Office Manager

Bedrijfsomschrijving

Matchd bemiddelt professionals voor tijdelijke en vaste vacatures. Wij werken samen met Freelancers maar ook met kandidaten die open staan voor een tijdelijk loondienstverband op basis van gewerkte uren via onze payroll organisatie.

U krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de hierboven vermelde sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven u een terugkoppeling. Mocht u binnen 3 werkdagen niets horen bel ons dan even, dan is er mogelijk iets fout gegaan. Als wij uw CV selecteren vragen wij altijd om meer informatie, vaak ook om referenties. Zorg ervoor dat u altijd 1 of 2 referenties gereed hebt.

Reacties ontvangen wij graag voorzien van een CV in word-formaat en een korte motivatie. Als u geselecteerd wordt vragen wij u altijd om een aanvullende, zeer specifieke, motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Startdatum

22-01-2018

Einddatum

31-12-2018

Optie op verlenging

Ja

Aantal uur per week

40

Sluitingsdatum

01-12-2017 om 10:00 uur

De Officemanager draagt bij aan een effectieve en efficiënte organisatie van het Programma en project en voert zelfstandig werkzaamheden uit zoals notuleren, archiveren, verzorgen van rapportages, agenderen en regelen van ict-middelen voor medewerkers, kantoorbenodigdheden,reizen, vergaderlocaties enzv.

De projectondersteuner is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op het projectoffice, waaronder periodieke (financiële) rapportages en fungeert hierbij als spil van het programma en project.

Je bent de schakel tussen de stakeholders en de lijnorganisatie. Je bent een sparringpartner voor de Programma en de projectleider. Vragen vanuit de organisatie weet je zelfstandig te beantwoorden of naar de juiste partij door te spelen. Voor het organiseren van grote bijeenkomsten draai jij je hand niet om en je beweegt je makkelijk in een politiek gevoelige organisatie. Je assisteert de Programmamanager en de projectleider bij het structureren van het project en zorgt dat de processen goed op de rit staan. Je zorgt voor een goede archivering t.b.v. het project op de P-Schijf. Je weet de strategische uitgangspunten te vertalen naar concrete acties en jaagt die na. Je bent sterk in een pragmatische proactieve ondersteunende rol en bent in staat om daarbinnen het sterk procedurele aspect een plaats te geven. Je brengt stabiliteit, balans en nuchterheid binnen het team. Je werkt vanuit het overzicht over het grote geheel en kunt samenhang tussen de projecten bewaken.

Je hebt communicatie hoog in het vaandel staan en je reageert altijd snel en efficiënt. Je legt makkelijk contact met collega's en externen en bent goed in het onderhouden van deze contacten. Je onderhoudt de project- en programmapagina's op intranet en Agora. Je bent in staat om personen aan te spreken op het halen van deadlines.

Functie-eisen

• In de afgelopen 5 jaar minimaal 4 jaar ervaring als office manager

  • Certificaat Prince2 Foundation.

  • Kennis en ervaring met projectmatig werken met de methodiek Prince2.

  • Recente (in de afgelopen 2 jaar) en aantoonbare ervaring met het bouwen en beheren van pagina's op websites voor Intranet en Agora op basis van Hippo en Share-Point.

  • In de afgelopen 2 jaar ervaring met notuleren.

  • Minimaal 4 jaar werkervaring als Senior Officemanager in de publieke sector

  • Kennis van het systeem Automatische Nummerplaat Herkenning (ANPR).

  • In de afgelopen 3 jaar ervaring met C2000.