Informatiespecialist / PL DIV

Tarief

Marktconform

Locatie

Standplaats Tilburg / Middelburg verhouding 50-50.

Startdatum

5-2-2018

Einddatum

30-06-2018

Deadline

13-12-2017

Cv in Nederlands

Optie toe verlenging

Ja

Percentage

100%

Functieomschrijving

Het team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is onderdeel van de dienst Facility Management dienstencentrum en draagt (mede) zorg voor de instandhouding van de informatiehuishouding door adequaat informatie- en archiefbeheer dat voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995.
Het team adviseert proceseigenaren over de inrichting van duurzaam documentbeheer in de dynamische fase. Bovendien zorgt DIV voor het ontwerp (inrichting), de implementatie en het beheer van het Documentmanagement Systeem (DMS).

De kerntaken van het team zijn

-Ondersteunen van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement.(Adviesfunctie.)
-Duurzaam inrichten en beheren van semi-statische archieven, analoog en digitaal. (Beheerfunctie)
-De informatiespecialist coördineert de dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor de verdeling van het werk; coördineert, bijvoorbeeld met betrekking tot invoering van de digitale postkamer binnen de eenheid.

Doelstelling

• Vernieuwend op het gebied van digitalisering van de informatievoorziening.

• Kunnen analyseren van informatievraagstukken en een oplossing kunnen aandragen.

• Levert een bijdrage aan de professionalisering van de medewerkers.

• Is verantwoordelijk voor de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden en voor de coördinatie en uitvoering van projecten.

Voor deze rol geldt dat er sprake is van sturings- en coördinerende taken binnen het team van adviseurs (ca. 10 medewerkers). Je stuur dit team aan.

De Informatiespecialist DIV
-levert producten en diensten, met name in het archiveringsproces, gebruik makend van gestandaardiseerde (specialistische) methoden en technieken.
-verricht zaakcoördinatie, bijvoorbeeld met betrekking tot het proces van vernietiging en van overdracht aan het NA, maar ook bij vernieuwingsprojecten binnen de eenheid.
-past zelfstandig richtlijnen toe, bijvoorbeeld voor vaststellen bewaartermijn, bewerking van complexe dossiers, vaststellen beperking openbaarheid etc.
-ondersteunt medewerkers binnen de eenheid bij de toepassing van methoden en technieken. Bijvoorbeeld binnen het postproces bij het beoordelen of een brief mag worden geopend.
-Hij/zij stelt plannen van aanpak op voorde toepassing van vastgestelde beleidsproducten.
-Hij/zij onderhoudt contact met collega’s binnen de eenheid en met de beleidsadviseur DIV van de eenheid voor een gezamenlijke aanpak van vastgestelde beleidsproducten Hij/zij maakt uitvoeringsafspraken voor de DIV eenheid binnen de centraal vastgestelde kaders en richtlijnen en doet voorstellen vanuit de uitvoeringspraktijk ter verbetering van de uitvoering van de toepassing van vastgestelde beleidsproducten
-Hij/zij bevordert als mentor de professionaliteit van collega’s.
-Hij/zij ondersteunt gebruikers, bijvoorbeeld bij het uitvoeren van complexe DIV werkzaamheden binnen de dynamische fase.
-Hij/zij neemt specialistische en overkoepelende informatievragen in behandeling.

Opleiding

• Minimaal HBO

Werkervaring

• Minimaal 2 jaar werkervaring in de aansturing van medewerkers

• Minimaal 1 jaar werkervaring binnen het vakgebied digitalisering van de informatievoorziening

• Kennis van het opstellen van projectplannen

• Ervaring met het coachen en professionaliseren van collega's

• Ervaring met het deelnemen en begeleiden van projecten

Competenties

• Probleemanalyse op informatievraagstukken; initiatief; klantgerichtheid; zelfstandigheid; samenwerken; mondelinge en schriftelijke communicatie vaardigheden

Contactpersoon voor deze aanvraag is Thirza Loois.