Senior Adviseur/Teamleider FM

Opdrachtgever
Het batenlasten agentschap FMH is een professionele dienstverlener die in de regio Haaglanden 22.000 gefaciliteerde rijkswerkplekken levert, waardoor de klanten van FMH comfortabel kunnen werken. FMH is een jonge organisatie, opgericht in 2010 en in ruim zes jaar tijd uitgegroeid tot een organisatie met een omzet van 110 miljoen en ca. 460 fte. Voor de komende jaren ligt de focus van FMH op de volgende punten: - Voorbereid zijn op en uitvoeren van veranderingen verzorgingsgebied; - Vormgeven cq intensiveren samenwerking partnerschap; - Impactbepaling en implementeren veranderingen Bedrijfsvoering Rijk; - Realiseren doorontwikkeling FMH.

Binnen FMH bestaan de eenheden Regie, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling & Projectmanagement. De organisatie-eenheid Ontwikkeling en Projectmanagement (O&P) levert professionele adviseurs en projectleiders op het gebied van facilitair management, interne organisatieontwikkeling en huisvesting, waarmee de eenheid flexibel inspeelt op (toekomstige) vragen.

Afdeling en Team
Dienstverlening bestaat uit 7 Locatieteams (georganiseerd op de panden) en de afdelingen Personenvervoer, Veiligheid en Gebouw & Techniek (centraal georganiseerd). Aangestuurd door een Facilitair Manager (FM) en teamleiders wordt de dienstverlening per locatieteam verzorgd.

Het locatieteam is verantwoordelijk voor het integraal en klantgericht leveren van de producten en diensten uit de (Rijksbrede) PDC, zoals onder andere:
 Monitoren en waar nodig bijsturen van de kwaliteit van de dienstverlening. Operationeel klantcontact, operationele aansturing leveranciers, organiseren van evenementen en vergaderservice.
 Beschikbaar zijn als eerste aanspreekpunt voor gebruikers voor het verkrijgen van dienstverlening. Klantvragen innemen via webformulieren, e-mail, telefoon en aan de balie en het beantwoorden van inkomende telefoongesprekken.
 Gebouwgebonden onderhoud op basis van het Meerjaren Onderhoudsplan (MOP), verhelpen van storingen.
 Uitvoeren van postwerkzaamheden indien een postkamer op het pand aanwezig is, het uitvoeren van expeditietaken zoals ontvangen en distribueren van goederen, magazijnbeheer, activabeheer, kunst en dienstfietsen.
 Pandgebonden beveiliging- en veiligheidstaken zoals de organisatie van de bedrijfshulpverlening (BHV), calamiteitenbeheersing, zorg dragen voor veiligheid van personen en gebouwen en de continuïteit van de werkprocessen van het ministerie, volgens het voorgeschreven kader (BVA-beleid).
 Pandgerelateerde huisvestingstaken zoals kleine verhuizingen, meubilair, beheer op materiële vaste activa.

Functieomschrijving
Bij een van de locatieteams van FMH is momenteel behoefte aan iemand die de locatiemanager kan adviseren over het verbeteren van de vele processen die bij het locatieteam moeten worden uitgevoerd. Bij het locatieteam vinden veel veranderingen plaats, zowel wat betreft de personele bezetting van het locatieteam als ook bij de bewoners van de panden waarvoor het locatieteam haar diensten uitvoert.

De taak van de adviseur wordt

• de verschillende processen bij het locatieteam inzichtelijk maken en adviseren om deze zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Daarbij moet rekening worden gehouden met de invloed van de verschillende partijen en wet- en regelgeving en het feit dat het locatieteam haar aandacht moet besteden over verschillende panden/locaties in de regio en de diversiteit van de bewoners van deze panden.

• een verbetervoorstel op te stellen voor het opleveren van zowel managementinformatie als periodieke rapportages.

• zorgen voor de operationele taken waar een van de teams van het locatieteam voor staat, waaronder adviseren over de consequenties van deze veranderingen op het gebied van exploitatie, personele inzet en mogelijkheden van doorontwikkeling.

• leiding geven aan een relatief klein team (dwz de inhoudelijke en personele begeleiding van de medewerkers).

• afstemmen met facilitair manager en directe collega’s en elkaar vervangen als de situatie daarom vraagt.

Functie-eisen

Voor deze functie zijn de volgende eisen opgesteld

• HBO werk en denkniveau, bij voorkeur Facilitair Management.

• (Rijks)overheid ervaring in een gelijksoortige functie is een plus

• Aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van organiseren en adviseren van facilitaire dienstverlening.

• Aantoonbare ervaring met het aansturen van teams en het persoonlijke begeleiden van medewerkers op zowel de inhoud en op personele wijze

• Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).

• Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen van operationele teams op het gebied van lijn en stafrelaties..

• Hands on mentaliteit

• Aantoonbare organisatorische vaardigheden.