Technisch Projectmanager Informatiehuishouding

Werkzaamheden

• Als Recordsmanager DefDoc ondersteun je de implementatie van de DefDoc RMA-module binnen de afdeling Informatiebeheer en zorg je voor het beheer van het digitaal archief.

• Adviseren over functionele eisen en wensen aan de DefDoc RMA-module

• Uitwerken van functionele eisen en wensen in user-stories en ontwikkelitems met de Product Owner en het Ontwikkelteam DefDoc

• Testen van opgeleverde functionaliteit en met de Testcoördinator adviseren aan de Projectleider DefDoc-IB

• Inrichten van de RMA-module, zoals selectie- en besluitvormingsprocessen, autorisatiebeheer en metadatabeheer

• Inrichten van de DMS-kant van DefDoc in relatie tot de RMA-module en het digitaal archiefbeheer

• Toepassen van selectielijsten en inrichten van de overdracht tussen dynamisch en semistatisch informatiebeheer

• Opleiden van medewerkers in het gebruik van de RMA-module

• Trainen van medewerkers in bewustwording en toepassing van goede informatiebeheerprincipes

• Implementeren van beleid en richtlijnen voor het beheer van digitaal archief

• Coördineren van het beheer van de records management applicatie (RMA)

• Waarborgen van registratie, opslag, toegankelijkheid en verwijdering conform Archiefwet en AVG

• Voorbereiden van de overbrenging van het digitaal archief naar het Nationaal Archief

Context en doelstelling

• Werken binnen JIVC, afdeling Informatiebeheer, aan het op orde brengen van de informatiehuishouding van Defensie

• Bijdragen aan het programma Defensie Open op Orde (DOO), dat de regie voert over de veranderkalender en verbeterprojecten uitvoert

• Ondersteunen van de defensiebrede implementatie van DefDoc, het Document Management Systeem (DMS) en de Records Management Applicatie (RMA)

• DefDoc vervangt de huidige archiefoplossing Xpost en verbetert vindbaarheid en traceerbaarheid van informatie

• Standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze zijn belangrijke uitgangspunten

Eisen

• 3 jaar ervaring als Recordsmanager DefDoc of soortgelijke functie

Wensen

• Je hebt HBO-/WO-niveau, in informatiebeheer, archiefkunde, informatiemanagement of vergelijkbaar

• Ervaring met digitaal archiefbeheer / records management (minimaal 3 jaar)

• Ervaring met de implementatie van Records management applicaties of modules bij een grote overheidsinstelling

• Ervaring met de veranderkundige opgave rond de overgang van fysiek naar digitaal (semi)statisch archiefbeheer

• Kennis van en ervaring met wet- en regelgeving rondom informatiebeheer, zoals Archiefwet, AVG/GDPR en relevante normen (bijv. ISO 15489)

• Je hebt praktische ervaring met document- en recordsmanagementsystemen (bijvoorbeeld Filenet, SharePoint, Alfresco, OpenText)

Overig

• Starten tussen november - februari is mogelijk

• Hybride werken

• Mogelijkheid tot een langdurige opdracht van 1 t/m 4 jaar