Programmaconsultant / PMO

• Uren per week (min-max): 32 - 40

• Startdatum: ZSM

• Einddatum/duur opdracht: initieel 6 Maanden (projectscope 12-18 maanden)

• Kans op verlenging: ja

• Locatie: Utrecht

• Hoe vaak minimaal op locatie en welke kantoordagen: minimaal 2-3 dagen in de week op kantoor.

• Nederlandstalig noodzakelijk: ja

• Engelstalig noodzakelijk: ja

• ZZP/Freelance: mogelijk

Gezocht profiel

Wij zoeken een proactieve PMO-professional die zich moeiteloos beweegt tussen operationele details en programmaniveau. De kandidaat brengt structuur, heeft een sterk organisatorisch vermogen, is financieel onderlegd, communiceert gemakkelijk met uiteenlopende stakeholders en beschikt over een pragmatische Agile mindset. De professional weet teams te faciliteren zonder de verantwoordelijkheid over te nemen en draagt actief bij aan een cultuur van eigenaarschap, transparantie en continue verbetering.

Opdracht Programmaconsultant / PMO

1. Reden voor de opdracht

Binnen het Programma Archief & Outputmanagement is sprake van een tijdelijke piekbelasting als gevolg van parallel lopende implementaties, migratievoorbereidingen (o.a. VINO), programma-overstijgende afhankelijkheden en een toenemende behoefte aan sturing op voortgang, capaciteit en financiële beheersing. Om de programmadoelstellingen tijdig en gecontroleerd te realiseren is behoefte aan een zelfstandige Programmaconsultant / PMO die zorgt voor structuur, transparantie en voorspelbaarheid binnen het programma. De professional ondersteunt de programmamanager, projectmanagers en projectteams bij de organisatie en beheersing van werkzaamheden, bewaakt de financiële voortgang van het programma en faciliteert een effectieve Agile samenwerking tussen betrokken teams.

De rol richt zich nadrukkelijk op het creëren van overzicht, het bewaken van voortgang, risico's, afhankelijkheden en budgetten, het ondersteunen van besluitvorming en het faciliteren van een continue verbetercultuur. De Programmaconsultant neemt geen formele verantwoordelijkheden over van project- of programmamanagement, maar draagt actief bij aan een professionele en resultaatgerichte uitvoering van het programma. De professional voert de opdracht uit als zelfstandig ondernemer en bepaalt zelfstandig hoe de werkzaamheden worden ingericht en uitgevoerd binnen de afgesproken kaders, resultaten en mijlpalen. Er is geen sprake van hiërarchische of dagelijkse aansturing.

2. Vereiste expertise

De opdracht vereist een professional met minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in:

Programma- en projectbeheersing

· PMO-werkzaamheden binnen complexe IT-, verander- of digitaliseringstrajecten.

· Opzetten en onderhouden van programma- en projectstructuren, planningen, afhankelijkheden en voortgangsrapportages.

· Identificeren, monitoren en escaleren van risico's, issues en besluitpunten.

Financiële beheersing

· Ondersteunen van budgetbewaking, forecastprocessen, kostenrapportages en financiële administratie van projecten en programma's.

· Bijhouden van verplichtingen, factuurstromen, budgetverbruik en financiële voortgang.

· Voorbereiden van periodieke financiële rapportages voor programmamanagement en stakeholders.

Agile werken en teamfacilitatie

· Ervaring met Agile/Scrum-werkwijzen binnen multidisciplinaire teams.

· Faciliteren van retrospectives, planningssessies, reviews, stand-ups en andere teamworkshops.

· Bevorderen van transparantie, samenwerking en continue verbetering binnen teams.

· Signaleren van knelpunten in samenwerking en bijdragen aan oplossingsrichtingen.

Tooling en werkstroommanagement

· Inrichten en beheren van Azure DevOps Boards.

· Opzetten en bewaken van planborden, actielijsten, roadmaps en deliverable-overzichten.

· Ondersteunen van rapportages en stuurinformatie op basis van actuele data.

Stakeholder- en managementondersteuning

· Vertalen van complexe informatie naar heldere, compacte en besluitvormingsgerichte overzichten.

· Werken in een omgeving met meerdere leveranciers, business stakeholders en IT-teams.

3. Doelen en resultaten (aantoonbaar op te leveren)

Aan het einde van de opdracht zijn minimaal de volgende resultaten gerealiseerd:

Programma- en projectbeheersing

· Een werkende en breed geaccepteerde programmastructuur met heldere planning, deliverable-overzichten, afhankelijkheden en voortgangsmonitoring.

· Een actueel overzicht van acties, besluiten, risico's, issues en mijlpalen binnen het programma.

· Een geborgd overzicht van wie, wat, wanneer oplevert inclusief periodieke voortgangsbewaking.

Financiële beheersing

· Een actueel en controleerbaar financieel overzicht van budgetten, verplichtingen, uitgaven en forecasts binnen het programma.

· Periodieke financiële rapportages die programmamanagement ondersteunen bij sturing en besluitvorming.

· Borging van financiële administratie en overdraagbare werkwijzen binnen het programma.

Agile ondersteuning en teamontwikkeling

· Gefaciliteerde Agile ceremonies, waaronder retrospectives, sprintreviews en planningssessies.

· Concrete verbeteracties uit retrospectives die zichtbaar zijn opgevolgd en gemonitord.

· Verbeterde transparantie en voorspelbaarheid van de werkzaamheden binnen de betrokken teams.

Implementatie- en migratieondersteuning

· Een gestandaardiseerd implementatieplan voor businessimplementaties binnen het domein Outputmanagement.

· Een uitgewerkte werkstructuur voor VINO inclusief planning, afhankelijkheden en voortgangsbewaking.

· Een gestandaardiseerde migratieaanpak en draaiboek conform de Richtlijnen Dataconversie, inclusief besluitvorming, controles en kwaliteitsborging.

Overdracht

· Volledige documentatie van werkwijzen, rapportagestructuren en beheersprocessen.

· Een gestructureerde overdracht aan programmamanager, projectmanagers en teams zodat de ingerichte werkwijze duurzaam kan worden voortgezet.