Programmasecretaris

Voor een gemeente in Noord Holland zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris, die de programmamanager gaat ondersteunen bij uitvoering van een duurzaamheidsprogramma.

Taken

Opstellen en bewaken van financiële verplichtingen en overzichten
Ondersteunen van de project/programmamanager en de projectmedewerkers bij de uitvoering van hun werkzaamheden
Opstellen en afhandelen van contracten, nota’s en opdrachtbrieven
Opstellen, begeleiden en agenderen van stukken voor bestuurlijke besluitvorming
Zorgdragen voor en doen uitvoeren van de organisatorisch-logistieke aspecten van het  Project/programma, inclusief bijeenkomsten
Opstellen van agenda's voor en het maken van verslagen van teamvergaderingen, inclusief  de bijeenkomsten van het team met externe deskundigen
Onderhouden van contacten met de leden van de werkgroepen en de (eventuele)  klankbordgroepen en de contactpersonen van externe partijen
In kaart brengen van alle relevante argumenten en deze inzetten bij het inhoudelijk  voorbereiden van afgewogen keuzes en beslissingen
Objectief en rationeel terugblikken en evalueren van werkprocessen en naar aanleiding  daarvan voorstellen maken voor organisatorische verbeteringen binnen het projectteam

Vereisten

Afgeronde HBO opleiding
Recente ervaring als programmasecretaris en projectondersteuner waarbij directie, ambtelijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtnemer (programmamanager) en collega’s op diverse beleidsvelden worden ondersteund
Ervaring met directe ondersteuning en advisering van overheidsbestuurders
Ervaring met het opstellen, begeleiden en agenderen van bestuurlijke stukken, uitvoeringsprogramma’s en jaarrapportages
Ervaring met het opstellen en bewaken van financiële verplichtingen, planningen en overzichten op het gebied van duurzaamheid, circulaire economie en innovatie
Ervaring met het inzetten van communicatiemiddelen voor een overheidsorganisatie, inclusief de organisatie van evenementen
Ervaring bij een gemeente

Competenties

Excellente communicatieve vaardigheden
Goed kunnen inschatten welke werkzaamheden prioriteit hebben
Tijdig afstemmen met belanghebbenden
Omgevingsbewust
Maatschappelijke en politieke sensitiviteit
Veelzijdig, nauwkeurig, kan snel schakelen

Bij het ontvangen van uw motivatie en c.v. in word-format en in platte tekst (inclusief 2 referenties – zonder referenties wordt uw reactie voor deze aanvraag niet in behandeling genomen- ) gaan wij er vanuit dat uw aanbieding exclusief is.