Projectmanager Opzet en Implementatie Kwaliteitszorgsysteem

De klant realiseert haar maatschappelijke opgaven via de inzet van diverse financiële en niet-financiële instrumenten. Subsidieverstrekking behoort tot de financiële instrumenten. Door het verstrekken van subsidie aan onze externe partners en andere initiatiefnemers ondersteunen we een breed scala aan uitvoeringsprojecten. Jaarlijks verlenen we ruim € 300 miljoen subsidie.

De afdeling Subsidieverlening zorgt voor de uitvoering van de subsidieverstrekking, voor bijna alle provinciale beleidsterreinen. De aanvragers komen uit alle hoeken: van gemeenten tot particulieren en van kenniscentra tot individuele bedrijven. Binnen de afdeling worden de binnenkomende subsidieaanvragen beoordeeld, de subsidies al dan niet verleend en de gesubsidieerde projecten tijdens de uitvoering gevolgd. Na afronding van het project wordt door de aanvragers voor een deel van de subsidies de eindafrekening opgesteld en ingediend (vaststelling).

De automatisering van het subsidieproces is gepland en wordt uitgevoerd door de eigen provinciale afdeling Informatisering en automatisering (I&A); de verschillende componenten worden volgens provinciaal IT-beleid op de markt ingekocht. Er is reeds een start gemaakt met het beschrijven van de deelprocessen, maar de sturing van alle werkzaamheden die noodzakelijk zijn om het totale proces tijdig te beschrijven en het kwaliteitssysteem te implementeren, ook in de automatisering, ontbreekt. Hiervoor wordt een projectmanager gezocht.

Het beschrijven van de deelprocessen wordt samen met de medewerkers opgepakt. De medewerkers (ca 60) werken in zelfsturende teams en zijn verantwoordelijk voor onderdelen van het subsidieproces.

In het najaar van 2017 komen de eerste onderdelen van de automatiseringstool gereed en wordt met de implementatie ervan gestart. De koppeling van subsidieproces en automatisering en de implementatie van nieuwe werkwijzen in een korte tijd, vormen een uitdaging en vragen om aansturing door een ervaren projectmanager.

Deze projectmanager spreekt zowel de taal van de automatiseringsdeskundigen als die van de gebruikers, de medewerkers van de subsidie-afdeling. Hij/zij kan inschatten op basis van de reeds aanwezige automatiseringsplannen welke onderdelen van het proces wanneer moeten worden aangepakt, kan overzien in welk tempo de beschrijving van werkwijzen moet gebeuren en beschikt over de overtuigingskracht om medewerkers mee te nemen in het aanleren van nieuwe werkwijzen, waarbij de voordelen van de nieuwe automatisering ten volle worden benut.

Taken en verantwoordelijkheden

Afstemmen werkzaamheden automatisering – subsidieverlening
Zorgdragen voor goede projectplanning en -organisatie
Bestaande subsidieproces uitlijnen (lean) en in deelprocessen uitschrijven, met de medewerkers
Adviseren van het management
Opstellen implementatiestrategie
Implementeren nieuwe werkwijzen in de afdeling
Conitue bewaking van het project en terugkoppeling aan het management
Actieve communicatie met relevante stakeholders

Borgen: inrichten van de beheerorganisatie

Externe is inzetbaar vanaf 11 september 2017 tot en met 31 december 2017 voor maximaal 32 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 4 maal een periode van 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Externe beschikt tenminste over een HBO werk- en denk niveau, opgedaan door een combinatie van een afgeronde HBO opleiding met minimaal 5 jaar recente relevante werkervaring of een afgeronde MBO opleiding met minimaal 10 jaar recente relevante werkervaring.

Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar. Benoem ook in welke rol en in een concrete beschrijving hoe de gevraagde werkervaring is opgedaan.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2007-2017) als projectmanager van multidisciplinaire projecten, waarvan ten minste 3 jaar bij een overheidsorganisatie.

Geef een concrete toelichting (beschrijving) waaruit blijkt dat u beschikt over minimaal 5 jaar ervaring, waarvan minimaal 3 jaar bij een overheidsorganisatie en dus aan deze eis voldoet. Graag specifiek de naam van de (overheids) organisaties en de gewerkte perioden vermelden.

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2012-2017) met het implementeren van kwaliteitszorgsystemen.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2012-2017) met het inrichten van subsidieprocessen binnen een overheidsorganisatie.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting minimaal 2 opdrachten/projecten waaruit blijkt dat u aan deze eis voldoet.

Gunningscriteria Kwaliteit

40 % Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2012-2017) met het opzetten van kwaliteitszorgsystemen en lean-inrichting van processen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.

30 % Externe beschikt aantoonbaar over een projectmanagement certificering (bijvoorbeeld Prince2).

30 % Externe beschikt aantoonbaar over een lean black belt certificering of een daarmee vergelijkbare opleiding/cursus.