Projectsecretaris

Als projectsecretaris ondersteun je de projectleider en de projectteams Columbus, Aanbesteding en Implementatie Burgerzakensysteem Amsterdam in administratief en inhoudelijk opzicht.

Werkzaamheden

• Je voert verschillende administratieve en coördinerende taken uit voor de drie projecten Columbus, Aanbesteding en Implementatie Burgerzakensysteem Amsterdam,
  zoals agendabeheer, verslaglegging, het bewaken van afspraken, opzetten en beheren van het projectdossier en daaraan gerelateerd versiebeheer van documenten,
  beheren van projectvoortgang, contractbeheer, opzetten en beheren van de projectplanning en budget, opzetten en beheren van projectrisico's en -issues en opzetten
  en beheren van quality reviews

• Je maakt deel uit van het projectteam Columbus en rapporteert aan de projectleider

• Als projectteamlid voer je de vereiste taken uit die met de verschillende projecten en hun stadia samenhangen

• Inhoudelijke taken bestaan uit bijdragen aan de totstandkoming van beleid en projectvoortgangsrapportage

Functie eisen

• Knock out criterium: in het bezit van een erkende afgeronde HBO opleiding

• Knock out criterium: minimaal 3 jaar ervaring met genoemde werkzaamheden als projectsecretaris en / of junior projectleider van een ICT / IT project

• Knock out criterium: kennis van en ervaring met Prince 2

• Knock out criterium: ervaring met het werken bij een gemeente

• Knock out criterium: ervaring met financieel beheer binnen projecten

• Een afgeronde opleiding richting Projectmanagement of soortgelijk is een pré

• Ervaring met het werken in een multidisciplinair team is een pré

• Ervaring met coördinerende werkzaamheden / functie is een pré

Bedrijfsprofiel
Gemeentelijke organisatie

• De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam.

• De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadswerken bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk.

• De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken, inzamelen van huishoudelijk afval en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

Opdrachtgever

• De gemeente Amsterdam heeft op basis van de Wet BRP (Basisregistratie Personen) onder andere tot taak het voeren van een centrale administratie ten behoeve van haar burgers. Hiertoe beschikt de gemeente over een voorziening om de Basisregistratie Personen (BRP) te beheren (rol van bijhouder).

• Uit deze voorziening worden gegevens geleverd aan landelijke afnemers via de GBA-V (de landelijke Gemeentelijke Basis Administratie Verstrekkingsvoorziening) en aan binnengemeentelijke afnemers via een datadistributiesysteem.

• Verder ondersteunt de voorziening de burgerzakentaken, zoals Burgerlijke Stand en reisdocumenten. Deze voorziening past binnen het IV / ICT landschap van Basisinformatie, Dienstverlening en de gemeente Amsterdam.

Competenties

• Open, actief en integer

• Pragmatisch

• Accuraat

• Omgevingsbewust

• Resultaatgericht

• Servicegericht

• Communicatief vaardig

Arbeidsvoorwaarden

• Uurtarief excl. BTW en incl. alle overige bijkomende kosten

• Start opdracht: z.s.m.

• Einddatum: half jaar na startdatum

• Optie tot verlenging: ja, tot een totale contractduur van 2 jaar

• Aantal uren per week: 32 - 36

• Standplaats: Amsterdam

• Knock out criterium: je hebt in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam

• Knock out criterium: je bent bereid om een VOG af te geven

• Knock out criterium: je bent bereid om een Integriteits- en geheimhoudingsverklaring te ondertekenen

• Overige: CV en motivatie aanleveren tot uiterlijk 10 januari 2020 8:00 uur