Beleidsmedewerker Secretariaat

Voor mijn klant in Den Haag, een stichting met een ideële en maatschappelijke doelstelling ben ik voor een periode van tenminste 4 maanden op zoek naar een:

Medewerker Beleidssecretariaat minimaal 32 uur per week

Wij zoeken een collega met ervaring in administratieve ondersteuning die ons team wil komen versterken en een bijdrage wil leveren aan het waarborgen van de kwaliteit van Educatie en Ontwikkeling

Administratieve- en secretariële ondersteuning (Bestuursvoorzitter) van de primaire processen

Werkzaamheden

Opvolgen van processtappen in workflow-systeem zoals: versturen ontvangstbevestigingen, invullen van sjablonen en verwerken en versturen van besluiten;
Verwerken van reacties van beleidsmedewerkers en bestuur in besluiten en correspondentie;
Toezien op correctheid van besluiten en brieven en tijdige verzending daarvan;
Volgen reactietermijnen en tijdig rappelleren en indien nodig escaleren of andere relevante acties ondernemen;
Het goed documenteren van de genomen stappen in het workflow-systeem;
Opmaken en verzenden van facturen, aanmaningen en creditnota’s;
Inplannen van overleggen en afspraken voor of namens beleidsmedewerkers;
Aanleveren van relevante gegevens voor onder andere de planning van werkbezoeken, reizen en facturen;
Voorstellen leveren voor en meewerken aan de verbetering en efficiency van werkprocessen, administraties en procedures;

Waarnemen receptie tijdens pauze.

Je hebt
Tenminste MBO werk- en denkniveau, met een opleiding relevant voor ondersteuning van beleidsuitvoering;
Ruime ervaring met MS Office is een pré, met name MS Word, Excel, Outlook en met Document Management Systemen;

Je bent
Communicatief goed in Nederlands (mondeling en schriftelijk) en je hebt enige kennis in de Engelse taal (mondeling en schriftelijk);
Flexibel en kunt zowel zelfstandig als in teamverband (samen) werken;
Werkzaam op vrijdag (is een pré).

Interesse?
Dit project van tenminste 4 maanden met een mogelijke uitloop is ter ondersteuning van de reorganisatie en de achterstand op de HR afdeling. Kandidaten die dan ook 1 september kunnen starten verdienen de voorkeur. Indien je interesse hebt stuur dan zsm je profiel en scherp uurtarief.