Directie Secretaris

Binnen de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen (UHT) is de afdeling Directieadvies en Ondersteuning (DAO) verantwoordelijk voor het ondersteunen en adviseren van de directie en de verschillende clusters bij de uitvoering van de herstelopgave rondom de toeslagenaffaire. UHT is opgericht om het geschonden vertrouwen van burgers te herstellen, financiële compensatie te verzorgen en waar nodig brede ondersteuning te bieden aan gedupeerden en betrokkenen. De organisatie werkt hierbij nauw samen met ketenpartners en opereert in een sterk politiek-bestuurlijke context.

Vanwege de complexiteit en omvang van de hersteloperatie is binnen DAO behoefte aan uitbreiding van het team met meerdere directiesecretarissen. Deze directiesecretaris vervult een sleutelrol binnen het cluster en fungeert als “trusted advisor” voor de clusterdirecteur en het Cluster Management Team (MT). De directiesecretaris ondersteunt en adviseert gevraagd en ongevraagd en draagt bij aan zorgvuldige, tijdige en goed vastgelegde besluitvorming.

Doel van de functie

De directiesecretaris draagt bij aan een ordentelijk, transparant en efficiënt besluitvormingsproces binnen het cluster en zorgt voor verbinding tussen directie, MT, interne organisatie en externe stakeholders op strategisch niveau.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

1. Ondersteuning en voorbereiding van het Cluster MT

• Voorbereiden van MT-agenda’s inclusief correct geformuleerde aanbiedingsformulieren;

• Bewaken van afstemming tussen betrokkenen bij stukken voor het Cluster MT;

• Toetsen van en bijdragen aan het verzendproces van nota’s en rapportages richting DT, DG Toeslagen en de staatssecretaris;

• Opstellen van verslagen en highlights van MT-vergaderingen;

• Deelnemen aan overleggen binnen het cluster;

• Zorgen voor terugkoppeling en implementatie van MT-besluiten binnen de organisatie.

2. Advisering van de directie (primair de clusterdirecteur)

• Signaleren en delen van relevante politieke, bestuurlijke en interne informatie;

• Fungeren als sparringpartner en spiegel voor de directeur op besluitvorming en vergaderprocessen;

• Adviseren en voorbereiden van strategische sessies, heidagen en MT-overleggen;

• Doen van verbetervoorstellen voor efficiënter vergaderen en besluitvorming.

3. Relatiebeheer en organisatie

• Organiseren van kwartaalbijeenkomsten met clusterdirecteur, afdelingsmanagers, teamleiders en externe stakeholders tot op staatssecretarisniveau;

• Onderhouden van contacten met interne stakeholders op verschillende locaties;

• Beheren en borgen van het clusterarchief.

Context van de opdracht

UHT voert een omvangrijke hersteloperatie uit voor miljoenen toeslaggerechtigde huishoudens. De organisatie bevindt zich in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin zorgvuldigheid, transparantie en verantwoording essentieel zijn. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan een verantwoorde afronding van de hersteloperatie. De directiesecretaris levert hierin een cruciale bijdrage aan kwaliteit van besluitvorming en bestuurlijke ondersteuning.

Beschikbaarheid

Fysieke aanwezigheid is gewenst op maandagen en verder in afstemming met de clusterdirecteur.

Eisen

• Nederlandstalige kandidaten (native niveau);

• Geen inzet van ZZP’ers toegestaan;

• HBO werk- en denkniveau, aantoonbaar via diploma of minimaal 5 jaar relevante werkervaring;

• Minimaal 5 jaar werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke organisatie in het publieke domein;

• Aantoonbare kennis van bestuurlijke besluitvorming;

• Ervaring met de Wet Open Overheid (WOO), inclusief beoordeling, coördinatie en uitvoering.

Wensen

• Ervaring met zelfstandig werken én samenwerken in teamverband;

• Ervaring met burgergericht denken en handelen;

• Ervaring met structuur aanbrengen, overzicht bewaren en accuraat werken;

• Ervaring als betrouwbare adviseur richting directie;

• Ervaring met crisisorganisaties of crisisbeheersing.

Competenties

• Accuratesse en zorgvuldig werken

• Organisatiesensitiviteit

• Sterke mondelinge communicatievaardigheden

• Flexibiliteit in een dynamische omgeving