Procescoördinator

Draag jij Amsterdam een warm hart toe en wil je ervoor zorgen dat de procesbeheersing binnen het organisatieonderdeel Belastingen van gemeente Amsterdam versterkt wordt? Dan zijn wij op zoek naar jou.

LvB Bemiddelingen is voor Gemeente Amsterdam op zoek naar een Procescoördinator voor 36 uur per week. De standplaats is Amsterdam en de duur van de opdracht is 6 maanden met een optie tot verlenging.

Over de opdracht.
Het geld dat gemeente Amsterdam jaarlijks ontvangt door het heffen van belastingen (zoals de afvalstoffenheffing, onroerendzaakbelasting of de toeristenbelasting) wordt gebruikt voor de publieke voorzieningen. Hierbij kun je denken aan het onderhoud van de grachten, fietspaden, parken, speeltuinen in de wijk, sociale voorzieningen of de veiligheid in de stad.
De afdeling Waardering, Heffing, Toezicht (WHT) van het organisatieonderdeel belastingen heeft als taak het sturen op alle processen van waardebepaling en taxatie, heffingen en toezicht en controle en handhaving m.b.t. WOZ-objecten en de overige Heffingen. De afdeling bestaat uit vier teams.
Momenteel is de afdeling Belastingen van gemeente Amsterdam volop in beweging. Na de invoering van een nieuw belastingsysteem zijn ze nu klaar om de volgende stap te zetten. Met interne programma's, zoals 'Continu Leren en Ontwikkelen' en 'Datagedreven werken' worden ze steeds meer een naar buiten gerichte en innovatieve organisatie. De organisatie heeft een open en informele cultuur.
De functie van de procescoördinator is een zogenaamde "dragende functie" en heeft als doel het versterken van de procesbeheersing binnen het organisatieonderdeel Belastingen.
Bij de functie van procescoördinator is er geen sprake van hiërarchie met de senior procescoördinator. De uitvoering vindt plaats binnen de vooraf gestelde kaders (door de afdelingsmanager), binnen deze kaders ligt de beslissingsbevoegdheid bij de procescoördinator.

Wat ga je doen?

Als procescoördinator bestaan je werkzaamheden uit

• Het fungeren als aanspreekpunt, vraagbaak en zorgen voor verslaglegging.

• Het maken van werkafspraken met ketenpartners (basisinformatie, accountmanager, vastgoed).

• Het maken van werkafspraken op tactisch niveau met de uitvoering (met teamleiders, senior-taxateurs en andere organisatieonderdelen) en hen daarop aanspreken (op output en kwaliteit).

• Het voeren van verschillende vormen van overleg (bila/f&b gesprek, team overleg, productieoverleg) met o.a. de afdelingsmanager, de senior procescoördinator en senior medewerker WHT) om zorg te dragen voor inhoudelijke afstemming. Deze afstemming betreft de planning van uitvoering, controle en bezwaar en beroep.

• Het opstellen van de planning en maken van afspraken voor de uitvoering van de WOZ-processen of bij de overige Heffingen en bestandsmutaties.

• Het monitoren, bewaken en rapporteren van de voortgang, kwaliteit (uitvoeren van kwaliteitscontroles) en discrepanties. Daarbij signaleren van (dreigende) knelpunten, vertraging en/of overschrijdingen. In kaart brengen van de risico's en ingrijpen waar nodig. Aandragen van initiatieven voor verbetering en het ondersteunen van de implementatie daarvan.

• Het analyseren van oorzaken, aangeven van consequenties, waarbij er gevraagd en ongevraagd advies wordt gegeven over oplossingen en vervolgstappen.

• Het volgen van landelijke ontwikkelingen en vertalen naar de eigen organisatie.

• Het verbeteren van de eigen processen a.d.h.v. CLO (continu leren en ontwikkelen).

• Het adviseren en rapporteren aan de afdelingsmanager WHT.

• Het vastleggen van bijeenkomsten, afspraken en besluiten in notities.

Daarnaast fungeer je als back-up en achtervang voor de werkzaamheden van je collega procescoördinator.

Wie ben jij?

• Je beschikt minimaal over een HBO/ WO werk- en denkniveau en bent in het bezit van een erkend hbo-diploma.

• Je hebt ervaring met het schakelen tussen een groot aantal stakeholders.

• Je hebt ervaring met het bewaken van processen.

• Je hebt ervaring met het maken van werkafspraken op tactisch en operationeel niveau.

• Je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.

• Je hebt ervaring met adviseren en rapporteren aan afdelingsmanager(s) en met het continu verbeteren van de eigen processen (CLO).

Je bent de ideale kandidaat als je naast bovenstaande ook nog het volgende kunt aantonen:

• Je hebt kennis van WOZ applicaties (o.a. Ortax en Key 2Belastingen).

• Je hebt ervaring met het WOZ-proces en/of overige Heffingen.

• Je hebt kennis van en ervaring met aansturing van grote teams.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de laatste 5 jaar) als procescoördinator en/of in een vergelijkbare functie.

Locatie: Amsterdam
Startdatum: 01-01-2019
Einddatum: 28-06-2019
Uren: 36 uur
Kans op verlenging: ja
Reageren voor: 07-12-2018 om 11.00 uur

Graag ontvangen wij van geschikte kandidaten:

• Een cv dat is opgesteld in het Nederlands van maximaal 5 pagina's, met minimaal 1 referent waarmee de opdrachtgever (na afstemming) contact op kan nemen.

• Een korte motivatie (maximaal 1 pagina).

• Een all-in uurtarief excl. btw.