Projectleider Facilitaire Services

De dienst Facilitair Management (FM) is een dienstverlenende organisatie die door de landelijke werkwijze de eindgebruiker zo optimaal mogelijk van zijn/haar facilitaire product- en dienstverlening voorziet. De dienst FM is onderdeel van het Diensten Centrum dat de bedrijfsvoering van de organisatie centraal organiseert. Al onze eindgebruikers kunnen zijn/haar facilitaire product- en dienstverlening halen uit het landelijk standaard assortiment. Zij regelen 24/7 zelf hun facilitaire zaken via het landelijk intranet. Dit wordt ondersteund door het systeem dat landelijk beschikbaar is.
De dienst FM geeft met verschillende activiteiten vorm aan het verder in werking treden van professionele dienstverlening op diverse gebieden zoals Facilitaire Services, Huisvesting en Voer- en vaartuigen. Dit betekent onder andere het optimaliseren van het dienstverleningsmodel, het verbeteren van de inrichting van basissystemen en basisadministraties en het implementeren van bijvoorbeeld aanbestedingen in de facilitaire dienst. Om dit te realiseren zijn diverse projecten geformuleerd die tezamen het projectenportfolio van de dienst FM vormen. Ieder project wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van een sectorhoofd, diensthoofd of een overkoepelend PDC aansturing. De inhoud van de projecten varieert, maar hebben betrekking op het facilitaire en logistiek werkveld, bijvoorbeeld het verbeteren van een logistiek proces, maar ook het optimaliseren van het FMIS systeem of het realiseren van vaste rapportages.

Context
De sector Facility Services (FS) is onderdeel van de dienst FM. De sector FS bestaat uit 10 regionale teams die op hun beurt zijn opgedeeld in drie teams: team Facilitaire Services, Team Bedrijfsadministratie en Team Logistiek (TLO).

Doelstelling
De projectleider stuurt de projecten aan, houdt contact met alle belanghebbenden en adviseert de portefeuillehouder in de besluitvorming.

Verantwoordelijkheden
De projectleider is verantwoordelijk voor coördinatie en inzicht in de realisatie van de projecten. Tevens is de projectleider verantwoordelijk voor heldere communicatie richting de lijnorganisatie en diverse werkgroepen en gebruikersgroepen.

Vakmatige taken
 Projectmanagement (waaronder voortgangsbewaking, rapporteren en projectplanning);
 Risico- en issuemanagement;
 Gebruikerseisen en wensen ophalen en afstemmen;
 Opstellen notities en besluitstukken;
 Verzorgen van communicatie naar stakeholders;
 Voorbereiden diverse project presentaties;
 Monitoren samenhang, onderlinge relaties en afhankelijkheden tussen verschillende stakeholders;
 Zorgdragen voor constructieve relaties met diverse stakeholders.

Leidinggevende taken
Niet van toepassing, behalve die als projectleider.

Contacten
Vanuit deze rol rapporteert de kandidaat primair aan de portefeuillehouder. Veel projecten hebben ook een IV component, derhalve heeft de kandidaat ook nauw contact met de IV organisatie (bijvoorbeeld Productowner). Verder heeft de kandidaat intensief contact met de stakeholders die betrokken zijn bij de realisatie van de projecten

Inzet in de lijn of project
Project

Opleiding
 Opleiding: Bachelor/ HBO Facility Management
 Kandidaat dient in het bezit dient te zijn van een LEAN Green Belt certificaat of ervaring te hebben met LEAN projecten.

Werkervaring
 Heeft aantoonbare kennis van en werkervaring met projectmatig werken.
 Aantoonbare ervaring met bedrijfsvoering processen bij voorkeur FM, HRM of Communicatie.
 Aantoonbare werkervaring met implementaties en veranderprocessen.
 Aantoonbare ervaring met ondersteuning in grootschalige organisaties ( 5.000 FTE ).
 Aantoonbare en recente ervaring binnen de organisatie, en meer specifiek binnen het domein FM.
 Ervaring met het inrichten van FMIS systemen (bij voorkeur Planon).

Competenties
 Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
 Netwerkvaardigheid
 Organisatievermogen
 Resultaatgerichtheid
 Samenwerken
 Analytisch vermogen

Eisen
Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in in PDF-formaat (NIET in Word). Van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd.
Eis 2. Bachelor/HBO Facility Management opleiding of gelijkwaardig. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Eis 3. LEAN Green Belt certificaat. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde certificaat beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
Eis 4. Tenminste 5 jaar relevante ervaring als projectleider op het gebied van facilitaire services of gelijkwaardig in grootschalige organisaties (5000 FTE). Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
Eis 5. Vereiste (gedrags)competenties: Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk. Netwerkvaardigheid: Ontwikkelt en onderhoudt relaties, allianties en coalities buiten de eigen organisatie en benut deze voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. Organisatievermogen: Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij. Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten. Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat. Analytisch denken: Succesvol in het herkennen en oplossen van problemen. Een vraagstelling ontleden, verbanden leggen en logische conclusies trekken. Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat tijdens het verificatiegesprek de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de offerte.

Wensen
Wens 1. 40%
Tenminste 3 jaar kennis van en ervaring met projectmatig werken. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Wens 2. 30%
Ervaring met bedrijfsvoering processen bij voorkeur FM, HRM of Communicatie. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Puntenverdeling
0/5 punt = geen ervaring
3/5 punt = ervaring met bedrijfsvoering processen
5/5 punt = ervaring met bedrijfsvoering processen binnen FM, HRM of Communicatie
Wens 3. 20%
Ervaring met het inrichten van FMIS systemen (bij voorkeur Planon). De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Puntenverdeling
0/5 punt = geen ervaring
3/5 punt = ervaring met het inrichten van FMIS systemen
5/5 punt = ervaring met het inrichten van Planon
Wens 4. 10%
Aantoonbare en recente ervaring binnen de organisatie en meer specifiek binnen het domein FM. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.
Puntenverdeling
0/5 punt = geen ervaring
3/5 punt = ervaring binnen de organisatie
5/5 punt = ervaring binnen de organisatie en specifiek binnen het domein FM

Graag in je motivatie concreet aangeven hoe je aan de eisen en wensen kunt voldoen.