Programma secretaris

Ministerie van J&V (IND)

Rol I&S programmasecretaris De programmasecretaris is belast met het ondersteunen, beheren en administreren van het programma en heeft een regierol ten aanzien van de administratie door de projectsecretarissen in de onderliggende projecten. De programmasecretaris levert een bijdrage aan het
opzetten en de uitvoering van de programmaorganisatie, het voeren van de programma-administratie en het bijdragen aan de informatievoorziening. Daarnaast is de programmasecretaris de rechterhand van de programmamanager en het hoofd van het programmabureau en denkt inhoudelijk mee. De programmasecretaris ondersteunt het programma intern waardoor de projectmanager tijd
en handen vrij heeft om zich te richten op de externe omgeving en het bijbehorende stakeholder- en verwachtingsmanagement. De programmasecretaris wordt aangestuurd door de programmamanager.

De werkzaamheden van de programmasecretaris zijn (niet limitatief)

• Het voorbereiden van overleggen van programmatteam, programmabureau en programmaraad

• Deelnemers uitnodigen;

• Conceptagenda opstellen;

• Relevante documenten verzamelen en aanleveren;

• Datumafspraken maken;

• Locatie regelen;

• Notuleren bij overleggen van programmateam, programmabureau, programmaraad en diverse (thema-) sessies;

• Bezoekers aanmelden, ophalen, gasten ontvangen/ophalen, parkeerplekken regelen;

• Ondersteunen van de programmamanager bij diens werkzaamheden;

• Mailbox programmamanager bijhouden;

• Agendabeheer voor de programmamanager;

• Opstellen van presentaties i.s.m. programmamanager;

• Adviseren van de programmamanager

• Overleggen inhoudelijk voorbereiden voor de programmamanager;

• Fungeren als sparringpartner van programmamanager en het hoofd van het programmabureau;

• Knelpunten signaleren en, na overleg, actie ondernemen;

• Administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld urenadministratie verwerken;

• Beheren van het programma-archief incl. procesafspraken over documentatie;

• Inplannen, voorbereiden en begeleiden van sessies op proces en werkvorm (denk aan brainstorm sessies, workshops, themasessies etc.);

• Bewaken voortgang en afdoening gemaakte afspraken en genomen besluiten (issues, actiepunten, besluiten, lessen, risico’s, planning);

• Bewaken tijdige oplevering van (tussen)producten in samenspraak met programmamanager en hoofd van het programmabureau;

• Opstellen management-verantwoordingsrapportages over de voortgang, hiervoor coördineren van informatie en uitzetten, verzamelen en

afstemmen van informatie met alle betrokken partijen;

• (Bijdrage leveren aan het) opstellen van nota’s;

Binnen de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) is geconstateerd dat op meerdere plekken binnen de organisatie beheeractiviteiten (niet structureel) worden uitgevoerd, deze (indien wel uitgevoerd) niet altijd worden aangestuurd vanuit de staande organisatie en niet expliciet belegd zijn bij functies of personen. Hierdoor is het onduidelijk wie de eigenaar is en gezag heeft over actuele en historische versies en wie
geraadpleegd of betrokken moet worden bij wijzigingen. Inhoudelijk en functioneel beheer zijn versnipperd georganiseerd binnen de business en worden niet in samenhang uitgevoerd; er zijn onvoldoende instructies beschikbaar. Evenmin zijn er kaders en richtlijnen opgesteld voor de overdracht van bijvoorbeeld projectresultaten naar de lijn, waardoor beheer vaak (te) lang vanuit het programma/project
uitgevoerd moet worden. Hierbij is evenmin stil gestaan wie op welk onderdeel de verantwoordelijkheid draagt en wie daarmee probleemeigenaar is. Op basis van een rapport van een adviesbureau zullen in een programma IND-Breed Beheer (IBB) hulpmiddelen worden ontwikkeld om met de lijnorganisatie de informatie(huishouding) op orde te brengen en vooral te houden.

Voor dit programma IBB, dat veel raakvlakken heeft met veel andere lopende, al dan niet strategische, programma’s en projecten, bestaat de behoefte aan een programmasecretaris. Deze heeft als belangrijkste taak: het ondersteunen van de programmamanager IBB. In de komende maanden betreft het werkzaamheden die direct gerelateerd zijn aan het opstellen van een programmaplan (conform MSP),
waarbij in de uitvoering Agile/Scrum als werkwijze wordt gehanteerd. De functie bestaat uit (administratieve) ondersteuning over de volle breedte van het programmamanagement, inclusief het opstellen van stukken..

Naast inzet als programmasecretaris IBB, is ook een bredere inzet binnen de afdeling Innovatie en Standaardisatie (I&S) Beslissen in een gelijkwaardige functie mogelijk. De programmasecretaris wordt hiervoor opgenomen in een flexibele schil van waaruit I&S Beslissen haar programma's en projecten bemenst. Genoemde inhuurperiode/verlengingstermijn(en) en opzegging (standaard 1 maand) hangt samen met jaarplannen en beschikbare budgetten. De programmasecretaris kan in de loop van de tijd op basis van prioritering op verschillende programma's en projecten in verschillende rollen worden ingezet.

I&S Beslissen
De werkzaamheden als programmasecretaris zullen uitgevoerd worden vanuit de afdeling I&S Beslissen. De afdeling I&S Beslissen levert een bijdrage aan het continu verbeterproces van twee directies (Regulier Verblijf en Naturalisatie en Asiel & Bescherming) binnen de IND

door onder meer

• het uitvoeren van programma’s en projecten en ondersteunen van implementaties

• het uitvoeren van informatie management en business analyse

• het creëren van meer focus op innovatie

• het verbeteren en breed invoeren van standaardisatie

Eisen

HBO/Universitair (4 jaar)
Gewerkt in omgeving waarin meerjarig MSP is toegepast.
Prince 2 practitioner gecertificeerd en meerjarig toegepast
Opleiding gevolgd voor Agile/Scrum werken.

Wensen

Kennis van en meerjarige ervaring met methoden/technieken/standaarden voor projectmanagement zoals MSP, PRINCE2, Agile/Scrum;
Ervaring met ondersteunen van programmamanagers over de opzet, inrichting en uitvoering van de administratie binnen het programma;
Rapporteert de voortgang van activiteiten, budgetuitputting, issues, risico's, geleerde lessen;
Plant afspraken en bijeenkomsten en verzorgt de verslaglegging van bijeenkomsten;
Zet actiepunten uit en bewaakt de voortgang en de afhandeling ervan;
Ervaring met het werken binnen overheidsinstellingen in de vreemdelingenketen is een pré.

Competenties

No-nonsense mentaliteit;
Ondersteunend ingesteld;
Proactieve en Agile werkhouding;
Beschikkend over bestuurlijke- en organisatiesensitiviteit;
Netwerkvaardig/omgevingsbewust/sociaal vaardig;
Samenwerkend/teamspeler;
Plannen en organiseren;
Resultaatgericht/zelfstandig;
Uitstekende communicatieve vaardigheden waaronder schriftelijke vastlegging.