Interim Manager/Kwartiermaker

Beste,

Voor onze klant zijn we per direct opzoek naar een geschikte kandidaat voor de onderstaande functie.

Gelieve bij interesse te reageren met een korte motivatie, recent CV, all-in uurtarief en eventuele vakantieplannen.

Functie

Interim manager/Kwartiermaker

Standplaats

Den Haag

Omvang

36 uur/week

Duur

6 maanden met optie op verlengen

Indicatie uurtarief

Marktconform

De Huurcommissie is een onpartijdige organisatie voor het voorkomen, helpen oplossen en formeel beslechten van geschillen tussen huurders en verhuurders.
Met het geven van goede voorlichting richt de Huurcommissie zich op het voorkómen van geschillen. Komen huurder en verhuurder er onderling zelf niet uit, dan biedt de Huurcommissie hulp met onpartijdige informatie. Mocht dat geen uitkomst bieden, dan kan de Huurcommissie door toetsing van het huurprijsgeschil aan de wet- en regelgeving een uitspraak doen die bindend is voor partijen.

De Huurcommissie bevindt zich in een omvangrijk verandertraject. De huidige geschilbeslechting voor huurders en verhuurders wordt omgevormd naar een dienstverlening met meerdere oplossingsvormen voor geschillen tussen partijen. Hiertoe is reorganisatie in verregaande voorbereiding die deze nieuwe dienstverlening faciliteert. Binnen de nieuwe organisatie ontstaat een afdeling Intake & Bemiddelen. Voor het verder voorbereiden en inrichten van deze afdeling is de Huurcommissie op zoek naar een kwartiermaker.

De opdracht(en) voor de kwartiermaker zijn

• Het dagelijks leiden (personeelsverantwoordelijk) en verder inrichten van het organisatieonderdeel Intake & Bemiddelen, mede op basis van het Organisatie&Formatierapport.

• Hiertoe voorstellen doen voor verdere optimalisatie en inrichting van het onderdeel. De voorstellen ook daadwerkelijk vormgeven en realiseren.

• Het definiëren van de werkwijzen van het organisatieonderdeel, zodat werkwijzen, werkprocedures, procesbeschrijvingen, gebruik van ICT-systemen, taakbeschrijvingen etc. helder zijn en direct toegepast kunnen worden door de medewerkers. Hierbij gebruik maken van alle (deel)producten en voorbereidingen die al getroffen zijn in het pilotproject ‘bemiddelen’.

• Het vormgeven en uitvoeren van pilots ‘brede intake’ om nieuwe werkwijzen zorgvuldig te kunnen introduceren.

• Het ontwikkelen van sturings- en kwaliteitsprincipes en kwaliteitsborging, het ontwikkelen en organiseren van het noodzakelijke opleidingsaanbod voor het organisatieonderdeel.

• Het, na het reorganisatiebesluit vanaf 1 januari 2018, verder implementeren en formaliseren van de dienstverlening zodat de nieuwe organisatie en dienstverlening eind 2018 stevig staat.

In aanvulling hierop

Wij zoeken iemand met zakelijke ervaring bij een frontoffice, klantendesk. Dat kan de leidinggevende van een afdeling burgerzaken bij een gemeente zijn, maar bijvoorbeeld ook een leidinggevende klantenservice/huurderscontacten bij een corporatie, of leidinggevende frontoffice bij een rechtsbijstandverzekeraar.

Kwartiermaker, bouwer, resultaatgericht
Zakelijk en professioneel, kan kwalitatief goede producten/diensten en vlotte afhandeling goed combineren.
Kan schakelen tussen nieuwe strategie en wat dagelijks op operationeel niveau daarvoor nodig is.
MT-lid.

Voor de ‘brede intake’ moet alles nog vanaf nul ontwikkeld worden.
Voor ‘bemiddelen’ is al veel ontwikkeld, en hier gaat het om het opschalen van een pilotproject naar reguliere werkzaamheden/dienstverlening.
In eerste instantie klein, gemotiveerd team. Team zal binnen een paar maanden groeien naar volwaardig organisatieonderdeel.
Stakeholders en bestuur hebben hoog ambitieniveau. Huurcommissie staat voor deskundig en degelijk. Dat moet blijven.

We zoeken kandidaten met relevante werkervaring, waarvan referenties opgegeven dienen te worden.

Context van de functie
De functie van manager komt voor bij twee primaire eenheden en een ondersteunende eenheid. Namelijk bij de eenheid Intake en Bemiddelen, de eenheid Onderzoek en Beslechten en de eenheid Bedrijfsvoering en Control.

Ieder geschil is uniek en vraagt om een unieke behandeling. Hoewel de context van de eenheden verschillend is vraagt De Huurcommissie van alle managers een zakelijke, kostenbewuste en doelmatige managementstijl. Deze aspecten krijgen nog meer dan voorheen de nadruk a.g.v. de verhuurderbijdrage. Hierdoor zal altijd afgewogen moeten worden in welke mate een keuze bijdraagt aan de doelmatigheid van dienstverlening van de Huurcommissie.

Eenheid Intake en Bemiddelen
Binnen de eenheid Intake en Bemiddelen vindt een zware, brede inhoudelijke intake plaats. Hierbij wordt in telefonisch overleg met de verzoeker inhoudelijk bepaald wat het verzoek behelst en welke oplossingsrichting het meest voor de hand ligt. Vaak blijkt dat een verzoek al kan worden afgedaan door goede informatie te verstrekken. De keuze of het verzoek in behandeling kan worden genomen en zo ja, welke behandeling het verzoek bij de Huurcommissie krijgt en welke “route” het verzoek zal volgen binnen de werkprocessen, vindt plaats tijdens de intake in overleg met de verzoeker.
Veel verzoeken kunnen worden afgedaan door te bemiddelen tussen partijen. Door nadere informatie te bieden die relevant is voor het gedane verzoek, kunnen huurder en verhuurder hun geschil zelf oplossen. De eenheid Intake en Bemiddelen faciliteert hierbij.
De omvang van de instroom van verzoeken voor de Huurcommissie is grotendeels onvoorspelbaar. Dit geldt zowel voor inhoud, aard en benodigde route binnen de organisatie als voor aantal en spreiding over het jaar. Daarom is er flexibiliteit nodig in de inzet van medewerkers. Door flexibel capaciteit in te kunnen zetten bij de afhandeling van de instroom, wordt de piek gedempt en verloopt het verdere proces zo soepel mogelijk.

De eenheid Intake en Bemiddelen levert drie verschillende producten op ten behoeve van huurder en verhuurder:
- Afwikkeling van brieven, klachten, Wob-verzoeken tickets van 1400 nummer algemene telefonie, etc. (alle niet-zaakgerelateerde post) met als doel dat de afzenders zo snel mogelijk worden geholpen.

• Een brede inhoudelijke intake van de ontvangen verzoeken, met als doel de verzoeker zo snel mogelijk duidelijkheid te geven over de (al dan niet) verdere behandeling van zijn verzoek.

• Bemiddelen tussen verzoeker en wederpartij, met als doel dat huurder en verhuurder zo snel mogelijk onderling tot een, door beide partijen gedragen, oplossing komen.

De eenheid heeft een initiële bezetting van 19 medewerkers Behandelen en Ontwikkelen (FGR) schaal 10.

Medewerkers van de Dienst van de Huurcommissie kunnen flexibel ingezet worden, en beseffen dat ze voor een overheidsorgaan werken en dat ze dus in woord en daad moeten voldoen aan de vereisten van behoorlijk bestuur, aan de uitgangspunten die de Ombudsman hanteert, aan alle integriteitvereisten en gedragsregels die voor een overheidsorgaan gelden.

Doel van de functie
De manager geeft integraal leiding aan de eenheid en is MT-lid. De manager levert een inhoudelijke bijdrage aan visievormingstrajecten en adviseert het bestuur van de huurcommissie.

De manager borgt dat de medewerkers hun rol zelfstandig en verantwoordelijk kunnen vervullen en past hier de stijl van leidinggeven op aan.

Werkzaamheden

De manager geeft integraal leiding aan de eenheid

• Is productverantwoordelijk voor de producten van de eenheid.

• Is verantwoordelijk voor de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening van de eenheid.

• Is integraal verantwoordelijk voor de resultaatafspraken van de eenheid welke in de jaarplancyclus worden gemaakt.

• Geeft leiding aan een groot team (in- en externe medewerkers) met een hoge mate van zelfstandigheid en stemt daarbij de leiderschapsstijl af op de behoefte van de medewerkers.

• Neemt beslissingen op personeelsgebied.

• Begeleidt de medewerkers bij verandering in werkgedrag en werkproces.

• Stimuleert hiertoe een omgeving waarin de focus ligt op continu verbeteren.

• Is verantwoordelijk voor het opbouwen, uitdragen en bewaken van de gewenste organisatiecultuur.

• Vervangt de collega-manager bij afwezigheid.

Kritieke situatie
De Huurcommissie staat permanent voor forse veranderingen omdat telkens moet worden ingespeeld op de actualiteit en de ontwikkelingen in de maatschappij. De ontwikkelingen in de internettechnologie brengen permanent nieuwe ontwikkelingen en nieuwe eisen waaraan voldaan moet worden. Om de respons op deze veranderingen daadwerkelijk door te voeren is aandacht en betrokkenheid van iedereen binnen de organisatie noodzakelijk. De manager fungeert hierin als verbindende schakel en drijvende kracht.

De manager levert een inhoudelijke bijdrage aan visievormingstrajecten en adviseert het bestuur van de huurcommissie over adequate en strategische reacties op de veranderingen zowel wat betreft goede dienstverlening aan huurder en verhuurder als aan andere belanghebbenden. Input vanuit een relevant netwerk van belanghebbenden, andere uitvoeringsorganisaties en andere betrokkenen is daarbij relevant.
Heeft een visie op het proces van de eenheid en organiseert vanuit de uitvoeringspraktijk een adequate advisering over beleidsontwikkeling en – uitvoering.
Hierbij houdt de manager rekening met (bestuurlijke en maatschappelijke) meerjarige ontwikkelingen en vertaalt deze in een voor de Huurcommissie passende visie.
Draagt als MT-lid bij aan het beleid en beheer van de Huurcommissie.
Is verantwoordelijk voor de evaluatie van het gevoerde beleid en bijstelling van beleidsdoelstellingen en instructies.

Kritieke situatie
Stilstand is achteruitgang. De inhoudelijke bijdragen aan de visievormingstrajecten zijn dan ook van cruciaal belang om in een tijd waarin ontwikkelingen en nieuwe inzichten aan de orde van de dag zijn invulling te kunnen blijven geven aan de visie en missie van de Huurcommissie.

Speelruimte

Legt verantwoording af aan het bestuur van de huurcommissie over de kwaliteit van de inhoudelijke bijdrage aan de visievormingstrajecten en de integrale aansturing van de eenheid.
De kaders worden gevormd door wetgeving, de mandaatregeling en de vastgestelde visie en missie van de organisatie. Bij nieuwe wetgeving wordt een serieuze uitvoeringstoets uitgevoerd.
De manager beslist zelfstandig op het gebied van de integrale aansturing van de eenheid de inhoudelijke bijdrage aan visievormingstrajecten en advies aan het bestuur.

Kennis en inzicht

De manager

• beschikt over een Academisch werk- en denkniveau;

• heeft aantoonbare kennis en ervaring op het gebied van management en organisatieontwikkeling (managen van verandertrajecten/ begeleiden en inzetten van organisatieverandering).

• Heeft kennis van het domein van een ZBO en een agentschap of is bereid/in staat zich deze kennis snel eigen te maken

• Heeft affiniteit en ervaring met het aansturen van professionals.

• Is vaardig in het creëren van draagvlak en begrip voor standpunten, beleid en ontwikkelingen die van belang zijn voor de dienstverlening van de eenheid.

• Ervaring met netwerken ten behoeve van onder andere de visievormingstrajecten.

Met vriendelijke groet,

YouzQ