Assistent Projectleider Organisatie

In 2020 heeft de organisatie een nieuw systeem aangeschaft voor de heffing en inning van de waterschapsbelasting. Door verschillende oorzaken zijn zowel in de heffing als de inning achterstanden ontstaan. De organisatie wil in 2024 de achterstanden in het opleggen en innen van de heffingen inlopen. Om dit te kunnen inlopen zijn tijdige, volledige en adequate data, alsmede een goed functionerend belastingsysteem essentiële randvoorwaarden. Hierbij is nauwe samenwerking en continue afstemming vereist tussen operatie en IT qua planning, (testen van) functionaliteit releases, data(verbetering), kwaliteitsborgring etc. 

Voor de begeleiding van de uitrol is het programma “Belasting- en invorderingsketen” geïnitieerd. Het programma richt zich primair op het zorgdragen voor een goed functionerend belastingsysteem, het beschikken over tijdige, volledige en juiste data, alsmede goede ketensamenwerking, heldere processen, actuele inzichten in status en voortgang, tijdige mitigatie van risico’s en tijdige oplossing van issues. Dit alles gemanaged middels een professionele programma governance.

Doel van het programma is te zorgen dat er aan de randvoorwaarden voor business doelstelling van de productieplanning en financiële KPI’s (heffen en ontvangsten) wordt voldaan. Tot de scope behoort in ieder geval:

• Uitvoeren van keten overstijgend programmamanagement;

• Zorgdragen voor een voldoende functionerend belastingsysteem, inclusief sturing en planning op recente en correctie informatie;

• Procesptimalisatie op verschillende vlakken van bijvoorbeeld roadmap bepaling & planning, kwaliteitsborging, werkvoorraad planning, en informatiedeling. Daarnaast verbetering van de samenwerking en optimalisatie van manier van werken binnen de gehele keten;

• Ondersteuning bieden aan Belasting oplegging & Inning keten in regievoering op aanvullende werkzaamheden, veroorzaakt door niet functioneren belastingsysteem.

• Het aansturen van de run activiteiten (lijnverantwoordelijkheid) met als doel het daadwerkelijk heffen en innen, behoort expliciet niet tot de scope van het programma. Om de doelstellingen te behalen is een actieverbeterplan met uitgewerkte verbeterinitiatieven opgesteld. 

Het deel project Organisatie is verantwoordelijk om de verbeterinitiatieven zoals beschreven in het actieverbeterplan op te leveren, afhankelijkheid van kritieke resources in beeld brengen, samenwerking business & IT te verbeteren, advies geven rondom mogelijk toekomstig sturingsmodel en direct op te pakken prioriteiten te adresseren. De (deel) projectleider Organisatie vervult momenteel naast deze rol een aanvullende ad interim rol. Om te borgen dat de Classificatie: Intern project doelstellingen alsnog tijdig gehaald kunnen worden, heeft de deelprojectleider Organisatie support nodig. De project support rol wordt geacht zowel zelfstandig de verbeter initiatieven op te kunnen starten als uit te kunnen voeren. De project support werkt in nauwe samenwerking met de projectleider Organisatie, en begrijpt het belang van het vertalen en borgen van functionele eisen met de scrum teams.

Je komt te werken binnen het Expertise Team met 9 andere collega’s. De expertises binnen het team zijn: procesmanagement, financiën, agile werken (IT), business analyse, Workforce Management (WFM), accountmanagement Zakelijk en projectmanagement. Je rapporteert aan de teamleider Expertise team. KS&B bestaat (naast het Expertise team) uit de teams:

• Meldkamer: voor alle technische vragen en storingen;

• Klantenservice: voor alle overige vragen;

• Factureren & betalen: factureren en innen van facturatie;

• Heffen & betalen: heffen en innen van waterschapsbelasting.

Vereisten

• Aantoonbare ervaring met het opstellen van user stories / requirements en het opzetten & uitvoeren van Gebruikers Acceptatie Testen (GAT) en de daarbij horende rollen

• Directe beschikbaarheid na gunning van de opdracht

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

• Afgeronde opleiding in de richting van bedrijfskunde of strategisch management

• Aantoonbare ervaring met verandermanagement

• Aantoonbare ervaring en bekend met de software Azure Devops en Jira

• Aantoonbare ervaring met Stakeholdermanagement

Wensen

• Ervaring in begeleiden (en vertalen) van de functionele eisen met een scrumteam in de rol van zowel scrummaster, PO of projectmanager.

• Ervaring met project management op het snijvlak van business en IT met als doel het verbeteren van software systemen dmw requirements

• Ervaring met werken in zowel private als (semi) overheidsinstellingen

• Ervaring met business analyse en proces modelering