Medewerker Griffie

Over de opdracht

Voor de Gemeente Den Helder zijn wij op zoek naar een ervaren Medewerker Griffie die de griffier en raadsadviseurs ondersteunt bij de administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden rondom de gemeenteraad.

In deze functie bevind je je midden in het lokale bestuurlijke proces. Je draagt eraan bij dat vergaderingen, raadsactiviteiten, informatiestromen en bestuurlijke stukken correct en tijdig worden voorbereid en afgehandeld.

De opdracht vraagt om een professional die zelfstandig kan werken, bestuurlijke sensitiviteit combineert met nauwkeurigheid en ervoor zorgt dat afspraken, acties en documenten goed worden georganiseerd en bewaakt.

Gezien de beperkte omvang van 8 uur per week is deze opdracht bij uitstek interessant voor een ervaren griffiemedewerker die deze inzet kan combineren met andere werkzaamheden of opdrachten.

De functie

Als Medewerker Griffie ondersteun je de griffier en raadsadviseurs bij het goed functioneren van de gemeenteraad en de daarbij behorende bestuurlijke processen.

Je zorgt ervoor dat de administratieve en organisatorische randvoorwaarden rondom vergaderingen en andere activiteiten van de gemeenteraad op orde zijn. Daarbij werk je binnen bestaande procedures en werkwijzen, maar wordt tegelijkertijd van je verwacht dat je zelfstandig werkzaamheden oppakt, prioriteiten bewaakt en signaleert wanneer actie noodzakelijk is.

Je werkzaamheden worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Wat ga je doen?

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• ondersteunen van de griffier en raadsadviseurs bij administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden;

• voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en andere activiteiten van de gemeenteraad;

• verzamelen, controleren en beschikbaar stellen van vergaderstukken en relevante bestuurlijke informatie;

• bewaken van afspraken, deadlines, acties en verzoeken;

• toezien op een tijdige administratieve afhandeling van acties die voortkomen uit raads- en overlegprocessen;

• verzorgen van correcte documentatie en archivering;

• ondersteunen bij de praktische organisatie en facilitering van raadsactiviteiten;

• ondersteunen van informatie- en documentatiestromen rondom bestuurlijke besluitvorming;

• verstrekken van informatie over de werkzaamheden en dienstverlening van de griffie;

• ondersteunen van raadsleden en andere betrokkenen bij praktische en administratieve vragen;

• signaleren van ontbrekende informatie, stukken of acties en hier proactief op handelen;

• bijdragen aan een ordelijk, zorgvuldig en efficiënt verloop van de bestuurlijke processen.

Jouw rol binnen de griffie

De griffie vervult een belangrijke onafhankelijke ondersteunende rol voor de gemeenteraad. Als Medewerker Griffie ben je daarom niet alleen administratief ondersteunend, maar draag je ook bij aan de kwaliteit en continuïteit van het lokale democratische besluitvormingsproces.

Dat vraagt om een professional die begrijpt dat bestuurlijke stukken, termijnen en afspraken zorgvuldig moeten worden behandeld. Je kunt goed omgaan met verschillende belangen en contacten en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming met de griffier of raadsadviseurs noodzakelijk is.

Je bent servicegericht richting de gemeenteraad, maar houdt tegelijkertijd overzicht over procedures, afspraken en deadlines.

Wat breng je mee?

Voor deze opdracht zoeken wij een ervaren en nauwkeurige professional die bekend is met het werken binnen een gemeentelijke griffie.

Minimale eisen

Om voor deze opdracht in aanmerking te komen, voldoe je minimaal aan de volgende voorwaarden:

Werkervaring

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Medewerker Griffie bij een gemeente.

• Deze ervaring moet duidelijk uit het cv blijken.

Opleiding

• Je beschikt minimaal over een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4.

• De opleiding moet duidelijk in het cv zijn opgenomen.

Kandidaten die niet aan deze minimumeisen voldoen, komen niet voor verdere beoordeling in aanmerking.

Gewenst profiel

Naast de formele eisen zoeken we iemand die zich herkent in het volgende profiel:

Je werkt secuur en accuraat en bent gewend om met bestuurlijk relevante informatie en documenten om te gaan. Je kunt zelfstandig werkzaamheden organiseren en hebt oog voor deadlines en onderlinge afhankelijkheden.

Je communiceert gemakkelijk met collega’s, raadsleden en andere betrokkenen en bent servicegericht zonder het proces en de noodzakelijke zorgvuldigheid uit het oog te verliezen.

Belangrijke competenties zijn:

• nauwkeurigheid;

• accuratesse;

• zelfstandigheid;

• organisatorisch vermogen;

• verantwoordelijkheidsgevoel;

• klant- en servicegerichtheid;

• bestuurlijke sensitiviteit;

• goede mondelinge en schriftelijke communicatie;

• voortgangs- en termijnbewaking;

• proactief signaleren;

• samenwerken binnen een griffieteam.

Gunningscriteria

Na toetsing aan de minimumeisen worden geschikte kandidaten beoordeeld op prijs, kwaliteit en het interview.

1. Prijs – 20%

Het aangeboden uurtarief telt voor 20% mee in de totale beoordeling.

De aangegeven tariefrange voor deze opdracht bedraagt € 55 tot € 78 per uur.

2. Aanvullende werkervaring – 30%

De kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als Medewerker Griffie bij een gemeente.

Weging: 30%

Zorg ervoor dat de duur, gemeente, functie en relevante werkzaamheden duidelijk uit het cv blijken.

3. Opleidingsniveau – 15%

De kandidaat beschikt over een afgeronde hbo-bacheloropleiding.

Weging: 15%

De afgeronde opleiding dient duidelijk in het cv te worden vermeld.

4. Beschikbaarheid – 10%

De kandidaat is uiterlijk per 12 oktober 2026 beschikbaar voor de volledige gevraagde inzet van 8 uur per week.

Weging: 10%

5. Reistijd – 5%

De kandidaat woont op maximaal 45 minuten reistijd per auto vanaf het stadhuis van Den Helder.

Weging: 5%

6. Interview – 20%

Na de eerste selectieronde worden met een aantal kandidaten interviews gehouden.

Tijdens het gesprek wordt specifiek gekeken naar:

• de persoonlijke en professionele klik;

• ervaring met en aansluiting bij het griffieteam;

• relevante inhoudelijke kennis;

• relevante praktijkervaring;

• de competenties secuur en accuraat werken.

Weging: 20%

De datum en het tijdstip van het interview worden in overleg met de geselecteerde kandidaat vastgesteld.

Selectie in één oogopslag

De totale beoordeling bestaat uit:

Onderdeel

Weging

Prijs

20%

Minimaal 5 jaar ervaring als Medewerker Griffie

30%

Afgeronde hbo-bachelor

15%

Beschikbaar uiterlijk 12 oktober 2026

10%

Maximaal 45 minuten reistijd

5%

Interview

20%

Totaal

100%

De nadruk in de beoordeling ligt daarmee duidelijk op relevante gemeentelijke griffie-ervaring. Werkervaring en interview vertegenwoordigen gezamenlijk 50% van de beoordeling.

Planning aanbestedingsprocedure

Publicatie: 11 september 2026 om 09.00 uur
Vragen stellen tot: 16 september 2026 om 09.00 uur
Beantwoording vragen: 17 september 2026 om 17.00 uur
Offerte indienen tot: 21 september 2026 om 16.00 uur
Start beoordeling: 21 september 2026 om 16.00 uur
Verwachte gunning: 5 november 2026 om 17.00 uur
Beoogde start opdracht: 12 oktober 2026

Let op: de opgegeven verwachte gunningsdatum van 5 november 2026 ligt ná de beoogde startdatum van 12 oktober 2026. Dit lijkt een inconsistentie in de gepubliceerde planning en verdient verificatie bij de opdrachtgever.

Contractvoorwaarden

Op de opdracht zijn de door de Gemeente Den Helder beschikbaar gestelde voorwaarden van toepassing, waaronder:

• VNG Inkoopvoorwaarden 2024 inclusief addendum;

• Integriteitsverklaring;

• overige voorwaarden zoals opgenomen in de offerteaanvraag.

De opdracht staat volgens de aanbestedingsinformatie open voor invulling door een zelfstandige professional.

Voor wie is deze opdracht interessant?

Deze opdracht is met name interessant voor een ervaren griffiemedewerker die aantoonbare gemeentelijke ervaring heeft en op zoek is naar een relatief beperkte wekelijkse inzet.

Door de omvang van 8 uur per week en de mogelijkheid tot vier verlengingen van telkens zes maanden kan de opdracht interessant zijn voor professionals die langduriger aan een gemeentelijke organisatie verbonden willen blijven en de werkzaamheden combineren met andere opdrachten.

Een kandidaat met vijf jaar of meer gemeentelijke griffie-ervaring, een afgeronde hbo-bacheloropleiding, beschikbaarheid vanaf 12 oktober en een woonplaats binnen circa 45 minuten van Den Helder sluit het sterkst aan bij de gepubliceerde gunningscriteria.

Reageren

Herken jij jezelf in deze opdracht en beschik je over aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke griffie? Zorg dan voor een helder en concreet cv waarin met name de volgende onderdelen expliciet zijn opgenomen:

• aantal jaren ervaring als Medewerker Griffie;

• de gemeenten waar deze ervaring is opgedaan;

• periode per opdracht of dienstverband;

• relevante werkzaamheden en verantwoordelijkheden;

• afgeronde mbo- en/of hbo-opleiding;

• beschikbaarheid per 12 oktober 2026;

• woonplaats/reistijd richting Den Helder.

Deadline voor het indienen van de offerte: 21 september 2026 om 16.00 uur.