Projectsecretaris

Aanvraag 20120668 Tijdelijke inhuur

Voor het Openbaar Ministerie zijn we op zoek naar een Projectsecretaris.

Beschrijving Opdrachtgever

Het Ministerie van Veiligheid en Justitie zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, ongeacht hun levensstijl of opvattingen. Veiligheid en Justitie werkt aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te geven en waar nodig in te grijpen in hun leven. Soms is dat een ingrijpende maatregel, soms worden nieuwe perspectieven geopend. Altijd zijn het ingrepen die alleen Veiligheid en Justitie kan en mag doen. Recht raakt mensen. Zie verder.
Beschrijving directie/afdeling De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de VenJ-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG-en en op verzoek van deze de VenJ-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. Strategisch leveranciers management is ingericht voor Microsoft (ook voor het Rijk) en Oracle en de directie heeft de bedrijfsjuridische functie voor VenJ in huis. Daarnaast formuleert DI&I VenJ-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen zowel voor IV als voor inkoop.

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel

De Informatiestrategie 2017-2022 van het Ministerie van Veiligheid en Justitie: leidraad voor de wijze waarop VenJ de komende jaren de informatievoorziening verder gaat versterken en vernieuwen. Met aandacht voor de risico’s van technologische ontwikkeling, bijvoorbeeld op het gebied van cybercrime. Maar vooral ook met oog voor kansen om slimmer te werken en mee te bewegen met maatschappelijke ontwikkelingen.
Waar het I-Plan 2014 - 2017 vooral gericht was op het op orde brengen van de basis en het definiëren en inrichten van de besturing hierop, wordt nu een volgende stap gezet. Het nog steviger neerzetten van ons informatiehuis - de basis op orde - blijft de ambitie en tegelijkertijd wordt sterk ingezet op kansen om te innoveren. Zodat VenJ-organisaties en de I-kolom met elkaar de opgaven waar de onderdelen
dagelijks voor staan maximaal met IV ondersteunen, optimaliseren en verbeteren.
Voor verschillende werkzaamheden binnen het Informatieplan VenJ is ondersteuning nodig (ondersteuning van de projectorganisatie door middel van diverse organisatorische en adviserende werkzaamheden)

Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden

• Als projectsecretaris ondersteun je de projectleiders en professionals binnen DI&I VenJ bij verschillende projecten.

• Je bent de bemensing van het Sourcing Loket en de hier bijbehorende taken en activiteiten voer je uit:

• Het op orde houden van een werkende digitale omgeving en plaatsen van nieuwe informatie;

• Het periodiek benaderen van de eigenaren van de informatie voor updates;

• Het communiceren over updates aan contactpersonen binnen VenJ;

• Het bieden van een centrale toegang (digitaal) waar sourcing vragen kunnen worden gesteld;

• Het geleiden van een sourcing vraag naar de juiste inhoudelijk specialisten en het bewaken van voortgang op de beantwoording;

• Het bieden van overzicht over de aard en soort vragen die worden gesteld.

• Je bent verantwoordelijk voor het conform afspraken uitvoeren van opdrachten.

• Je draagt bij aan het creëren van draagvlak bij en het verbinden van interne en externe partijen en fungeert hier als “de spin in het web”

• Je organiseert en coördineert overleggen, draagt zorg voor een adequate verslaglegging en ondersteunt bij het maken van de planning.

• Je controleert teksten op een goede redactionele kwaliteit.

• Je onderhoudt en maakt het projectarchief op orde.

• Je bent verantwoordelijk voor de uitvraag en compilatie van voortgangsrapportages.

Eens in de 2 weken is er een projectsecretarissen-overleg (met secretarissen van verschillende directies) dit wordt gebruikt als klankbordgroep/intervisiegroep. Van de secretaris wordt verwacht hierbij aan te sluiten zodat er ook gewerkt kan worden aan persoonlijke ontwikkeling.

Functie eisen (Knock-Out Criteria)

• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week voor de periode van een jaar met optie tot verlening.

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met projectmatig werken.

• Je hebt een IPMA PMO (of gelijksoortig) certificaat.

• Je hebt een Prince2 foundation certificaat

Functie wensen (Gunningscriteria)

• Je meerjarige relevante ervaring met projectmatig werken

• Je hebt meerjarige relevante ervaring met/in de I(CT)

• Je hebt meerjarige ervaring in een functie met kennis van en inzicht in politieke en bestuurlijke verhoudingen, van het beleid van het ministerie en van de diverse onderdelen.

• Je hebt meerjarige ervaring als (project)secretaris

• Je bent bekend met MS Office

• Je hebt ervaring met het inrichten en gebruik maken van MS Project

• Je hebt het certificaat Prince2

• Je hebt het IPMA PMO (of gelijksoortig) certificaat.

• Je hebt ervaring binnen overheidsorganisaties.

Competenties van de kandidaat

• Voortgangscontrole

• Zelfontwikkeling

• Klantgerichtheid

• Analyseren

• Samenwerken

• Omgevingsbewustzijn

Overige criteria

• Relevante opleiding of training

• Eerste indruk

• Past binnen team

• Presentatie/voorkomen

Interview criteria

• Beschikt over goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid;

• Bent in staat om met verschillende personen en in diverse teams samen te werken;

• Plannen en organiseren is toevertrouwd;

• Goede antenne voor ‘gevoeligheden’, zowel politiek-bestuurlijk als binnen de organisatie;

• Neemt initiatief;

• Goed vastleggen en verslagen maken en werkt gestructureerd;

• Heeft genoeg aan een half woord;

• Vindt het leuk om verder te ontwikkelen in een klein team met andere projectsecretarissen.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag

Locatie

Den Haag

Startdatum

zsm

Duur

12 maanden

Optie op verlenging

Ja

Inzet

36 uur per week

Tarief

marktconform

Sluitingsdatum

27-04-2017

Sluitingstijd

12:00 uur

Intakegesprek

Week 19

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?

• CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;

• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);

• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW);

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.

• Onvolledige aanbiedingen worden niet door ons in behandeling genomen.

• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.