de aanvrager ligt? Dan ben je niet de enige. Het is voor veel zzp'ers een herkenbare en structurele worsteling. Wat doe ik fout en waar kan het beter? We reiken je 10 handvatten aan om je scoringskans te vergroten.
Hoe zorg je ervoor dat een potentiële opdrachtgever jouw offerte eruit pikt? Schrijf een aanbod waaruit blijkt dat je goed begrepen hebt wát de opdrachtgever van de in te huren zzp'er verwacht en dat jij over de juiste kennis, vaardigheden en energie beschikt om die verwachtingen te overtreffen. Laat weten wat je werkwijze is en bied een marktconforme prijs aan. Maak er een herkenbaar document van, zonder spelfouten, en bied een opening voor een volgende stap. Wees vooral niet te bescheiden.
Tenzij je voor een beperkt aantal vaste klanten werkt en niet op nieuwe werkrelaties zit te wachten, zijn sales en acquisitie belangrijke elementen in je ondernemerschap. Met het uitbrengen van een offerte rond je je verkoopverhaal af. Het loont dus de moeite om stil te staan bij de vraag of de offertes die je uitbrengt recht doen aan je kwaliteiten. Vertel je het juiste verhaal op de juiste manier? Heb je een checklist en een efficiënt model klaar liggen, zodat je het wiel niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden en zeker weet dat je niets over het hoofd ziet?
Het opstellen van een offerte kost tijd en je ziet je inspanning bij voorkeur beloond door het gunnen van de opdracht. Echte kansen wil je niet missen, maar je wilt ook geen tijd verspillen aan kansloze trajecten. De onderstaande handvatten dragen bij aan de juiste balans.
1. Wees kritisch en selectief
Offreren kost tijd. Stem met de opdrachtgever af of een prijsindicatie volstaat, of dat er behoefte is aan een uitgewerkte offerte. Probeer vooraf in te schatten hoe serieus de aanvraag is, wat voor details de aanvrager wenst en wat je kansen zijn. Pas daar de tijd die je erin investeert op aan.
2. Maak het jezelf gemakkelijk
Maak een checklist en een standaardstramien voor je uit te brengen offertes. Op internet vind je modellen die je kunt downloaden. Gebruik de vorm en huisstijl van je facturen. Geef je document een herkenbare naam die op jou en de aanvraag is terug te voeren.
3. Weet wat ervan je gevraagd wordt
Zorg dat je precies weet welke diensten/werkzaamheden er van jou gevraagd worden en binnen welke termijn die geleverd/uitgevoerd moeten worden. Als je daar bij voorbaat geen tijd voor hebt, heeft offreren geen zin.
4. Bouw je offerte logisch op
Kies bij een uitgebreide offerte voor een combinatie van een korte aanbiedingsmail en een offerte in pdf-vorm. Verwerk in de offerte een aantal vaste elementen en zet die in een logische volgorde:
-
jouw bedrijfsgegevens en de gegevens van de aanvrager;
-
offertedatum en –offertenummer, indien van toepassing;
-
referentie;
-
relevante inleiding en een samenvatting van de te leveren diensten en/of uit te voeren werkzaamheden;
-
jouw propositie en werkwijze;
-
tarief/prijs, eventueel uit te splitsen naar werkzaamheden en af te ronden met een totaalprijs;
-
geldigheidstermijn;
-
verwijzing/link naar algemene voorwaarden;
-
dank voor de aanvraag en een opening naar een eigen contactinitiatief en/of een telefonische toelichting.
5. Verzeker je van optimale informatie
Vorm je een scherp beeld van de aanvrager en van de uit te besteden opdracht. Schroom niet om extra informatie in te winnen en een indicatie te vragen van het beschikbare budget. Is dat bij voorbaat te laag voor jouw tariefniveau? Bespaar je dan de moeite.
6. Speel in op de vraag en bied oplossingen
Heb je voor 100% helder wat er van je verwacht wordt? Geef dan in je propositie kort en krachtig aan waarom jij de aangewezen freelancer bent om de werkzaamheden volgens de gestelde kwaliteitsnormen en binnen de planning uit te voeren. Haak in op vragen/criteria van de aanvrager. Laat weten wat jouw specifieke aanpak is, deel ervaringsfeiten, geef aan dat je eventuele referenties kunt verstrekken. Heb je ideeën over een eventueel efficiëntere aanpak? Deel die dan.
7. Creëer een gevoel van urgentie
Vraag wanneer je een terugkoppeling mag verwachten, zodat je er met jouw planning rekening mee kunt houden. Je bent beschikbaar, maar ook jouw tijd is schaars!
8. Hanteer concrete, realistische prijzen
Je tarieven zijn maatgevend en het bepalen van de hoogte daarvan is al een stevige uitdaging. Gelukkig zijn er aanknopingspunten. Bij de kans op een omvangrijke opdracht of continuïteit, is er niets op tegen om je tarief enigszins op de aanvraag af te stemmen. Wees in ieder geval helder over uren, tarieven, bijkomende (onvoorziene) kosten en btw.
9. Wees niet te gretig maar ook zeker niet onverschillig
Je wilt de klus graag uitvoeren maar niet 'tegen elke prijs' en met respect voor jouw mogelijkheden en voorwaarden. Straal dat uit met je offerte. Geef aan dat je geïnteresseerd bent en dat de werkzaamheden en het bedrijf je aanspreken, maar toon je niet te gretig. Dat kan je later, bij eventuele prijsonderhandelingen, parten spelen. Geef niet bij voorbaat aan dat je het ook 'voor minder' wilt doen.
10. Check je offerte op reken-, taal- en spelfouten
Besef dat je offerte laat zien wie jij bent en waar je voor staat als professional. Met een verkeerde berekening en/of taal- en spelblunders zeg je: ik neem het niet zo nauw. De kans dat een potentiële opdrachtgever daar op afknapt, is groot. Erg zonde van de tijd en moeite die je als zzp'er in je offerte hebt geïnvesteerd!
Kun je iets met deze tips? Laat het weten en deel je ervaringen. Dan gaan wij in de tussentijd op zoek naar de meest gemaakte fouten in het zzp-offertetraject.