Over deze tools wil je als slimme freelancer absoluut beschikken
In de afgelopen blogs hebben we regelmatig verschillende handige, digitale tools benoemd die door freelancers gebruikt worden. In dit blog zetten we graag 5 thema's met bijbehorende tools voor je op een rijtje. Ze maken je werkdag niet alleen leuker, maar helpen je bovendien om slimmer en nóg professioneler voor de dag te komen. Wil je ook een voorsprong op je conculega's? Lees dan snel verder.
Thema 1: online boekhouden
Er zijn veel verschillende boekhoudpakketten voor je bedrijfsadministratie, zoals e-boekhouden, MoneyMonk, Visma of een van de anderen. Voor de meeste zzp'ers zijn oplossingen als Exact, Twinfield of AFAS te kostbaar en bovendien te uitgebreid voor hetgeen wat nodig is. Een eenvoudig, maar doeltreffend boekhoudpakket is onmisbaar wanneer je als serieuze freelancer aan de slag wilt.
-
Bespaart je tijd, omdat je snel offertes en facturen uit kunt brengen.
-
Verhoogt je professionele uitstraling, documenten zijn in te richten in je eigen huisstijl.
-
Zorgt voor overzicht, omdat je alle cijfers op één plek verzameld hebt.
-
Vermindert fouten, omdat je niet meer via handmatige Excelspreadsheets werkt.
-
Helpt bij het correct verwerken en indienen van je btw-aangifte, maar ook bij je debiteuren- en crediteurenbeheer.
Thema 2: slimme marketingtools
Je wilt uiteraard op structurele basis in contact blijven met je prospects en klanten, steeds vanuit de juiste invalshoek. E-mailmarketing en berichten posten op de sociale media zijn, naast persoonlijk en telefonisch contact, beproefde methoden om je huidige klanten aan je te binden. Of juist je bedrijf te laten groeien doordat je er nieuwe klanten mee aantrekt. Je gebruikt er bijvoorbeeld tools als Mailchimp (e-mailmarketing) en Hootsuite (social media beheer) voor. Deze tools zijn een waardevolle aanvulling op persoonlijk en telefonisch contact.
-
Snel en eenvoudig professionele nieuwsbrieven maken voor je doelgroep
-
Resultaten meten: wie opent er? Wie schrijft er uit? Welk onderwerp scoort?
-
Bouw je 'merk' als zzp'er verder uit, pas je eigen huisstijl toe.
-
Onderhoud contact met je (potentiële) klanten zodat je product of dienst top of mind blijft.
-
Kies voor de gratis versie of breid je opties uit met betaalde varianten.
-
Beheer met minimale inspanning al je social media kanalen.
-
Zet vooraf berichten klaar, zodat je zichtbaar bent wanneer jij wilt.
-
Volg in één oogopslag de reacties online en reageer pijlsnel op comments en likes.
-
Kies voor de gratis versie, of breidt uit en beheer meerdere kanalen.
Thema 3: productiviteitstools
Als zzp'er werk je veelal op uur basis met je klanten samen. Tijd is geld: je wilt het liefst zoveel mogelijk declarabele uren maken. En dan bij voorkeur ook nog op een zo efficiënt mogelijke manier. Dat bereik je onder meer door productiviteitstools zoals Dragon als bekende spraaksoftware-oplossing en Microsoft Office 365 als productiviteitstool in te zetten.
-
Spraaksoftware zorgt voor razendsnel tekstverwerken.
-
Ideaal voor copywriters, vertalers en anderen die veel met tekst bezig zijn.
-
Het voorkomt RSI-klachten door het verminderen van repeterende bewegingen
-
Log op elk apparaat, op elke locatie in.
-
Werk snel en efficiënt samen via Teams.
-
Maak een team met de juiste leden aan, ieder met eigen autorisatie.
-
Chat, sla documenten op, werk realtime samen en vergader online.
-
Creëer ook als freelancer, teamgevoel, door het werken vanuit een digitale plek.
-
Gevoelige data, ook die van klanten, is beschermd: Office 365 is uitgerust met geavanceerde veiligheidsmaatregelen.
-
Werk je met meerdere collega's in je team? Office 365 is schaalbaar en daarmee heel flexibel.
Thema 4: veilig gegevens opslaan
Werk je via een server (met of zonder back-up) of slim vanuit de cloud? Kun je op elk device bij ál je bestanden? Of alleen vanuit je kantoor via je vaste pc? Microsoft biedt met OneDrive een veilige cloud omgeving.
En hoe ga je om met je wachtwoordbeheer: staan ze op een velletje gekrabbeld, in je telefoon of ergens in je laptop? En hoe veilig is dat? Naast het belang van veiligheid is er weinig zo vervelend als steeds opnieuw wachtwoorden intikken. Kies daarom voor een tool die je helpt om wachtwoorden veilig en op één plaats op te slaan.
-
Gemak: met één dagelijkse inlog bij al je programma's.
-
Veilige opslag van ál je wachtwoorden.
-
Bespaar tijd door slim inloggen.
-
Je blijft innoveren door automatisch gegenereerde wachtwoorden die nóg veiliger zijn dan zelf bedachte wachtwoorden te gebruiken.
-
Veilige opslag.
-
Werken vanaf elke device, op elke plek.
-
Door slimme synchronisatie i.c.m. externe harde schijf, áltijd een back-up.
-
Vaak mogelijk om realtime samen te werken, zie ook thema productiviteit.
Thema 5: urenregistratie
Succesvolle ondernemers doen de juiste taak op het juiste moment. Goed inzicht in je uren kan daarbij helpen. Hoeveel uur werk je nu écht per week? En hoeveel uren daarvan zijn nu echt facturabel? Timechimp, Timetell en Atimo zijn voorbeelden van tijdsregistratiesystemen. Maar er zijn er nog veel meer verkrijgbaar in de markt.
-
Registreer je tijd met slimme software.
-
Krijg inzicht in hoe je je uren besteed.
-
Urenverantwoording richting de Belastingdienst geregeld.
-
Koppeling met je online boekhoudpakket: factureer direct je uren.
-
Maak eenvoudig taken (per klant) aan: reizen, declarabel, niet-declarabel etc.
Gebruik slimme tools voor meer succes
We realiseren ons dat bovenstaande thema's slechts enkele voorbeelden van slimme tools zijn. We hebben de, in onze ogen, meest bruikbare thema's met bijpassende tools gekozen. Onthoud dat je een voorsprong op het gebied van professionaliteit, kwaliteit en snelheid ten opzichte van je collega-freelancers hebt, als je de juiste tools op het juiste moment inzet. Het gaat je, ook op de lange termijn, helpen om je onderneming stabiel te maken, te houden óf, als je dat wilt, verder te laten groeien. We wensen je veel succes, mooie opdrachten én langdurige samenwerkingen toe!