Secretaris / beleidsmedewerker

BlueTrail is op zoek naar een Adjunct-secretaris voor 32 uur per week.

In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen.

Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.

Taken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen van het College van Bestuur, in goede afstemming met de managementassistenten, de bestuurssecretaris en de aandragers van agendapunten.

• Communiceren van besluiten aan betrokkenen en de organisatie.

• Uitzetten, bewaken en uitvoeren van actiepunten.

• Mede voorbereiden van de Planning- & Controlgesprekken met de verschillende eenheden van ArtEZ (in afstemming met de bestuurssecretaris, concern controller en de afdeling Control & Advies) en het verzorgen van de verslaglegging hiervan.

• In voorkomende gevallen ondersteunen van andere vergaderingen en overleggen op instellingsniveau.

• In samenwerking met collega’s van het bestuursbureau of andere afdelingen inhoudelijk en procesmatig voorbereiden en opstellen van bestuursbesluiten op verschillende terreinen.

• Op eigen initiatief of op verzoek voorstellen doen voor het vormgeven en verbeteren van besluitvormings- en organisatorische processen, inclusief archivering van besluiten en documenten.

• Het toevoegen van een juridische blik op verschillende terreinen, waarbij waar nodig gespecialiseerd extern juridisch advies wordt ingewonnen.

Eisen bij de opdracht:

• Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C2 conform het Europees referentiekader van het CEFR.

• Je beheerst de Engelse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C1 conform het Europees referentiekader van het CEFR.

Wensen bij de opdracht:

• Je hebt HBO+ werk- en denkniveau

• Je hebt een juridische opleiding.

• Je hebt enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs.

Competenties:

• Zorgvuldig en werkt met oog voor detail

• Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie

• Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden;

• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht;

• Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt.