Programmasecretaris

Bedrijfsomschrijving

Matchd bemiddelt professionals voor tijdelijke en vaste vacatures. Wij werken samen met Freelancers maar ook met kandidaten die open staan voor een tijdelijk loondienstverband op basis van gewerkte uren via onze payroll organisatie.

U krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de hierboven vermelde sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven u een terugkoppeling. Mocht u binnen 3 werkdagen niets horen bel ons dan even, dan is er mogelijk iets fout gegaan. Als wij uw CV selecteren vragen wij altijd om meer informatie, vaak ook om referenties. Zorg ervoor dat u altijd 1 of 2 referenties gereed hebt.

Reacties ontvangen wij graag voorzien van een CV in word-formaat en een korte motivatie. Als u geselecteerd wordt vragen wij u altijd om een aanvullende, zeer specifieke, motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Functieomschrijving

Startdatum

01-01-2018

Einddatum

31-12-2020

Optie op verlenging

Ja

Aantal uur per week

20

Sluitingsdatum

8-12-2017 om 12:00 uur

De hoofdtaak van het programma is het samenbrengen van de deelnemers rondom een bepaald onderwerp, het faciliteren en het stimuleren van de samenwerking, het inhoudelijk meedenken en het wegnemen van barrières. Voorbeelden van onderwerpen zijn: de uitwisseling van juristen, de omgang met piekbelasting, omscholing van administratief personeel en de werving van ICT-personeel.

• Ondersteunen van de programmadirecteur en het programmateam.

  • Bevorderen van de samenwerking tussen mensen en organisaties.

  • Een eerste aanspreekpunt zijn voor de deelnemende organisaties.

  • Bijdragen aan het opstellen van het programmaplan, de planning en de voortgangsbewaking.

  • Coördineren, voorbereiden en verslagleggen van diverse overleggen met de opdrachtgever en vergaderingen van projectteam, stuurgroep e.d.

  • Bijdragen aan het opstellen van beslisdocumenten door het doen van tekstvoorstellen. 

  • Bewaken van de dagelijkse voortgang a.d.h.v. de opgestelde planning, actielijsten en het aanspreken van de verantwoordelijke en/of het signaleren bij de programmadirecteur.

  • Voeren van financieel beheer van het programma o.m. door het opvragen en (mede) beoordelen van offertes, het plaatsen van bestellingen, het verwerken van facturen en het bewaken van de uitputting van budgetten.

  • Het mede organiseren en coördineren van bijzondere bijeenkomsten.

  • Afstemmen met en aansturen van secretariaat.

  • Werken met Digjust bij besluiten en archivering.

Functie-eisen

• Ten minste een afgeronde opleiding HBO

  • Minimaal 3 jaar ervaring als project-/programmasecretaris in projecten/programma’s.

  • 7 of meer jaren ervaring met politieke en bestuurlijke verhoudingen.

  • 7 of meer jaren ervaring met Excel, word en outlook.

  • 7 of meer jaren ervaring als project- of programmasecretaris.

  • Bekend met Digijust

  • Certificaat Prince 2 foundation of een aantoonbaar succesvol afgeronde andere project/programma-opleiding.

  • 3 of meer opdrachten binnen het ministerie van Justitie en Veiligheid.