Programma manager

Voor een bloedbank in de regio Amsterdam zoeken wij in opdracht een ervaren Programma Manager.
De opdracht is in eerste instantie voor de looptijd van 3 maanden / 4 dagen per week.

Doel van de functie
Het voorbereiden, organiseren en leiden van een programma bestaande uit een aantal (al dan niet) complexe en omvangrijke applicatie en/of techniek gerelateerde projecten.

Het opstellen van een programma ten behoeve van besluitvorming.
Het opereren als adviseur op specifieke vakgebieden.
Afstemmen afhankelijkheden tussen eigen en andere programma’s.
Afstemmen met organisatie interne partijen buiten ICT.
Afstemmen met externe partijen.

Plaats in de organisatie
Ontvangt hiërarchisch leiding van de ICT Portfolio Manager
Geeft functioneel leiding aan projectleiders .

Resultaatgebieden
Het opstellen van een programma bestaande uit een aantal (al dan niet) complexe projecten

• formuleert in overleg met de opdrachtgever de programmaopdracht;

• stelt een programma voorstel/ -roadmap, -kosten overzicht op;

• draagt zorg voor een programma businesscase

• draagt zorg voor een programma van eisen (URS; user requirement specification)

• draagt zorg voor afzonderlijke, geaccordeerde projectplannen en andere benodigde projectdocumenten

• draagt zorg voor het programma met daarin opgenomen eisen mbt. kwaliteit (GMP e.d.) en (interne) IT-technische en applicatie normen en standaarden.

• draagt zorg voor aanvragen bij en onderhandeling over ramingen bij beoogde leveranciers

• stelt kostenramingen op welke gebaseerd zijn op kentallen;

• werkt alles uit tot een realiseerbaar programmaplan en stelt een investeringsaanvraag op

Het organiseren en leiden van programma’s bestaande uit een aantal (al dan niet) complexe projecten

• is verantwoordelijk voor en leidt het programma van (al dan niet) complexe projecten, draagt zorg voor de kosten- en capaciteitsplanning van het programma en overlegt knelpunten met de opdrachtgever (kosten & planning), it-architect (techniek), applicatiebeheerders en QA functionaris (kwaliteit);

• stuurt de projectleiders functioneel aan;

• neemt het programma af van de leveranciers en levert op aan opdrachtgever;

• evalueert het programma en de afzonderlijke projecten binnen het programma en beoordeelt de programmapartijen.

Het afstemmen van, en communiceren & rapporteren over programma’s

• stemt projectplannen binnen een programma af met de Portfolio manager, betrokken ICT en QA-functionarissen, collega projectleiders en projectgroepleden om de wederzijdse projectdoelstellingen en hiermee het programma doel te kunnen realiseren

• verzorgt periodieke schriftelijke voortgangs- & financiële rapportages volgens de geldende templates

• verzorgt een mondelinge statusupdate en geeft (on)gevraagd advies aan de opdrachtgever, manager ICT/IC en de Portfolio Manager

• houdt de programma-administratie bij en zorgt voor een complete programma en projectarchivering

• zorgt voor vastlegging van stuur-, project- en werkgroepen overleggen;

• Draagt zorg voor de communicatie met alle betrokkenen zoals is vastgesteld in het programmaplan

• Overlegt met leverancier(s) over voortgang en is escalatieniveau in samenwerking met de leverancier(s).

Het adviseren over het vakgebied

• verstrekt als vakinhoudelijk consultant advies m.b.t. de aanpak van het programma;

• vertaalt wensen of problemen van de klant in een programma van eisen;

• verzorgt begrotingen t.b.v. de investeringsbudgetten van de klant;

• werkt keuze/kosten-scenario's uit;

• adviseert de leidinggevende over het eigen specifieke vakgebied en de voortgang/knelpunten bij de uitvoering van projecten (prioritering);

• vertegenwoordigt de afdeling bij interne en externe relaties.

Functie-eisen

• WO bedrijfskundige/informatica opleiding of gelijkwaardig

• Tenminste 10 jaar programmamanagement ervaring in een complexe organisatie

• Tenminste 15 jaar leidinggevende en projectmanagement ervaring

• Gedegen kennis van bedrijfskunde, organisatie, processen en kwaliteitsrichtlijnen;

• Gedegen kennis van diverse projectmanagementtechnieken; waaronder in elk geval PRINCE2, PMI is een pré

• Gedegen kennis van kwaliteitssystemen in de gezondheidszorg & farmacie;

• Lost voorkomende problemen zelfstandig op;

• Sociale vaardigheden zijn essentieel in het kader van het voeren van overleg en onderhandeling met alle betrokken beheer partijen, waarbij uiteenlopende belangen een grote rol spelen ten aanzien van bijvoorbeeld gewenste dienstverlening, prioriteringen, functionaliteit, kosten e.d.

• Dient sturend te zijn ten aanzien van de haalbaarheid van de te maken afspraken met klanten en leveranciers, en de afstemming hiertussen;