Programmasecretaris

Plaats tewerkstelling

Den Haag

Uiterlijke startdatum

z.s.m. uiterlijk 01-01-2018

Verwachte duur inhuur: Voor de duur van het programma indicatie 24 maanden (hieraan kunnen geen rechten worden ontleend)

Aantal uren per week: Gemiddeld 20 uur per week

Beschrijving directie/afdeling

Het programma DeltafleX zet zich in voor

• Organisatieontwikkeling: de VenJ-onderdelen (door personele samenwerking) hun operationele slagkracht, continuïteit en flexibiliteit in de dynamische samenleving kunnen garanderen.

• Personeelsontwikkeling: VenJ-medewerkers, door actuele kennis en brede werkervaring op meer functies en in meer organisaties inzetbaar zijn en aansluiting hebben op de interne en externe arbeidsmarkt.

• Gedeelde infrastructuur: de VenJ-uitvoeringsorganisaties beschikken over een gezamenlijke opleidings- en werkfaciliteiten, goede verbindingen tussen aansluitende functie- en werkgebieden en een werkende organisatorische infrastructuur (bijv. een matchingsnetwerk, een verbindings-, ondersteunings- en eventueel beheersorganisatie).

De deelnemende organisaties zijn: COA, IND, DJI, OM, RvdK, CJIB, JUSTID, JUSTIS, Reclassering Nederland, Slachtofferhulp Nederland, Raad voor de Rechtspraak en DT&V.
De hoofdtaak van het programma is het samenbrengen van de deelnemers rondom een bepaald onderwerp, het faciliteren en het stimuleren van de samenwerking, het inhoudelijk meedenken en het wegnemen van barrières. Voorbeelden van onderwerpen zijn: de uitwisseling van juristen, de omgang met piekbelasting, omscholing van administratief personeel en de werving van ICT-personeel.

Beschrijving omschrijving dienst, aanleiding en doel
Programma DeltafleX zoekt een vervangende programmasecretaris.
Functiebenaming en beschrijving werkzaamheden
functiebenaming conform functiegebouw Rijk: (senior) adviseur

• Ondersteunen van de programmadirecteur en het programmateam.

• Bevorderen van de samenwerking tussen mensen en organisaties.

• Een eerste aanspreekpunt zijn voor de deelnemende organisaties.

• Bijdragen aan het opstellen van het programmaplan, de planning en de voortgangsbewaking.

• Coördineren, voorbereiden en verslagleggen van diverse overleggen met de opdrachtgever en vergaderingen van projectteam, stuurgroep e.d.

• Bijdragen aan het opstellen van beslisdocumenten door het doen van tekstvoorstellen.

• Bewaken van de dagelijkse voortgang a.d.h.v. de opgestelde planning, actielijsten en het aanspreken van de verantwoordelijke en/of het signaleren bij de programmadirecteur.

• Voeren van financieel beheer van het programma o.m. door het opvragen en (mede) beoordelen van offertes, het plaatsen van bestellingen, het verwerken van facturen en het bewaken van de uitputting van budgetten.

• Het mede organiseren en coördineren van bijzondere bijeenkomsten.

• Afstemmen met en aansturen van secretariaat.

• Werken met Digjust bij besluiten en archivering.

1. Kandidaat is in staat nieuwe informatie snel eigen te maken.

2. Kandidaat heeft een proactieve houding.

3. Kandidaat laat zien dat hij de diverse belangen in een complex veld kan overzien en ondanks de tegenstellingen in die belangen kan acteren.

4. Kandidaat kan zich goed uitdrukken en is sociaal vaardig.

5. De kandidaat past binnen het team: flexibel, gestructureerd en stressbestendig.

Contactpersoon voor deze aanvraag is Thirza Loois.