Programma secretaris

Rol I&S programmasecretaris

De programmasecretaris is belast met het ondersteunen, beheren en administreren van het programma en heeft een regierol ten aanzien van de administratie door de projectsecretarissen in de onderliggende projecten.
De programmasecretaris levert een bijdrage aan het opzetten en de uitvoering van de programmaorganisatie, het voeren van de programma-administratie en het bijdragen aan de informatievoorziening. Daarnaast is de programmasecretaris de rechterhand van de programmamanager en het hoofd van het programmabureau en denkt inhoudelijk mee. De programmasecretaris ondersteunt het programma intern waardoor de projectmanager tijd en handen vrij heeft om zich te richten op de externe omgeving en het bijbehorende stakeholder- en verwachtingsmanagement. De programmasecretaris wordt aangestuurd door de programmamanager.

De werkzaamheden van de programmasecretaris zijn (niet limitatief)

• Het voorbereiden van overleggen van programmateam, programmabureau en programmaraad

• Deelnemers uitnodigen;

• Conceptagenda opstellen;

• Relevante documenten verzamelen en aanleveren;

• Datumafspraken maken;

• Locatie regelen;

- Notuleren bij overleggen van programmateam, programmabureau, programmaraad en diverse (thema-) sessies;
- Bezoekers aanmelden, ophalen, gasten ontvangen/ophalen, parkeerplekken regelen;
- Ondersteunen van de programmamanager bij diens werkzaamheden;
- Mailbox programmamanager bijhouden;
- Agendabeheer voor de programmamanager;
- Opstellen van presentaties i.s.m. programmamanager;
- Adviseren van de programmamanager
- Overleggen inhoudelijk voorbereiden voor de programmamanager;
- Fungeren als sparringpartner van programmamanager en het hoofd van het programmabureau;
- Knelpunten signaleren en, na overleg, actie ondernemen;
- Administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld urenadministratie verwerken;
- Beheren van het programma-archief incl. procesafspraken over documentatie;
- Inplannen, voorbereiden en begeleiden van sessies op proces en werkvorm (denk aan brainstorm sessies,
workshops, themasessies etc.);
- Bewaken voortgang en afdoening gemaakte afspraken en genomen besluiten (issues, actiepunten, besluiten,
lessen, risico’s, planning);
- Bewaken tijdige oplevering van (tussen)producten in samenspraak met programmamanager en hoofd van het
programmabureau;
- Opstellen management-verantwoordingsrapportages over de voortgang, hiervoor coördineren van informatie en
uitzetten, verzamelen en afstemmen van informatie met alle betrokken partijen;

• (Bijdrage leveren aan het) opstellen van nota’s;

• (Bijdrage leveren aan het) opstellen van diverse documenten , afstemmen en laten vaststellen door de
  opdrachtgever en programmaraad;

• Bewaken financiële verslaglegging;

• Zelfstandig schrijven van plannen;

• Vaststellen en beheren afhankelijkheden, stakeholders, risico’s en maatregelen;

• Signaleren impact van wijzigingen op business case en programmaplan;

• Beheren van de Sharepointpagina/ INDaily-pagina;

• Faciliteren van overdracht, evaluatie en voortzetting programma.

Achtergrond Opdracht

Binnen de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) is geconstateerd dat op meerdere plekken binnen de organisatie beheeractiviteiten (niet structureel) worden uitgevoerd, deze (indien wel uitgevoerd) niet altijd worden aangestuurd vanuit de staande organisatie en niet expliciet
belegd zijn bij functies of personen. Hierdoor is het onduidelijk wie de eigenaar is en gezag heeft over actuele en historische versies en wie geraadpleegd of betrokken moet worden bij wijzigingen. Inhoudelijk en functioneel beheer zijn versnipperd georganiseerd binnen de business en worden niet in samenhang uitgevoerd; er zijn onvoldoende instructies beschikbaar. Evenmin zijn er kaders en richtlijnen opgesteld voor de overdracht van bijvoorbeeld projectresultaten naar de lijn, waardoor beheer vaak (te) lang vanuit het programma/project uitgevoerd moet worden.
Hierbij is evenmin stil gestaan wie op welk onderdeel de verantwoordelijkheid draagt en wie daarmee probleemeigenaar is. Op basis van een rapport van een adviesbureau zullen in een programma IND-Breed Beheer (IBB) hulpmiddelen
worden ontwikkeld om met de lijnorganisatie de informatie(huishouding) op orde te brengen en vooral te houden. Voor dit programma IBB, dat veel raakvlakken heeft met veel andere lopende, al dan niet strategische, programma’s en projecten,
bestaat de behoefte aan een programmasecretaris. Deze heeft als belangrijkste taak: het ondersteunen van de programmamanager IBB.
In de komende maanden betreft het werkzaamheden die direct gerelateerd zijn aan het opstellen van een programmaplan (conform MSP), waarbij in de uitvoering Agile/Scrum als werkwijze wordt gehanteerd.
De functie bestaat uit (administratieve) ondersteuning over de volle breedte van het programmamanagement, inclusief het opstellen van stukken..
Naast inzet als programmasecretaris IBB, is ook een bredere inzet binnen de afdeling Innovatie en Standaardisatie (I&S) Beslissen in een gelijkwaardige functie mogelijk.
De programmasecretaris wordt hiervoor opgenomen in een flexibele schil van waaruit I&S Beslissen haar programma's en projecten bemenst. Genoemde inhuurperiode/verlengingstermijn(en) en opzegging (standaard 1 maand) hangt samen met jaarplannen en beschikbare budgetten.
De programmasecretaris kan in de loop van de tijd op basis van prioritering op verschillende programma's en projecten in verschillende rollen worden ingezet.

I&S Beslissen
De werkzaamheden als programmasecretaris zullen uitgevoerd worden vanuit de afdeling I&S Beslissen.
De afdeling I&S Beslissen levert een bijdrage aan het continu verbeterproces van twee directies (Regulier Verblijf en Naturalisatie en Asiel & Bescherming) binnen de IND

door onder meer

• het uitvoeren van programma’s en projecten en ondersteunen van implementaties

• het uitvoeren van informatie management en business analyse

• het creëren van meer focus op innovatie

• het verbeteren en breed invoeren van standaardisatie

Innovatie wordt gezien als een noodzakelijke voorwaarde voor een gezonde- en succesvolle organisatie, op korte- en lange termijn. Innovatie betekent letterlijk vernieuwing, waarbij het kan gaan om een nieuw product of nieuwe dienst (productinnovatie), maar ook om nieuwe productiemethoden (procesinnovatie). I&S Beslissen richt zich dus op verbetering en vernieuwing van werkprocessen, middelen en informatievoorziening. Vanuit I&S Beslissen wordt leiding gegeven aan diverse projecten en programma’s, of een vertegenwoordiger is vanuit I&S Beslissen als deelnemer aangesloten.

Organisatorische Context en Cultuur

De afdelingen IV Ontwikkeling en IV Beheer van de Directie Bedrijfsvoering verzorgen de geautomatiseerde ondersteuning van alle bedrijfs-processen binnen de IND. Vanwege het belang van de IND systemen voor het bedrijfsproces van de IND is besloten dat cruciale activiteiten blijvend binnen de IND worden uitgevoerd. De IV-organisatie is integraal verantwoordelijk voor de IV-dienstverlening inclusief de dienstverlening van externe partijen. De IV-organisatie levert deskundigheid, en adviseert over de gewenste of noodzakelijke richting, op het terrein van de ontwikkeling van de informatievoorziening. Het modelleren en het doorvoeren van wijzigingen in overleg met de klant is een kerntaak van IV. Naast het technisch beheer en de verdere ontwikkeling van INDiGO ondersteunt de IV-organisatie, ook de flexibele werkplek (DWR), de web gebaseerde ondersteuning door kennissystemen (m.n. SharePoint), de systemen ten behoeve van bedrijfsvoering (Datawarehouse (DWH), Joost, systemen van derden), de publieke omgeving (diensten via internet) en de onderliggende infrastructuur. De IV-organisatie ondersteunt de gebruiker bij het gebruik van de systemen o.a. door de helpdeskfunctie en door kennisoverdracht. Voor de realisatie van voornoemde taken stuurt de IV-organisatie externe dienstverleners aan zoals o.a. het SSC-ICT, Solvinity en Justid.

Functie-Eisen

• Gewerkt in omgeving waarin meerjarig MSP is toegepast.

• Prince 2 practitioner gecertificeerd en meerjarig toegepast

• Opleiding gevolgd voor Agile/Scrum werken.

• HBO/Universitair

Gewenste Competenties

• No-nonsense mentaliteit;

• Ondersteunend ingesteld;

• Proactieve en Agile werkhouding;

• Beschikkend over bestuurlijke- en organisatiesensitiviteit;

• Netwerkvaardig/omgevingsbewust/sociaal vaardig;

• Samenwerkend/teamspeler;

• Plannen en organiseren;

• Resultaatgericht/zelfstandig;

• Uitstekende communicatieve vaardigheden waaronder schriftelijke vastlegging.

Aanvullende Kennis

• Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP,
  PRINCE2, Agile/Scrum;

• Ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie
  binnen het programma;

• Rapporteert de voortgang van activiteiten, budgetuitputting, issues, risico's, geleerde lessen;

• Plant afspraken en bijeenkomsten en verzorgt de verslaglegging van bijeenkomsten;

• Zet actiepunten uit en bewaakt de voortgang en de afhandeling ervan;

• Ervaring met het werken binnen overheidsinstellingen in de vreemdelingenketen is een pré.