Interim Medewerker Opleidingen / Senior Secretaresse

Functie omschrijving

Voor onze klant in Culemborg zijn we vanwege een uitval en een zwangerschapsverlof op zoek naar een zeer ervaren Interim Secretaresse voor 24-40 uur p/w die beschikbaar is tot eind september. We zoeken een kandidaat die organisatorisch en planmatig erg sterk is en van doorpakken houdt. In de rol zal je je focussen op het organiseren van alle werkzaamheden rondom de (langlopende) opleidingen van onze klant. Belangrijke eigenschap is goed kunnen plannen en overzicht houden. Tot je takenpakket behoort:

• Voorlichting en informatievoorziening aan studenten en docenten; 

• Het in overleg met de directie inschakelen van docenten, de docentenpool beheren, en overeenkomsten van opdrachten opstellen;

• Contacten onderhouden met studenten en docenten;

• Opleidingen en bijeenkomsten plannen, locaties regelen en het maken van afspraken over de specificaties van de te leveren voorzieningen;

• Examens organiseren en het hele proces rondom examens scripties, mondelinge examens plannen en organiseren;

• Inschrijving van studenten in het studentregistratiesysteem, verzending van bevestigingen en het maken van presentielijsten;

• Het in overleg met de docent zorgen dat het studiemateriaal beschikbaar is voor studenten en de online leeromgeving administratief ondersteunen;

• Het leveren van een bijdrage aan de verbeteringen van het administratieve proces door het doen van voorstellen en waar nodig in overleg met directie doorvoeren van verbeteringen;

• De realisatie en bewaking van de kwaliteit en het budget in afstemming met de directie waaronder het aanmaken van verplichtingen en controleren van facturen volgens de daarvoor geldende procedures.

• Evalueren van opleidingen en signaleren welke organisatorische verbeteringen nodig zijn en inhoudelijke zaken afstemmen met directie.

Verder komt er dagelijks een deel van de receptiewerkzaamheden (zo'n 15% van de dagindeling) terug, waarbij de nadruk ligt op:

Aannemen van telefoon, doorverbinden van telefoongesprekken, zelfstandig afhandelen van routine vragen.
Bezoek ontvangen en in contact brengen met de juiste persoon.
Zorgen dat de algemene (vergader)ruimtes van het bureau er representatief uitzien inclusief het faciliteren van koffie, thee en eventuele lunch; zowel voor externen als voor medewerkers van het bureau.

Functie eisen

• MBO werk- en denkniveau

• Je werkt gestructureerd en secuur

• Je bent iemand die overzicht heeft en goed kan plannen

• Ervaren met MS Office

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze opdracht geldt een inkooptarief van €65,- inclusief reiskosten.