Programmasecretaris

Aanvraag 20121657 Tijdelijke inhuur

Voor het Ministerie van Veiligheid en Justitie zijn wij op zoek naar een Programmasecretaris.

De Opdrachtgever

Het programma DeltafleX zet zich in voor;

• Organisatieontwikkeling: de VenJ-onderdelen (door personele samenwerking) hun operationele slagkracht, continuïteit en flexibiliteit in de dynamische samenleving kunnen garanderen.

• Personeelsontwikkeling: VenJ-medewerkers, door actuele kennis en brede werkervaring op meer functies en in meer organisaties inzetbaar zijn en aansluiting hebben op de interne en externe arbeidsmarkt.

• Gedeelde infrastructuur: de VenJ-uitvoeringsorganisaties beschikken over een gezamenlijke opleidings- en werkfaciliteiten, goede verbindingen tussen aansluitende functie- en werkgebieden en een werkende organisatorische infrastructuur (bijv. een matchingsnetwerk, een verbindings-, ondersteunings- en eventueel beheersorganisatie).

Deelnemende Organisaties

COA, IND, DJI, OM, RvdK, CJIB, JUSTID, JUSTIS, Reclassering Nederland, Slachtofferhulp Nederland, Raad voor de Rechtspraak en DT&V. De hoofdtaak van het programma is het samenbrengen van de deelnemers rondom een bepaald onderwerp, het faciliteren en het stimuleren van de samenwerking, het inhoudelijk meedenken en het wegnemen van barrières. Voorbeelden van onderwerpen zijn: de uitwisseling van juristen, de omgang met piekbelasting, omscholing van administratief personeel en de werving van ICT-personeel.

Functiebenaming

Functiebenaming conform functiegebouw Rijk: (Senior) Adviseur.

Werkzaamheden

• Ondersteunen van de programmadirecteur en het programmateam.

• Bevorderen van de samenwerking tussen mensen en organisaties.

• Een eerste aanspreekpunt zijn voor de deelnemende organisaties.

• Bijdragen aan het opstellen van het programmaplan, de planning en de voortgangsbewaking.

• Coördineren, voorbereiden en verslagleggen van diverse overleggen met de opdrachtgever en vergaderingen van projectteam, stuurgroep e.d.

• Bijdragen aan het opstellen van beslisdocumenten door het doen van tekstvoorstellen.

• Bewaken van de dagelijkse voortgang a.d.h.v. de opgestelde planning, actielijsten en het aanspreken van de verantwoordelijke en/of het signaleren bij de programmadirecteur.

• Voeren van financieel beheer van het programma o.m. door het opvragen en (mede) beoordelen van offertes, het plaatsen van bestellingen, het verwerken van facturen en het bewaken van de uitputting van budgetten.

• Het mede organiseren en coördineren van bijzondere bijeenkomsten.

• Afstemmen met en aansturen van secretariaat.

• Werken met Digjust bij besluiten en archivering.

Functie eisen (knock-out criteria)

• Je bent beschikbaar voor minimaal 20 uur per week voor de periode tot 1 januari 2019.

• Je hebt ten minste een afgeronde opleiding HBO.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als project-/programmasecretaris in projecten/programma’s.

• Je bent uiterlijk per 1 januari 2018 beschikbaar.

Functie wensen (gunningscriteria)

• Je hebt meer dan 3 jaar relevante ervaring met politieke en bestuurlijke verhoudingen.

• Je hebt gewerkt met Excel, word en outlook.

• Je hebt gewerkt als project- of programmasecretaris.

• Je bent bekend met Digijust.

• Je beschikt over het certificaat Prince 2 foundation of een aantoonbaar succesvol afgeronde andere project/programma-opleiding.

• Je hebt ervaring binnen ministerie van Justitie en Veiligheid.

Competenties

• Je bent in staat nieuwe informatie snel eigen te maken.

• Je hebt een proactieve houding.

• Je laat zien dat je de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.

• Je kan je goed uitdrukken en bent sociaal vaardig.

• Je past binnen het team: bent flexibel, gestructureerd en stressbestendig.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag

Locatie

Den Haag

Startdatum

uiterlijk 01-01-2018

Duur

24 maanden

Optie op verlenging

NNB

Inzet

20 uur per week

Tarief

marktconform

Sluitingsdatum

07-12-2017

Sluitingstijd

12:00

Intakegesprek

Week 50

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?

• CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;

• Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;

• Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);

• Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.

• Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.

• Onvolledige aanbiedingen worden niet door ons in behandeling genomen.

• Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.